Используйте правило двух минут, чтобы перестать откладывать дела на потом

На 267 страницах знаменитой книги Дэвида Аллена о тайм-менеджменте «Getting Things Done» содержится мощная и часто упускаемая из виду тактика повышения продуктивности. Между советами по кропотливой настройке правильных ведер для ваших задач и внедрению комплексного еженедельного обзора, в ходе которого вы «проясняете, обновляете и творчески подходите к делу», он делится техникой, которую вы можете использовать немедленно — правилом двух минут:

сли действие займет менее двух минут, его следует выполнить в тот момент, когда оно определено.

Это простое, но действенное правило является защитой от промедления и позволяет мелочам в работе и жизни накапливаться. Следуя этому правилу, мы можем начать действовать, быстро завершая задачи, а не оставляя их навсегда невыполненными.

Как бы просто ни звучало правило двух минут, стоит понять, как Аллен обосновал эту концепцию и почему она является таким эффективным инструментом в вашем арсенале продуктивности:

Если следующее действие можно выполнить за две минуты или меньше, сделайте это, когда вы только взяли предмет в руки... Правило двух минут обосновывается тем, что это более или менее та точка, когда хранение и отслеживание предмета начинает занимать больше времени, чем работа с ним, когда он впервые попал к вам в руки — другими словами, это предел эффективности.

Часто именно мелкие задачи накапливаются в наших списках дел, вселяют в нас ужас и в конечном итоге кажутся непреодолимыми. Вообще говоря, ответить на электронное письмо, полить растение, навести порядок на столе, подшить квитанцию или протереть зеркало — все эти задачи можно выполнить за 120 секунд или меньше. Но если взять их вместе и оставить на потом, они превратятся в список дел, которые мы постоянно откладываем. В результате мы тратим больше времени и энергии на размышления о том, как мы их еще не сделали, и на чувство вины за это, чем на то, чтобы просто сделать эти дела в первую очередь.

В этой статье мы подробно рассмотрим преимущества быстрого выполнения задач по мере их возникновения, точные способы применения правила двух минут и то, как избежать ловушки переключения контекста после принятия этого новообретенного правила продуктивности.

Два способа применения правила двух минут

Правило двух минут является одновременно простым и динамичным. Выполняете ли вы быстро разовую задачу или отрываете небольшой кусок от более крупного проекта, использование этого правила поможет вам преодолеть паралич откладывания и добиться большего.

Выполнение быстрых задач

По мере того, как мы переходим от задачи к задаче, не всегда стресс вызывают отнимающие много времени дела и огромные проекты.

Напротив, запись к врачу или электронное письмо, которое нужно отправить, задерживаются в нашем списке задач на несколько дней или недель. То, что могло бы быть быстрым заданием, которое мы выполняем сразу же, становится точкой отсрочки. Маленькое дело может начать жить своей собственной жизнью в нашем сознании, преследуя нас, пока мы пьем утренний кофе, и изводя нас, когда мы заканчиваем вечер.

С другой стороны, вы, вероятно, тоже испытывали это чувство: после нескольких дней или недель откладывания таких дел, как «вытереть пыль с перил» или «ответить на электронное письмо», вы набираетесь сил, чтобы начать, и обнаруживаете, что закончили так же быстро, как и начали. Зачем было откладывать выполнение задачи, которая не требует много времени?

К сожалению, чем дольше вы что-то откладываете, тем труднее это сделать. Чтобы избежать этого явления, решайте задачи сразу после их появления или вскоре после этого, чтобы избежать их накопления.

Вы можете применить правило двух минут к любому количеству случайных и несвязанных задач, которые возникают в течение дня — от выноса мусора до сортировки почты.

Начало большой задачи

По другую сторону от мелких задач находятся крупные. Это амбициозные и часто неоднозначные проекты, которых мы избегаем, потому что не знаем, с чего начать. Это реферат по истории на 3000 слов, который начинается с пустого документа Гугл, или поиск работы, который мы должны начать.

Но вы не можете взобраться на гору одним махом, вы должны подниматься на нее по одной ступеньке за раз. К счастью, некоторые из этих шагов не так уж сложны, если рассматривать каждый из них по отдельности.

Вот тут-то и приходит на помощь правило двух минут. Вы можете разбить любую большую задачу или крупный проект на быстрые кусочки, которые позволят вам начать, поддержать темп и завершить непосильную задачу за две минуты.

Разбивая большие проекты на части, мы можем избежать первоначального паралича, который мы испытываем перед началом работы, и просто приступить к выполнению небольшой части. В следующий раз, когда вы почувствуете тягу к откладыванию, определите, что вы можете сделать всего за две минуты, чтобы начать работу.

Преимущества правила двух минут

От техники Помодоро до матрицы Эйзенхауэра существует огромное количество способов добиться результата. Нет недостатка в методах и механизмах, позволяющих делать больше за меньшее время. Но правило двух минут — это антиметод, обладающий многими преимуществами (и продуктивной отдачей) полноценной системы.

Нет системы - нет проблемы

В правиле двух минут нет сложного рабочего процесса, сетки 4×4 или ящика для ввода задач. Вместо этого все просто и понятно: сделайте задачу быстро. Для тех, кто устал от процессов и процедур, это правило легко соблюдать и применять немедленно.

Оно предотвращает промедление до его начала

Избежать ловушки промедления можно, прежде всего, избегая его. Вместо того чтобы добавлять задачу в список и искать время в ближайшем или отдаленном будущем для ее выполнения, действуйте в настоящем.

Это создает импульс благодаря маленьким победам

Часто в нашей голове задерживается не одна двухминутная задача, а полдюжины или больше: распечатать налоговую декларацию, оплатить счет за интернет, отправить благодарственное сообщение, протереть счетчики, выбрать название для эссе, вычитать электронное письмо. Когда вы используете правило двух минут для выполнения только одной задачи, это часто вызывает чувство выполненного долга, которое подталкивает вас к следующей задаче. Это может означать быстрое реагирование на входящие сообщения электронной почты или переключение с одной задачи на другую при наведении порядка в домашнем офисе. Действия порождают новые действия, и правило двух минут может стать тем катализатором, который необходим нам для того, чтобы выполнить цепочку мелких задач, которые в итоге превращаются в нечто большее.

Это формирует стремление к действию

Соблюдение правила двух минут вырабатывает привычку с головой погружаться в выполнение задач, а не позволять им томиться в списке. Быстрое и эффективное выполнение задач может стать частью вашей личности и предметом гордости. Естественно, время от времени вы все равно будете откладывать выполнение дел. Однако эти периоды промедления будут становиться все реже и реже по мере того, как будет нарастать удовлетворение от действий.

Гибкость

Хотя прелесть правила двух минут заключается в его конкретности, оно обладает гибкостью, если вам это необходимо. Аллен считает, что люди могут увеличивать или уменьшать отведенное время по своему усмотрению:

На самом деле две минуты — это всего лишь ориентир. Если у вас есть большой свободный промежуток времени, в течение которого вы можете обработать свой лоток, вы можете увеличить время на каждый элемент до пяти или десяти минут. Если же вам нужно быстро разобраться со всеми поступающими данными, чтобы понять, как лучше использовать вторую половину дня, то вы можете сократить время до одной минуты или даже до тридцати секунд, чтобы справиться со всем немного быстрее.

Правило двух минут в действии

Давайте конкретизируем. Мы привели несколько примеров в статье, но что именно вы можете сделать за две минуты или меньше? Ниже несколько повседневных задач, к которым вы можете применить это правило.

Быстро общаться

Никогда не затягивайте общение, если ответ требует пары минут:

• ответ на электронное письмо или текстовое сообщение,
• одобрение/согласование,
• запрос обратной связи по работе.

Советы по оптимизации общения:

• используйте аудио-текстовую диктовку, чтобы быстрее отвечать на тексты и сообщения,

оставляйте сообщения на голосовой почте вместо того, чтобы добавлять обратный звонок в список дел.

Избавьтесь от домашних дел

• вымойте посуду, которую вы только что использовали,
• наведите порядок на столе в домашнем офисе,
• полейте растения,
• продезинфицируйте мышь и клавиатуру,
• подметите пол на кухне.

Избавьтесь от цифрового беспорядка

• удалите или скройте приложения, загромождающие главный экран вашего телефона;
• организуйте рабочий стол компьютера,
• очистите корзину на компьютере,
• очистите папку с нежелательной электронной почтой,
• отпишитесь от надоедливых писем.

Здоровье и уход за собой

• упакуйте остатки еды для завтрашнего обеда,
• сделайте перерыв на растяжку,
• подстригите ногти,
• займитесь медитацией.

Станьте собственным помощником администратора

• оформите квитанцию для налоговых и бухгалтерских целей,
• записывайтесь на прием по телефону или через Интернет,
• сортируйте и подшивайте входящую почту,
• подпишитесь на уведомления о поездках.

Оставайтесь на связи и показывайте, что вам не все равно

• отправьте им быстрое электронное письмо или сообщение,
• сделайте что-нибудь приятное для кого-то,
• скажите что-то доброе человеку в вашей жизни,
• отправьте кому-то записку, когда вам нравится его работа,
• отправляйте последующие сообщения и благодарности после виртуального общения.

Маленькие части больших задач

• напишите первое предложение эссе,
• заведите доску Пинтерест для планирования мероприятия,
• разложите тренировочную одежду для утренней тренировки.

Избегайте переключения контекста с помощью правила двух минут

У каждого метода повышения продуктивности есть свои плюсы и минусы. Правило двух минут не является исключением, и у него есть особый риск, снижающий продуктивность: переключение контекста. Если мы не будем осторожны, то можем обнаружить, что выполняем двухминутные задачи, в то время как нам следовало бы уделить внимание более длительному периоду. Дэвид Аллен тоже признал эту потенциальную ловушку:

При этом не стоит становиться рабом того, чтобы проводить свой день, выполняя двухминутные действия. Это правило следует применять в первую очередь тогда, когда вы работаете с новыми данными. Например, обрабатываете входящую информацию, общаетесь с кем-то в офисе или дома, или просто решаете проблему на случайном перекрестке в коридоре.

Короче говоря, есть время и место для применения правила двух минут. Быстрое заглядывание в почтовый ящик, чтобы ответить на письмо, отвлекает нас, когда мы должны готовиться к предстоящей презентации. Однако правило двух минут можно применять с осторожностью, чтобы избежать ловушки переключения контекста.

Выделите время для сосредоточенной работы

Не все можно разбить на аккуратные двухминутные отрезки. Трудная и сложная работа часто требует более длительных отрезков времени и интенсивного сосредоточения. Эти периоды времени должны быть выделены в календаре как время, которое не подлежит обсуждению. В это время отложите правило двух минут. Вместо того чтобы прерывать концентрацию, чтобы быстро завершить работу, оставайтесь в режиме концентрации и возвращайтесь к двухминутным задачам позже.

Убедитесь в том, что время сосредоточенности ограничено определенной остановкой, наличие времени окончания психологически приятно, позволяет нам не отвлекаться и может быть мотивирующим. В одном из эпизодов подкаста The Tim Ferriss Show известный комик и писатель Джерри Сайнфелд сказал следующее:

У вас должно быть время окончания писательской сессии. Если вы собираетесь сесть за стол с проблемой и больше ничего не делать, вы должны получить за это награду. И награда заключается в том, что будильник срабатывает, и вы заканчиваете.

Выделите время для двухминутных задач

Мы можем выделить время, когда мы можем использовать правило двух минут. Одно из лучших времен для использования правила двух минут — это периоды структурированного откладывания дел. В это время вы откладываете одно дело, но концентрируетесь на менее важных задачах.

Это подходящее время для того, чтобы заглянуть в почтовый ящик, просмотреть сообщения, ответить на телефонные звонки или пополнить запасы лекарств по интернету. Когда мы избегаем более важной задачи, эти двухминутные дела могут послужить приятной отсрочкой.

В то время как полноценные системы вроде Getting Things Done могут помочь нам сделать больше в долгосрочной перспективе, правило двух минут побуждает нас к немедленным действиям и помогает довести список дел до конца. Будь то заправка постели утром или уборка кухни вечером, концентрация на быстрых делах поможет вам со временем превратить правило двух минут в привычку.

Многие из нас, столкнувшись с быстрой задачей, решают отложить ее на потом или избегают её на неопределенное время. К сожалению, это становится привычкой, которую мы повторяем снова и снова, предпочитая откладывать выполнение задач вместо того, чтобы их решать. Но соблюдение правила двух минут может проложить новый нейронный путь. Мы можем взять тот же триггер (двухминутное задание), распознать нашу привычную реакцию (игнорирование) и выбрать вместо нее другую: действие. При достаточном количестве времени и настойчивости вы сможете выработать привычку делать, а не избегать.

Автор: Фадеке Адегбуйи

Статья: https://blog.doist.com/two-minute-rule/