Как максимально эффективно использовать свой рабочий день

Три принципа эффективности

Используйте эти принципы, чтобы помочь себе в течение рабочего дня.

Все работники и рабочие дни уникальны. Поскольку все меньше компаний и сотрудников придерживаются традиционного режима работы с 9 до 18, различия в наших рабочих днях становятся все более заметными. Но если отбросить эти различия, то все наши советы по повышению продуктивности сводятся к трем основным идеям:

1. Доверяйте маленьким шагам. Нельзя ожидать, что вы измените многолетние рабочие привычки в одночасье. Небольшие изменения в том, как вы работаете, могут постепенно привести к большим изменениям в продуктивности. Попробуйте для начала воспользоваться одним советом, а затем добавляйте новые по мере того, как вы будете находить стратегии, которые лучше всего работают для вас.

2. Будьте подотчетны. Будь то еженедельные встречи с коллегой или установление собственных сроков и объявление их другим, необходимость отчитываться перед кем-то еще может заставить вас выполнить работу.

3. Прощайте себя. Вы — человек. Примите, что иногда вы можете оступиться, отвлечься и провести неудачный день. Важнее двигаться дальше, чем зацикливаться на своих ошибках.

Для многозадачных

Если вы пытаетесь делать три дела одновременно, то зачастую вам мало что удается.

Биологическая невозможность

У каждого из нас ограниченный объем когнитивной пропускной способности — количество мыслей и воспоминаний, которые мы можем держать в голове в любой момент времени. Ваш мозг может обманывать себя, думая, что у него больше возможностей, чем на самом деле, но на самом деле он напряженно работает, чтобы обрабатывать несколько мыслей одновременно, когда вы переключаетесь с одной задачи на другую. Ваша способность доводить дела до конца зависит от того, насколько хорошо вы можете сосредоточиться на одной задаче за один раз, будь то пять минут или час.

«Многозадачность невозможна для человека», — говорит Эрл Миллер, профессор неврологии из Института обучения и памяти Пиковера при Массачусетском технологическом институте.

Больше ошибок и меньше творчества

Когда вы работаете в режиме многозадачности, вы склонны совершать больше ошибок. По словам доктора Миллера, когда вы переключаетесь с одной задачи на другую, нейронные сети вашего мозга вынуждены возвращаться назад, чтобы понять, на чем они остановились, а затем перенастраиваться. Эта дополнительная активность заставляет вас замедлиться, и ошибки становятся более вероятными.

«Люди работают гораздо эффективнее, если они работают в режиме однозадачности», — сказал он.

По его словам, попытки работать в режиме многозадачности также препятствуют творчеству. По-настоящему инновационное мышление возникает, когда мы позволяем нашему мозгу следовать логическому пути связанных между собой мыслей и идей, а это более вероятно, когда мы можем сосредоточиться на одном ментальном пути в течение длительного периода времени.

Мозг подобен мышце. Он становится сильнее при использовании, говорит доктор Миллер. Как и при физических упражнениях, чем больше мы укрепляем наши ментальные связи, концентрируясь на одной задаче, исключая все остальные, тем лучше мы можем работать.

Как стать однозадачным

В меру своих возможностей создайте рабочую среду, которая поощряет выполнение одной задачи за раз. Возможно, сложно представить, что мы можем выделить несколько часов на выполнение одной задачи, но даже пятиминутная монозадачность может дать положительные результаты.

Вот несколько небольших изменений, которые вы можете сделать:

Устраните искушение: активно сопротивляйтесь желанию проверить несвязанные социальные сети, пока вы работаете над задачей. Некоторые работники могут пойти настолько далеко, что установят программы против отвлечения, такие как SelfControl, Freedom, StayFocusd и Anti-Social, которые блокируют доступ к наиболее вызывающим зависимость частям Интернета на определенные периоды времени.

Работайте только на одном экране: уберите мобильный телефон и выключите второй монитор.

Двигайтесь: если вы замечаете, что теряете концентрацию — читаете одно и то же предложение снова и снова или постоянно отклоняетесь от темы — встаньте и пройдитесь, говорит доктор Миллер. Короткая прогулка по офису может поднять настроение, уменьшить чувство голода и помочь вам перефокусироваться.

Работайте с интервалами: установите таймер на пять или десять минут и возьмите на себя обязательство сосредоточиться на задании в течение этого времени. Затем позвольте себе на минуту отвлечься, но только при условии, что вы вернетесь к заданию еще через пять или десять минут.

Когда отвлекающие факторы берут верх

Склонность отвлекаться является первобытной, поэтому простите себя за это. Она возникла в самом начале нашего существования как людей, когда нам нужно было мгновенно реагировать на львов, тигров и других хищников, угрожавших нам, говорит доктор Миллер. Каждый сенсорный сигнал вызывал глубокий интерес, и наша реакция на него иногда была вопросом жизни или смерти. Наш мозг не отпустил этот древний механизм выживания, мы все еще жаждем информационного касания плеча, сказал он.

К счастью, чем больше мы работаем над тем, чтобы сосредоточиться на одной задаче за раз и игнорировать отвлекающие факторы, тем больше мы тренируем префронтальную кору — более развитую часть нашего мозга. Тогда сосредоточиться становится легче.

Для прокрастинаторов

Ответственность перед самим собой или перед другим человеком может иметь решающее значение для вашей продуктивности.

Будьте подотчетны

Для борьбы с проволочками найдите партнера по подотчетности. Это может быть коллега или руководитель, роль которого заключается в том, чтобы регулярно получать отчеты о ходе выполнения вашего проекта. Выбранный вами человек должен серьезно относиться к своей роли, выражая разочарование, если вы не достигли цели, и благодарность, если достигли. Некоторые заядлые прокрастинаторы даже договариваются о поощрениях или наказаниях за соблюдение сроков, в зависимости от того, что их больше всего мотивирует. Наградой может быть бесплатный обед, а наказанием — электронное письмо в отдел о том, что вы не уложились в срок.

Не сбивайтесь с пути

Списки дел помогают вам оставаться на пути к выполнению самой важной работы, если вы используете их эффективно.

Перед уходом с работы составьте список из пяти-восьми целей, которые вы хотели бы достичь на следующий день, говорит Джули Моргенштерн, эксперт по управлению временем из Нью-Йорка. В отдельный список добавьте все личные поручения, которые необходимо выполнить в этот день, например, заказать билет на самолет для отпуска или купить подарок на день рождения. В этом списке должно быть не более двух-трех пунктов. Реалистично оценивайте, что вы можете сделать за рабочий день, и не поддавайтесь желанию составить список дел на всю неделю — это может привести к стрессу и перегруженности.

Сделайте пункты вашего списка дел конкретными, реалистичными и простыми. Не стоит тайно запихивать восемь или десять задач в один огромный пункт, например, «закончить проект». Вместо этого разбейте свой проект на небольшие, дискретные компоненты.

Недостатки списка дел

Поскольку наш первобытный разум жаждет отвлечься, классический список дел может предотвратить прерывание вашего дня. Но люди также подвержены так называемой «структурированной проволочке», когда, чтобы не работать над трудной задачей, они тратят время на гораздо более легкую. Ответ на электронное письмо или лайк поста на Фейсбуке может быть одной из форм структурированного промедления. Составление списка дел также может быть формой структурированного промедления. Поэтому каждое утро выделяйте не более пяти минут на написание списка дел. Пусть он будет целенаправленным и коротким, чтобы вы не тратили больше времени на отметку пунктов, чем на их выполнение.

Хранители списков

Некоторые люди любят вести свои списки на бумаге, делая выразительные и довольные отметки каждый раз, когда они выполняют задание. Другие предпочитают компьютерный способ, в этом случае существует множество приложений.

Чтобы избежать путаницы, выбирайте для своих списков бумажные или цифровые, так как может быть трудно управлять и тем, и другим.

За рабочим столом

Место работы может быть так же важно, как и то, как вы работаете.

Что ваш стол говорит о вас

Не существует единственно правильного способа организации рабочего стола. Но ваше физическое рабочее пространство может сильно повлиять на продуктивность. Оно «может либо заряжать вас энергией, либо истощать ее», — говорит госпожа Моргенштерн, эксперт по управлению временем.

В целом, только 25% беспорядка на столе связано с организационными навыками, утверждает госпожа Моргенштерн — остальное связано с управлением временем. «Каждая бумага на вашем столе имеет свою задачу, и эта задача требует времени». Хватит ли у вас времени, чтобы все успеть? Неконтролируемые кипы бумаг могут быть признаком того, что вам нужно делегировать полномочия, говорит она.

Спросите себя: являются ли кипы бумаг на вашем столе теми же самыми, что и три недели назад, или они перемещаются? Если они не застаиваются, то, скорее всего, с беспорядком у вас все в порядке, считает госпожа Моргенштерн.

По ее словам, в большинстве случаев на рабочем столе не должно быть ничего, кроме проекта, которым вы занимаетесь в данный момент, а также оборудования, необходимого для его выполнения. Вы также должны выделить место для «зоны входа» — совершенно новых вещей, которые только что поступили, и «зоны выхода» — для вещей, которые закончены и должны быть распределены.

Один из самых простых способов начать менять свое рабочее пространство — потратить последние 10 минут рабочего дня на подготовку стола к следующему дню. Тогда вам не придется начинать свой день со вчерашнего беспорядка, говорит госпожа Моргенштерн. Начало рабочего дня с подготовленным к нему столом может оказать мощное влияние на ваш настрой и продуктивность.

Ежедневно получайте последние новости отрасли

Подпишитесь на тематические информационные бюллетени, доставляемые каждое утро и день, и получайте новости отрасли в течение дня.

Для пользователей компьютеров (всех)

Компьютеры не только ускоряют темп работы, но и замедляют ее.

Знайте свой компьютер

Незнание возможностей своего компьютера может стать серьезным препятствием для повышения производительности. Некоторые люди боятся, что просьба о технической помощи заставит их выглядеть некомпетентными, но, согласно исследованиям, это совсем не так.

Обращайтесь за советом к специалистам, если вам кажется, что работа на компьютере или в Интернете занимает больше времени, чем нужно. Возможно, вы не знаете, как эффективно использовать тот или иной тип технологии, или не знаете, какова была практика компании в данной области. Приложите усилия, чтобы найти людей, которые могут восполнить ваши пробелы в знаниях, уважая при этом их время и обязанности.

Руководители могут помочь в этом процессе, предлагая регулярные информационные сессии и специфические для компании руководства, связанные с такими технологиями, как электронная почта, Эксель, Ворд, Слак и другие. Еще один вариант — программа наставничества.

Возьмите под контроль свой почтовый ящик

Вы постоянно останавливаетесь, чтобы проверить электронную почту? Электронная почта — это идеальный способ практиковать структурированную отсрочку — когда вы работаете над легкой и неважной задачей вместо того, чтобы заняться более трудной и важной.

Электронная почта похожа на жизнь: она беспорядочна, несовершенна, полна неожиданностей, и каждый справляется с ней по-своему. Идеальной системы электронной почты не существует. Эксперты могут пропагандировать такие методы, как «Inbox Zero», когда вы пытаетесь очистить свой почтовый ящик каждый день, но даже если ваш почтовый ящик пуст, ваша рабочая жизнь со всеми ее вопросами без ответов, незавершенными проектами и сложными проблемами будет оставаться полной. Примите ежедневный вызов — держать свою рабочую жизнь под контролем, используя электронную почту в качестве союзника, а не заклятого врага.

Вот несколько приемов, которые помогут заставить вашу электронную почту работать на вас:

– Каждый день выделяйте время для обработки электронной почты. Это может быть несколько раз в день или пять минут каждый час, говорит госпожа Моргенштерн, эксперт по управлению временем. «Уделяйте электронной почте безраздельное внимание, когда вы работаете над ней», — сказала она.

– Разделите электронную почту на группы. Просматривая электронную почту, сортируйте сообщения на две группы: те, которые требуют быстрых ответов, и те, которые требуют вдумчивого подхода. Попробуйте воспользоваться «правилом двух минут», которое популяризировал Дэвид Аллен, автор книги «Getting Things Done». Если вы можете справиться с письмом за две минуты, сделайте это сейчас, если нет, сделайте это позже в назначенное время. Если письма требуют обдумывания в течение нескольких дней, выиграйте немного времени, подтвердив их получение в тот же день и сказав, что ответите на них позже. Обязательно сделайте это в назначенное время.

– Постарайтесь определить, каких писем вы активно избегаете. По словам госпожи Моргенштерн, часто в письмах, которых вы избегаете, есть эмоциональный компонент, поскольку они связаны с необходимостью сказать кому-то «нет» или принять трудное решение. Вместо того, чтобы откладывать ответ, вы, скорее всего, сэкономите время, ответив лично или по телефону, где ваш тон и индивидуальность проявятся быстрее, а не пытаясь написать идеальный дипломатичный ответ в электронном письме.

– Отключите уведомления. Некоторые эксперты по электронной почте советуют проверять почту всего два-три раза в день, но во многих рабочих условиях это нереально — важное сообщение от начальника или клиента может потребовать быстрого ответа. Но почти все может подождать 20 минут. Поэтому отключайте уведомления электронной почты на 20-30 минут, когда вам нужно сосредоточиться на чём-то другом.

Обратитесь за помощью

Потратьте неделю или две на определение проблем с электронной почтой, которые постоянно вас расстраивают или замедляют работу. Затем найдите «гуру электронной почты» в вашей компании и узнайте, не согласится ли этот человек посидеть с вами полчаса, чтобы объяснить различные возможности вашей почтовой системы. Вашим гуру может быть суперэффективный коллега или сотрудник службы технической поддержки, но это должен быть человек, который сможет показать вам, как использовать встроенные функции, о которых вы, возможно, не знаете. Например, фильтры, которые могут блокировать неважные сообщения и отправлять их в спам. Узнайте, как можно использовать ярлыки, папки, фильтры, архивы, сообщения со звездочками, списки отписок и другие функции, которые помогут вам тратить меньше времени на электронную почту.

Автор: Филлис Корки

Статья: https://www.nytimes.com/guides/business/how-to-improve-your-productivity-at-work