Не нужно думать. Нужно знать

В фильме «Криминальное чтиво» Квентина Тарантино есть один занимательный герой — мистер Уинстон Вульф. Он абсолютно незаменим, ведь Вульф способен продумать и организовать любое действие за небольшой отрезок времени.

Четкая и спланированная организация — это залог вашего успеха и показатель профессионализма!

Концерты, конференции, выставки или спортивные праздники – ответственная работа и незабываемый опыт. За организацией таких мероприятий стоит немало задач, которые нужно тщательно контролировать. 

Независимо от типа события, есть ряд конкретных вещей, о которых важно помнить и о которых мы расскажем в статье. 

1. Ответьте на вопрос: Зачем? Вы должны знать ответ на этот вопрос не только для директора вашей компании или гостей мероприятия, а в первую очередь для себя. Тогда Вы будете чувствовать себя увереннее.
2. Фиксируйте все детали. Для подготовки мероприятия непременно нужен блокнот (например, в электронном виде). В списке вы должны отразить все, что потребуется для event’a: от освещения и транспорта до салфеток и бумаги в принтере.
3. Все в одиночку… это непрактично. Даже если ваша команда проекта состоит из двух человек, распределите обязанности. Как вы уже понимаете, чем больше в вашей организации людей, тем больше усилий должно быть вложено в событие. Не стесняйтесь делегировать полномочия, нагружать и просить поучаствовать. Когда за все отвечает один человек — это либо голливудский фильм, либо все идет очень тяжело и сложно будет спрогнозировать результат.
4. Снимайте розовые очки изначально. Ваши идеи и их реализация, к сожалению, не смогут понравится всем на 100%. Вы должны четко понимать, какие задачи были поставлены и смогли Вы их достичь или нет.
5. «Вам понравилось?» Эмоции – это слишком нестабильный показатель, на него могут влиять слишком большое количество факторов. Будьте готовы к хорошим, а особенно к плохим отзывам о вашем мероприятии. Более того, сами просите оставить для вас фидбэк, даже если вы и так знаете, что прошло хорошо, а что вам не очень удалось. Любая критика способна помочь, а любая похвала воодушевляет на новые подвиги.
6. В свете софитов! Соберите все свои манеры, природное обаяние и лучезарную улыбку и выходите с этим к публике. Или учитесь прятаться, ведь есть два варианта организаторов мероприятий: «Санта-Клаусы», которые творят добро и счастье, при этом оставаясь невидимыми, и «Депутаты», которые стараются сделать все, так сказать, от первого лица. Выбирайте близкий вам вариант и вперед!
7. «Все хорошо?» Не стесняйтесь спрашивать у гостей, нравится ли им все происходящее на данный момент. Так вы сможете держать руку на пульсе и устранять какие-либо недочеты (например, убавить мощность кондиционера), о которых гости зачастую стесняются говорить на самом мероприятии, зато любят в красках рассказать о них после.
8. Улыбайтесь и не переживайте по мелочам! Нам, конечно, это легко говорить, но хотя бы постарайтесь. Попробуйте сами проникнуться вашим событием, несмотря на то, что вы знаете о нем абсолютно все. Тем более, нервозность имеет свойство передаваться, лучше этого не допускать.
9. ПЛАН Б! Будьте заранее готовы, что все необратимо поменяется. Придет больше или меньше людей, изменится время начала, подведет техническая сторона вопроса — да мало ли что еще. Это абсолютно нормально и происходит почти всегда, поэтому не стоит бояться — нужно адаптироваться. Постарайтесь в составленный ранее список внести все, что может пойти не так, и подготовить запасной вариант. Сломается аудио-система, заболеет конферанс, пойдет дождь — у вас уже есть две запасные колонки, знакомый ведущий, набор зонтиков и сумка организатора, в которой лежит все необходимое и даже больше...
10. Вы восхитительны, как и ваше событие! Всегда помните о том, что оно Ваше. Вы задаете ему ритм и динамику

Универсальных рецептов успеха мероприятий, увы, нет.

Главное - зарядитесь хорошим настроением и большим желанием организовать эффективное и запоминающее событие! И тогда у Вас всё обязательно получится!