Магия приведения в порядок списка дел, меняющая жизнь

Ваш список дел — это продолжение вашего разума. Это свободная комната, где вы храните завтрашнюю работу, чтобы сосредоточиться на том, что находится перед вами сегодня.

Но, как и в случае со свободной комнатой, если вы регулярно не приводите в порядок свой список, он становится беспорядочным. Вместо того чтобы быть надежным источником дел, он превращается в самоцель — разобраться в беспорядке и понять, над чем работать дальше. Приведенный в порядок список задач не просто повышает производительность, он улучшает ясность ума, принятие решений и даже настроение.

По совету Мари Кондо в ее замечательной книге «Магия уборки, меняющая жизнь», вы можете навести порядок в своем списке задач так же, как она наводит порядок в своих вещах: создав несколько простых организационных привычек.

Итак, начните с системы Мари Конмари:

1. Прежде чем начать, определите отправную точку

Как определить, какие задачи стоит решать, если вы не знаете, куда хотите попасть? Как вы найдете мотивацию, чтобы не захламлять свой список дел, если не знаете, зачем вообще затеяли уборку?

Прежде чем прикоснуться к беспорядку, Мари просит своих клиентов сначала представить себе жизнь, которую они хотят достичь, наведя порядок.

Мыслите конкретно, чтобы вы могли живо представить, каково это жить в свободном от беспорядка пространстве.

Или, в нашем случае, в свободном от беспорядка списке дел. Прежде чем приступить к рассмотрению своих задач, напишите, что бы значил для вашей жизни аккуратно организованный и расставленный по приоритетам список дел. Может быть, вы хотите вести успешный бизнес, привести себя в форму, быть более внимательным к своей семье, иметь более близкие отношения с друзьями или вести более насыщенную приключениями жизнь.

Найдите средство, которое позволит вам по-настоящему представить себе все детали. Вы можете описать это словами, составить мысленную карту, нарисовать, создать доску Пинтерест, собрать видео на Ютуб или устроить мозговой штурм в любой удобной для вас форме.

Но не останавливайтесь на достигнутом. «Чтобы не допустить отскока, вам нужно правильно, шаг за шагом, двигаться вперед, когда вы приступаете к этому событию, которое бывает раз в жизни», — говорит Мари. «Следующий шаг — определить, почему вы хотите жить именно так».

Почему вы хотите привести себя в форму? Ответ может быть таким: «Чтобы иметь больше энергии и чувствовать себя более уверенно». Почему вы хотите иметь больше энергии и чувствовать себя более уверенно? Возможно, ответ — «чтобы быть более полным самим собой и перестать беспокоиться о том, что думают о вас другие люди». Спросите себя «почему» 3-5 раз для каждого пункта вашего видения. Мари объясняет важность этого шага для предотвращения рецидива беспорядка:

По мере того, как вы будете продолжать исследовать причины, лежащие в основе вашего идеального образа жизни, вы придёте к простому осознанию. Смысл как выбрасывания, так и хранения вещей заключается в том, чтобы быть счастливым. Это может показаться очевидным, но важно осознать это на собственном опыте и дать ему проникнуть в ваше сердце. Прежде чем начать наводить порядок, посмотрите на образ жизни, к которому вы стремитесь, и спросите себя: «Почему я хочу навести порядок?».

Не забывайте о своем «почему» во время уборки и после нее, создав в планировщике задачу, отражающую ваше окончательное видение. Если у вас есть сопроводительный документ или изображение, сделайте ссылку на него в задаче или прикрепите его к комментариям к задаче. Это ваш истинный север, который поможет вам определить, стоит ли выполнять задачу. Если вы написали всеобъемлющее видение, разбейте его на несколько целей для каждой сферы вашей жизни и создайте задачу для каждой.

Возможно, вы захотите установить повторяющуюся дату выполнения задачи, чтобы в начале каждого дня пересматривать видение, которое вы для себя наметили.

Когда вы четко определите, зачем вам нужно навести порядок, вы будете готовы приступить к принятию трудных решений о том, что оставить в списке дел, а от чего отказаться.

2. Сначала закончите выбрасывать вещи

Думайте о своем списке задач как о физическом пространстве: когда он забит случайными вещами, становится слишком трудно найти то, что вам действительно нужно.

Прямо сейчас ваш планировщик может быть заполнен полузаброшенными идеями, пустыми проектами и задачами, которые вы забыли проверить.

Следуя системе Мари, пришло время провести инвентаризацию задач.

Это не только Мари. Дэвид Аллен, автор книги «Gettings Things Done», считает, что организация нашей жизни — это поиск ментального пространства: GTD — это «скорее система управления пространством».

Проведите полную инвентаризацию задач

Когда Мари Кондо приходит в дом, чтобы навести порядок, она начинает с того, что опускается на колени на пол в центре гостиной, чтобы продемонстрировать уважение ко всем вещам. Отсюда она помогает своему клиенту начать путь, рассматривая по очереди каждый предмет.

Примените тот же подход (колени необязательны) и проведите полную инвентаризацию всех задач и проектов в вашем планировщике. В зависимости от того, насколько захламлен ваш список дел, вы можете посвятить этому занятию целый день или даже выходные. Как говорит Мари: «Наводите порядок понемногу каждый день, и вы будете наводить порядок всегда».

Помните, что это упражнение не просто наводит порядок в вашем списке дел — это отсечение несущественного, чтобы у вас остались только те задачи, которые приближают вас к той жизни, которую вы хотите прожить. Знаменитый стандарт Мари: «Вызывает ли это радость?». Если ответ положительный, оставьте его. Если нет, избавьтесь от него.

Для вашего списка дел мы рекомендуем немного другой критерий: если ответ положительный, сохраните его. Если нет, удалите его из списка задач.

Вы столкнетесь с задачами, которые захотите удалить, но давайте посмотрим правде в глаза, грубая работа необходима для любого значительного достижения. Попробуйте переосмыслить задачи, которые не вызывают у вас восторга. Если «бегать каждый день» может казаться рутиной, то «постараться пробежать милю за 10 минут сегодня» может быть более конкретной и мотивирующей задачей.

Даже Мари признает, что есть вещи, которые нужно хранить, даже если они не приносят радости — например, важные документы. Для таких дел, как вынос мусора или уплата налогов, создайте отдельный проект под названием «обязанности» и сократите его до тех вещей, которые, хотя и не приносят вам радости, вы всё равно должны делать.

Это хорошее упражнение для того, чтобы проверить, сколько в вашем списке дел составляют те, которые вы должны сделать, а сколько те, которые вы должны сделать.

Отпустите дела

Возможно, вам трудно отказаться от давно запланированных дел. Возможно, вы всегда представляли себе, как сами закончите ремонт дома. Или, может быть, вы не хотите расставаться с романом, который так и не осилил первую главу (или страницу). Это может быть похоже на отказ от той версии себя, которой вы хотели стать, когда добавляли эту задачу или проект в первую очередь.

Мари объясняет, что даже незавершенные задачи служат какой-то цели. Вы прояснили, что вас на самом деле волнует и почему:

Не каждый человек, которого вы встретите в жизни, станет вашим близким другом или возлюбленным. С некоторыми вам будет трудно ужиться или невозможно полюбить. Но и эти люди преподают вам драгоценный урок: кто вам нравится, того вы и будете ценить.

Отказ от старых задач и проектов научит вас освобождать место для того, что важно для вас сейчас. Перебирая свои старые задачи, признайте, что у них была цель, когда вы их добавили, но они больше не имеют отношения к той жизни, к которой вы стремитесь сегодня.

Если вы просто не можете заставить себя удалить задачу и навсегда вычеркнуть ее из своей жизни, у вас есть возможность сохранить ее во временном проекте в планировщике. Мари бы категорически не одобрила это: «Хранение — это не более чем косметическое решение. Вы должны начать с выбрасывания!» Но вы должны делать то, что подходит именно вам.

Если вы намерены сохранить задачи, создайте проект под названием «Может быть, позже» и спрячьте его от посторонних глаз, заархивировав. Позже вы всегда сможете вернуться и снять архивацию.

3. Отведите каждой задаче своё место

Итак, у вас есть нужные задачи — теперь пришло время сортировки и организации. Подобно правилу Мари о том, что у каждого физического предмета должно быть свое место, у каждой задачи в вашем списке дел должен быть свой проект. Группируйте задачи так, чтобы они были интуитивно понятны вам.

Например, если ваша цель — привести себя в форму, вы можете начать с категории «фитнес» и создать проект с таким названием. Найдите все задачи, связанные с вашей целью, и перенесите их в проект.

Повторите это для каждой категории, пока ваш планировщик не будет организован в проекты. Для задач, которые не подходят ни под одну из категорий, которые вы определили как важные, спросите себя, стоит ли их включать в список дел.

Держите свои проекты на виду

На этом этапе очень соблазнительно начать создавать кучу подпроектов, которые можно спрятать от посторонних глаз (например, сезонное хранение), но Мари советует своим клиентам держать все на виду круглый год. Так же, как видение каждого физического предмета, которым вы владеете, помогает вам не накапливать слишком много вещей, так и видение каждого проекта, который вы обязались выполнить, может стать полезным напоминанием о необходимости сосредоточиться на главном и не позволять новым задачам и проектам загромождать ваш список.

Установите последовательность выполнения задач

Отличный способ оставаться в потоке проекта — закончить одну задачу и сразу же перейти к следующей. Прежде чем приступить к работе, потратьте время на то, чтобы расположить задачи в логическом порядке.

Расставьте приоритеты

Есть задачи, которые более важны для достижения цели, чем другие. Установите приоритеты задач, чтобы отслеживать, что из них важнее.

Установите срок выполнения каждой задачи

Наконец, установите дату выполнения каждой задачи. Удобный совет — прикинуть, сколько времени займет выполнение задачи, а затем удвоить его. Лучше переоценить и закончить раньше, чем недооценить и закончить позже. Назначьте каждой задаче срок выполнения и планируйте повторяющиеся задачи с повторяющимся сроком выполнения.

Убедитесь, что ваш список дел «вызывает радость»

Эстетика влияет на наше мышление. Когда Мари проводит инвентаризацию, она приходит одетая по высшему разряду. Она тщательно подбирает каждый элемент своего внешнего вида, чтобы соответствовать требованиям дня. Такой же подход она применяет и к помещению, которое рассматривает:

Представьте себе, что это за жизнь — иметь книжную полку, заполненную только теми книгами, которые вы действительно любите. Разве этот образ не завораживает? Для человека, который любит книги, что может быть большим счастьем?.

Придайте планировщику вид, который будет настраивать вас на позитивный лад каждый раз, когда вы заходите в него. Заимствуя фирменную фразу Мари, сделайте так, чтобы ваше цифровое пространство для задач «искрилось радостью». Вот несколько советов:

• пишите четкие, конкретные и мотивирующие названия проектов и задач. Например, вместо того, чтобы называть свою задачу «пойти на пробежку», попробуйте «совершить утреннюю пробежку по лесу» или «исследовать новый беговой маршрут сегодня»;
• добавьте форматирование текста и эмодзи, чтобы придать им жизнь: «совершить утреннюю пробежку по лесу 🌅🏃🌲»;
• используйте цветовую тему, которая соответствует вашему стилю или настроению;
• организуйте свои проекты интуитивно понятным образом;
• постоянно отпускайте проекты и задачи, которые вас не увлекают.

Ваш планировщик готов к работе. Просто входите в систему каждый день, и вид «Сегодня» подскажет вам, над чем нужно поработать. Когда дел становится много, вы будете четко знать, на чем нужно сосредоточиться в следующий раз.

4. Измените свое мышление, а затем привычки

Вы изменили свой список задач, чтобы он стал чище, проще и больше соответствовал вашим целям. Но не ждите, что работа будет завершена в одночасье.

Мари заметила, что на этом этапе многие люди теряют веру — «Я просто грязный человек!». Но это не так. По ее словам, аккуратность — это приобретённый образ мышления.

В случае со списком дел это означает, что вы должны задавать этот важный вопрос каждой новой задаче, появляющейся в вашем планировщике: ведет ли она к вашему видению? Если нет, отбросьте ее на месте. Если да, добавьте его в соответствующее место в списке.

Конечно, время от времени в список будут попадать бесполезные задачи. Отсеивайте их с помощью еженедельного обзора, чтобы каждую неделю начинать со списка дел, четко расставленных по приоритетам. Отбрасывайте задачи, которые не приближают вас к вашим целям. Организуйте свободные задачи, которые оказались в вашем почтовом ящике, в нужные проекты. Некоторые задачи или проекты не соответствуют вашей цели? Отбросьте и их.

Наконец, раз в несколько месяцев проверяйте свои общие цели. Вполне естественно, что приоритеты меняются по мере того, как вы развиваетесь и узнаете больше о том, какие задачи и проекты действительно мотивируют вас.

Если ваши цели меняются, обновите задачу «Видение жизни» и сделайте мини-инвентаризацию, чтобы привести в порядок свой планировщик. Со временем те цели, которые выдержат испытание временем, станут для вас ценными, а теперь у вас есть инструменты для их организованного достижения.

Мы проводим много времени в цифровом пространстве. К счастью, мы можем взять за основу идеи Мари Кондо о физическом пространстве, чтобы поддерживать порядок в нашей цифровой среде, а значит, и в наших мыслях и жизни. Это не просто повышение производительности. В мире постоянных прерываний и информационной перегрузки здоровые организационные привычки помогут вам оставаться уравновешенным и выкраивать время для того, что приносит вам радость, одновременно продвигаясь к тому, что для вас важнее всего.

Автор: Нил Видьярти

Статья: https://blog.doist.com/life-changing-magic-tidying-todoist/