Почему сосредоточенность — ваше самое большое конкурентное преимущество на работе (плюс 19 способов сделать это)

Результаты научных исследований неутешительны: переключение контекста — постоянное переключение внимания с одного приложения, экрана или задачи на другую — для вашей продуктивности то же самое, что курение для вашего здоровья.

Вот лишь несколько неутешительных статистических данных:

• попытка сосредоточиться на нескольких вещах одновременно снижает вашу производительность на 40%. Это когнитивный эквивалент работы всю ночь.
• Средний сотрудник, работающий за письменным столом, теряет 2,1 часа в день на отвлечения и прерывания. В сумме это составляет более полного рабочего дня в неделю.
• В среднем, сотрудники, выполняющие большую часть своей работы на компьютере, отвлекаются каждые 10,5 минут.
• Отвлечение на входящие звонки или электронную почту может снизить IQ сотрудников на целых 10 пунктов.

К счастью, не все эти новости плохи. 44% отвлекающих факторов на работе возникают сами по себе, а еще 23% - из-за электронной почты.

Это означает, что в ваших руках полный контроль над тем, чтобы устранить (или, по крайней мере, значительно сократить) 67% отвлекающих факторов, снижающих производительность, которые срывают весь ваш рабочий день.

Навык номер один, который выделит вас из 99% отвлекающихся работников сферы знаний — это способность безжалостно выполнять одну задачу. Вот почему:

• 1.Когда вы работаете над одним делом одновременно, вы, как правило, работаете над нужными вещами. Эффективная однозадачность требует планирования. Начинать день без плана — значит отвлекаться и работать неэффективно. Когда вы садитесь утром, а лучше накануне вечером, чтобы составить список дел, это заставляет вас расставить приоритеты и подумать о том, какие задачи окажут наибольшее влияние на вашу работу. Вместо того чтобы теряться в бесконечных зарослях, казалось бы, срочных, но в конечном итоге неважных дел. Короче говоря, вы станете тем, кто сдвигает с мертвой точки важные проекты.
• 2. Когда вы занимаетесь одной задачей, вы достигаете большего за меньшее время и с меньшим стрессом. Мы уже рассмотрели отрезвляющую статистику многозадачности. Было доказано, что намеренное сосредоточение на одной задаче за один раз является наиболее эффективным способом продвижения по списку дел. Это также снижает уровень стресса, разочарования и ощущения воспринимаемых усилий. В итоге, работа над списком дел по одной задаче за раз — это эффективный способ стать более счастливым и продуктивным сотрудником.

Как выработать стойкую привычку к однозадачности

Я не буду вам врать, однозадачность — это сложно. Я, конечно, не овладел этим искусством, и, похоже, нет никаких волшебных коротких путей.

А пока вот то, что, как я уверен на 99%, является наиболее полным списком стратегий однозадачности, доступным в Интернете. Эти стратегии не являются взаимоисключающими и на самом деле наиболее эффективны, когда используются вместе, чтобы укрепить ваши усилия по решению одной задачи. Они объединены в 4 основных компонента эффективной однозадачности:

• Устранение отвлекающих факторов.
• Составление плана однозадачности, которого вы действительно будете придерживаться.
• Борьба с неизбежными отвлекающими факторами.
• Возвращение на правильный путь, когда вы сошли с дистанции.

Устранение отвлекающих факторов

В среднем сотрудникам требуется 23 минуты и 15 секунд, чтобы вернуться к первоначальной задаче после того, как их прервали. Первый шаг к однозадачности — убрать как можно больше отвлекающих факторов в вашем рабочем дне.

1. Боритесь с приложениями с помощью новых приложений. Полагаться на то, что вам удастся просто избежать отвлекающих сайтов, которые вы имеете привычку посещать — это залог провала. Говорю по собственному опыту.

К счастью, существует ряд сервисов, которые блокируют их за вас. Freedom и Anti-Social - отличные варианты для блокировки отвлекающих сайтов на заданные периоды времени.

2. Отключите уведомления. Это старый совет, но это потому, что он настолько эффективен. Серьезно, сделайте это. Попробуйте отключить все уведомления на рабочем столе на неделю и посмотрите, как изменится ваша продуктивность. Я знаю, что быстрый взгляд в правый верхний угол экрана кажется достаточно безобидным, но время и умственная сосредоточенность, потерянные при переключении внимания даже на секунду, накапливаются в течение дня.

Если мысль о том, чтобы перевести телефон в беззвучный режим, вызывает у вас учащенное сердцебиение, по крайней мере, включите приоритетные уведомления. Большинство телефонов позволяют назначить определенные приложения приоритетными. Некоторые телефоны даже позволяют автоматически переключаться в приоритетный режим в определенное время дня. Таким образом, вы сможете избавиться от ненужных отвлекающих факторов и не пропустить ничего важного.

3. Используйте два компьютера. Основатель Туд, Амир, клянется использовать два компьютера, чтобы оставаться сосредоточенным. Он использует свой Айпэд для всего, что может отвлечь в течение дня, а именно для общения с командой и внешними партнерами. Затем он закрывает Айпэд и занимается сосредоточенной работой на своем обычном компьютере:

Я заметил, что часто делаю одну вещь (особенно когда сталкиваюсь с трудными проблемами) — оттягиваю время, открывая электронную почту, открывая Hacker News или что-то подобное. Один из способов, который я нашел, чтобы решить эту проблему — иметь два компьютера. На одном компьютере я занимаюсь работой и продуктивными делами.

Непродуктивные вещи блокируются на этом компьютере. На другом компьютере (Айпэд) я занимаюсь непродуктивной работой, например, проверяю Hacker News, Фейсбук и т. д.

4. Держите открытой только одну вкладку. Это простая, но эффективная стратегия работы, которую использует соучредитель Буфер Лео Видуч, чтобы оставаться сосредоточенным и эффективным в течение дня. Работа с одной вкладкой повышает барьер для переключения задач, поскольку вам придется закрыть то, над чем вы сейчас работаете, чтобы начать работать над чем-то другим. Это конкретный способ убедиться, что вы работаете только над тем, над чем намеренно решили работать.

5. Используйте отдельные места на рабочем столе. Теперь, когда я сказал вам, что нужно использовать отдельные вкладки, я должен быть честен. Хотя мне нравится эта идея, я никогда не мог привить себе эту привычку. Я решил использовать, возможно, менее эффективную, но гораздо более реалистичную для себя стратегию использования нескольких рабочих столов на ноутбуке, чтобы разделить задачи.

Я ограничиваюсь только четырьмя рабочими столами: один для коммуникационных окон (Gmail, Slack, Todoist, календарь Sunrise), а остальные три — для окон, связанных с различными проектами, над которыми я планирую работать в этот день. Я добавляю разный фон на каждый рабочий стол, чтобы точно знать, на какой задаче я сосредоточен в каждый момент времени. Я обнаружил, что это уменьшает вероятность того, что я переключусь на другую задачу в середине работы над чем-то другим.

6. По возможности работайте в автономном режиме. Я знаю, что для большинства работа за компьютером является синонимом работы в Интернете. Тем не менее, когда у вас есть задача, не требующая подключения к Интернету, ничего хорошего из этого не выйдет. Я сократил время написания статьи в блоге вдвое, просто отключив Wi-Fi на время работы над черновиком.

7. Планируйте время работы с электронной почтой. При разумном использовании электронная почта, вероятно, является величайшим инструментом продуктивности со времен огня. При небрежном использовании она представляет собой ящик Пандоры с отвлекающими факторами, которые только и ждут, чтобы сорвать ваш день. Но её можно приручить.

Запланируйте в своем дне определенные блоки времени для работы с электронной почтой. Я считаю, что лучше всего проверять ее дважды в день — в 11 утра и в 16:30. Обычно мне требуется 15–30 минут, чтобы каждый раз свести к нулю количество входящих сообщений. Во время запланированной проверки электронной почты следуйте правилу двух минут Дэвида Аллена: обрабатывайте все письма, на которые уйдет не более двух минут. Все остальное добавьте в список дел, чтобы сосредоточиться на них позже.

Составление плана однозадачности, которого вы действительно будете придерживаться

Для того, чтобы эффективно работать в режиме одиночной задачи, вам необходимо знать, над чем именно вы хотите работать. В течение дня вы никогда не должны задавать себе вопрос: «Над чем мне работать дальше?».

8. Ведите список дел, в котором должны быть сфокусированные, выполнимые пункты. Выделите время утром или в конце рабочего дня, чтобы рассмотреть текущие проекты и определить следующую конкретную задачу, которую необходимо выполнить, чтобы продвинуться вперед. Добавьте эту задачу в свой список дел. Хотя ежедневный обзор требует предварительных временных затрат, он принесет огромные дивиденды в течение дня, когда вы в одиночку справитесь со своим списком.

9. Визуализируйте свои дела по одному. Когда вы работаете над одной задачей, помогает видеть только одну задачу за раз. Один из простых способов сделать это — перенести список дел из менеджера задач на листочки, когда вы планируете свой день. Используйте по одному стикеру для каждой задачи и располагайте их в том порядке, в котором вы будете их выполнять. Когда вы выполните задачу, просто удалите ее и начните работать над следующей.

Я люблю перемещать свои пометки «сделано» в угол стола, чтобы визуализировать, сколько я сделал за день. Видение прогресса помогает мне чувствовать себя мотивированным во время послеобеденного упадка продуктивности.

10. Составьте расписание дел на день. Еще один способ сосредоточиться на выполнении одной задачи за один раз — составить расписание дел в календаре. Каждой задаче отводится определенное время, когда вы будете работать только над этим пунктом списка. Таким образом, вы будете точно знать, чему уделить все свое внимание в любой момент дня.

11. Создавайте нереально короткие сроки. Давая себе меньше времени на выполнение задач, вы заставляете себя не отвлекаться. Как сказал эксперт по лидерству Питер Бергман в статье HBR, посвященной его собственным экспериментам с однозадачностью:

Ничто так не заставляет двигаться вперед, как дедлайн. А когда дела идут быстро, мы не можем не сосредоточиться на них. Сколько людей бегут наперегонки, переписываясь? Если у вас действительно есть только 30 минут, чтобы закончить презентацию, на которую, как вы думали, уйдет час, действительно ли вы собираетесь отвечать на прерывающий вас звонок?

12. Следите за таймером на своих задачах. Тайм-листы имеют дурную славу зануды, но на самом деле они могут быть мощным инструментом для выполнения одной задачи независимо от того, оплачиваете ли вы свое время почасово или нет. Отслеживание того, как вы проводите свое время на работе, заставляет вас уделять внимание одной задаче за раз.

Для отслеживания времени работы над задачей существует множество отличных программ, выберите понравившуюся.

13. Распределите дни по темам. У большинства из нас есть несколько проектов и сфер ответственности, которыми мы должны управлять одновременно. Трудно оставаться сосредоточенным, когда в течение дня вы переключаетесь между несколькими различными видами задач для любого количества проектов. Один из способов справиться с несколькими одновременными проектами — это распределить дни по темам. Консультант по продуктивности Майк Варди использует эту технику для определения приоритетности своих ежедневных задач:

Одна из лучших вещей, которую я когда-либо делал, чтобы быть уверенным в том, что я остаюсь на вершине всего, что происходит — это присвоение каждому из дней недели общей темы. Таким образом, я давал своему разуму подсказки о том, чему отдать предпочтение в каждый день, еще до того, как мне приходилось заглядывать в список дел. Таким образом, вместо того чтобы задавать вопрос «Что я должен сделать сегодня?», мой разум теперь задает вопрос, который по умолчанию имеет меньше возможностей — «Сегодня понедельник, значит, день блога. Какие задачи мне нужно/хочется выполнить, которые относятся к этой теме?».

Работа с прерываниями

Как бы дисциплинированно вы ни старались отвлечься и спланировать свой день, непредвиденные обстоятельства обязательно возникнут. Привожу несколько стратегий, как сделать так, чтобы эти прерывания не испортили вам весь день.

14. Прокрастинируйте специально. Исследования показывают, что 73% прерываний сотрудники решают сразу же, независимо от того, является ли задача важной по времени или нет. Хотя некоторые прерывания неизбежны, вы можете ограничить их влияние на вашу продуктивность, просто добавив их в список дел, чтобы вернуться к ним позже.

15. Ведите список «прочитать позже». Один из видов самопрерывания, с которым я борюсь больше всего — это чтение интересных или полезных статей, на которые я неизбежно натыкаюсь, пока ищу что-то другое в Интернете.

К счастью, у этого вида отвлечения есть простое противоядие. Всякий раз, когда вам попадается заманчивая статья, сохраните её на потом. Существуют расширения для браузеров, которые позволят вам сделать это в считанные секунды.

16. Храните хранилище «ярких идей». Вы когда-нибудь ломали голову в поисках решения сложной проблемы, но ответ приходил вам в голову, когда вы даже не думали об этом? Наш мозг склонен устанавливать связи в самые неподходящие моменты, когда мы сосредоточены на чем-то другом. Однако если мы будем тратить время на то, чтобы отследить каждую идею, как только она приходит нам в голову, мы никогда ничего не сделаем.

Вместо того, чтобы сразу же приступать к реализации своих идей, ведите список мыслей, к которым вы хотите вернуться позже. Существует множество приложений для ведения заметок и списков, которые позволяют быстро записывать дела.

17. Выделите время для изучения. Ваши списки «прочитать позже» и «яркие идеи» будут эффективны только в том случае, если вы действительно найдете время, чтобы вернуться и просмотреть их. Время на размышления, свободное от планов, необходимо для творчества и профессионального развития. Если мы все время с головой уходим в работу, мы можем упустить возможности и потерять представление об общей картине.

Алекс Тернбилл, основатель программного обеспечения для обслуживания клиентов Groove, объясняет, почему он выделяет в своем календаре время для обучения:

Я бы посоветовал выделить в календаре определенное время для чтения. Если вы увидите интересный пост вне этого времени, добавьте его в закладки и вернитесь к нему в отведенное время. Это превращает чтение из потенциально бесконечного отстойника времени в тщательно выполняемую «задачу», такую же, как встречи, написание статей или все остальное, что вы делаете для своего бизнеса.

Возвращение в нужное русло

Неизбежно будут дни, когда соблазн многозадачности возьмет верх над вами. Не паникуйте! Вот два способа вернуть концентрацию.

18. Регулярно делайте перерывы в течение дня. Наш мозг просто не был создан для того, чтобы концентрироваться на чем-то одном в течение длительного времени. Исследования показали, что чем дольше мы работаем без перерывов, тем более склонными к рассеянности мы становимся. В одной из статей HBR объясняется польза регулярных перерывов, чтобы перефокусироваться на текущей задаче:

Когда вы работаете над задачей непрерывно, легко потерять фокус и запутаться в делах. Напротив, после небольшого перерыва, начав с того места, где остановились, вы можете потратить несколько секунд на то, чтобы глобально подумать о том, чего вы в конечном итоге пытаетесь достичь. Такая практика побуждает нас не забывать о своих целях и, как сообщают авторы исследования, достоверно способствует повышению эффективности работы.

19. Прощайте себя, когда ваш день идет не по плану. Те из вас, кто следит за блогом, вероятно, подумают, что я уже заезженная пластинка, но я повторюсь, потому что считаю это очень важным.

Когда ваш день не задался, и вы поддались соблазну многозадачности и уходите с работы, не выполнив большинство своих дел, дайте себе разрешение просто оставить все как есть. Размышления о прошлом — одно из наименее продуктивных занятий. Исследования показывают, что практика сострадания к себе, когда вы не достигли того, чего хотели бы, фактически соответствует более продуктивному поведению при выполнении аналогичных задач в будущем.

Даже у самых продуктивных из нас бывают менее продуктивные дни (или мне так хочется думать). Простите себя и удвойте свою решимость завтра применить на практике стратегии однозадачности, о которых вы узнали из этой заметки.

Краткое изложение вашего плана действий при выполнении одной задачи:

• Отключите отвлекающие факторы. Используйте сервисы для блокировки отвлекающих сайтов, отключите все уведомления и запланируйте время работы с электронной почтой.
• Составляйте план выполнения одной задачи каждый день. Вы никогда не должны задавать себе вопрос «над чем мне работать дальше?» в середине рабочего дня. Записывайте свои дела на липких листочках или планируйте их в календаре.
• Ограничьте количество самопрерываний. Сохраняйте интересные статьи и записывайте все идеи, которые приходят вам в голову во время работы над чем-то другим. Выделите неструктурированное время в течение дня или недели, чтобы просмотреть эти списки.
• Вернитесь в нужное русло. Планируйте регулярные перерывы в работе, чтобы перефокусироваться. Прощайте себя, когда ваш день срывается из-за отвлекающих факторов; вместо этого сосредоточьтесь на том, что вы будете делать по-другому завтра.

Автор: Бекки Кейн.

Статья: https://blog.doist.com/focus-work/