Что может "убить" мероприятие или как оценить риски

Как иногда хочется обладать способностями телепортации и уже на стадии подготовки мероприятия заглянуть в будущее, подсмотреть, как оно пройдет, где есть тонкие моменты и на что особенно стоит обратить внимание.

Многие проводят «вскрытие» провалившегося проекта после его завершения, надеясь понять, что же его убило.

Но может есть вариант не разбирать «завалы», а заранее предугадать какие могут быть сценарии мероприятия?

Лучший способ предсказать будущее – смоделировать его. Но возникает вопрос: как это сделать?

Несколько лет мы собирали «опыт ошибок» разных event-специалистов, HR- директоров, независимых организаторов мероприятий и нашли несколько интересных методик предварительного анализа рисков, которые помогли бы их избежать. Представляем Вашему вниманию методы Bow-tie и «предсмертный анализ» Гэри Клейна.

В их основе красноречивый тезис: «... лучше предупредить, чем потом лечить».

Bow-tie («галстук-бабочка») – оценка рисков через анализ неисправностей и последствий с помощью дерева событий. Чаще всего этот метод используют производственные компании для развития культуры безопасности и формирования осознанного отношения к процессам. Но равным образом этот метод может быть перенесён на сферу мероприятий, кейтеринга, декора и тд.

Основное внимание сфокусировано на барьерах между причинами, опасными событиями и их последствиями.

Например, мы можем представить, что одной из причин негативного отношения к событию может быть отравление гостей. Мы начинаем рассматривать эту ситуацию со стороны возможных причин: некачественные или просроченные продукты, нестерильные условия приготовления еды (несоответствие СанПиН), некачественно продезинфицированная посуда после предыдущего мероприятия и тд.

Далее думаем о том, как это избежать....

Мы можем запрашивать у кейтеринга фотографии этикеток со сроками годности продуктов, условия хранения, санитарные книжки работников кухни и официантов. Конечно, это не даст 100% гарантии, но вы продемонстрируете свою компетентность и сможете избежать возможных рисков.

Вторая идея моделирования будущего лежит в основе «предсмертного» анализа, так его называет психолог Гэри Клейн. Суть такого анализа довольно проста: собираем разнородную фокус-группу и просим представить, что был запущен проект, который с треском провалился. Каждый должен назвать конкретные причины провала на его взгляд. Гэри Клейн установил, что такой подход позволяет обнаружить недостатки проекта и выявить сомнения, о которых в обычной ситуации никто не говорит, но может предположить. Чтобы сделать «предсмертный» анализ более эффективным, добавьте еще один компонент — анонимность.

Event больше, чем любая другая сфера, постоянно имеет дело с будущим. Это постоянный расчет, инстинктивное упражнение в предвидении. Командная работа важна не только на стадии реализации мероприятия, но и на стадии его подготовки. Чем больше вы будете уделять внимание моделированию возможных ситуаций, анализу рисков и их последствиям, тем больше возможность предвосхитить множество ситуаций, создавая поистине великолепные и эффективные события.