Подробное руководство по планированию своего дня

Большинство из нас понимает ценность планирования и подготовки. Спортивный матч без плана игры означает неудачи на поле. Крупное событие без проработки всех деталей приводит к хаосу.

Несмотря на эти знания, мы часто не уделяем приоритетного внимания планированию там, где это важнее всего — в нашей повседневной жизни. Начиная утро без четкого плана, мы настраиваемся на неудачу.

Мы ставим цели на сезоны и годы, но именно то, что мы делаем каждый день — привычки, которые мы перенимаем, задачи, которые мы выполняем, и то, чему мы отдаем предпочтение — со временем приводит к успеху или неудаче. Несколько бесцельных дней в месяц помогают нам перезагрузиться и обрести баланс, но если число дней без намерений превышает число дней с целями, в итоге мы не достигаем своих целей и удивляемся, куда делось время.

Лучшая защита от суматошных, но непродуктивных дней — это хорошее нападение в виде ежедневного ритуала планирования. В этой статье мы расскажем вам о том, как планировать свой день для более спокойной и сфокусированной продуктивности, которая приближает вас к вашим целям. Хотя планирование дня займет всего 10-15 минут, основные стратегии, позволяющие осмысленно строить день с намерением, стоит изучить полностью.

Сделайте регулярное планирование привычкой

Джеймс Клир, автор бестселлера «Атомные привычки», считает, что мотивация переоценена: «Перестаньте ждать, когда вас посетит мотивация или вдохновение, и составьте расписание для своих привычек». Мотивация вытекает из действий, а не наоборот.

Вот почему так важно иметь ежедневный ритуал планирования. Иногда по утрам мы чувствуем мотивацию, чтобы захватить день и составить список дел, который отражает наши большие амбиции. Но такие дни — исключение. Нам нужно успеть всё сделать даже тогда, когда мы просыпаемся уставшими и не отдохнувшими, хотим вернуться в постель или мечтаем о пятнице в 17:00. Именно в такие дни важнее всего начать день с плана.

Начните с того, что установите будильник для ежедневного планирования в одно и то же время каждый день: либо во время ритуала прекращения работы, либо первым делом утром. Чтобы легче было выработать привычку, совместите новую ежедневную сессию планирования с уже существующей привычкой, например, с утренним кофе или прослушиванием музыки.

Используйте приложение для составления списка дел, например Тудуист, чтобы установить повторяющуюся задачу для планирования своего дня, или просто установите будильник на телефоне.

Привычки легче вырабатывать, когда мы сразу же видим результаты своей самоотверженности. К счастью, планирование своего дня — это привычка, которая приносит немедленные плоды. Вы будете чувствовать себя более организованным, сосредоточенным и мотивированным, имея план на несколько часов вперед. Со временем планирование дня станет привычкой.

Составьте свой список дел с учётом своих целей

Выработать привычку ежедневного планирования — это одно. Другое дело — убедиться, что ваш план действительно продвигает вас к вашим большим целям. Используйте ежедневное планирование для того, чтобы убедиться, что ваши ежедневные задачи соответствуют вашим долгосрочным целям. Вот несколько шагов, которые помогут вам в этом.

Шаг первый: разбейте свои большие цели на части

Разбейте свои цели на ежедневные задачи. Например, вы не можете добавить в свой ежедневный список дел «Привести себя в форму», но вы можете добавить такие задачи, как «провести 30 минут на моем велотренажере» или «совершить вечернюю прогулку». Пересмотрите свои личные и профессиональные цели, когда вы садитесь планировать свой день, и добавьте задачи, которые приближают вас к обеим.

Если вам трудно составить реалистичный ежедневный список дел, отражающий все ваши цели, возможно, у вас их слишком много. Перегружать себя не только утомительно, но и означает, что вы вряд ли добьетесь значимого прогресса во всех этих областях. Проведите инвентаризацию обязательств, чтобы выделить меньшее количество наиболее важных для вас целей. Как правило, не ставьте перед собой более 5 крупных целей одновременно, а также рассмотрите возможность сочетания краткосрочных и долгосрочных целей.

Шаг второй: взгляните на свою неделю в целом

Планирование своего дня начинается с рассмотрения недели в целом. Скорее всего, у вас есть несколько целей, множество потенциальных задач для их выполнения и всего несколько часов в сутках. Это нормально. Хотя некоторые цели требуют ежедневных действий, работа над другими несколько раз в неделю может создать импульс. Возможно, вы занимаетесь спортом по понедельникам, средам и пятницам. В некоторые дни вы, возможно, захотите составить пакет задач и сосредоточиться только на делах, связанных с одной конкретной профессиональной целью. В качестве альтернативы можно складывать задачи по достижению личных целей на выходные. В воскресенье вечером или в понедельник утром найдите время, чтобы увеличить масштаб и сделать легкий набросок своей недели, чтобы знать, на каких целях и в какие дни вы будете сосредоточены. Сохраните детали для ежедневного планирования.

Шаг третий: добавьте свои неотложные дела в последнюю очередь

Большинство людей при планировании своего дня начинают именно с этого шага. Они начинают с назначенных встреч, обязательных совещаний, срочных дедлайнов, а затем пытаются уместить вокруг них задачи, ориентированные на достижение цели. Вместо этого, подумайте о том, чтобы оставить этот шаг на конец. Таким образом, вы будете вынуждены подгонять задачи, которые нужно сделать, под задачи, которые вы поставили перед собой, а не наоборот.

В идеальном мире мы бы сосредоточились только на ежедневных задачах, которые продвигают нас к нашим долгосрочным целям. В реальности у нас есть обязательства и обязанности, которые мы должны выполнять. Некоторые из них не оказывают большого влияния на наш личный или профессиональный рост. Откажитесь от этих обязательств и обязанностей, насколько это возможно: пересмотрите периодичность встреч, подумайте о делегировании обязанностей и научитесь говорить «нет». Тем не менее, нет ничего страшного в том, что в вашем списке дел есть вещи, которые просто необходимо сделать. Просто убедитесь, что они не отнимают у вас слишком много времени и сил.

Имейте один ежедневный приоритет

Многие из нас начинают утро с десятков дел, которые нужно сделать, а в конце дня понимают, что не вычеркнули ни одного из них из списка. Конечно, мы что-то сделали, но ничего из того, что планировали. Противоположное интуитивному решение, как сделать больше? Выбирайте только одну большую задачу в день.

Возможно, вы думаете: «Как я могу достичь всех своих целей, если я сосредоточусь только на одной задаче в день?». В книге «Make Time: How to Focus on What Matters Every Day» Джейк Кнапп и Джон Зератски обсуждают коварный феномен занятости без продуктивности. В перерывах между встречами и ситуативными запросами может возникнуть ощущение, что мы находимся на беговой дорожке, с которой не можем сойти.

В качестве бальзама против суматошных дней, которые проходят без продвижения вперед, они вводят концепцию «Выделения времени»:

Первый шаг — решить, для чего вы хотите найти время. Каждый день вы будете выбирать одно занятие, которому отдадите приоритет и защитите его в своем календаре.

Если вы затрудняетесь с выбором того, что может быть вашим главным приоритетом на день, Кнапп и Зератски предлагают следующую простую эвристику:

Начинайте каждый день с размышлений о том, что, как вы надеетесь, будет светлым пятном. Если в конце дня кто-то спросит вас: «Что было самым ярким в вашем дне?», что вы хотите услышать в ответ? Когда вы оглядываетесь назад на свой день, какое действие, достижение или момент вы хотите смаковать? Это и есть ваш приоритет.

Если мы будем честны, то завершение дня хотя бы с одной большой задачей — это заметное улучшение по сравнению с тем, что многие из нас делают сейчас. В более долгосрочной перспективе завершение 5-7 крупных дел в неделю является значительным. Значит ли это, что вы будете выполнять только одну задачу в день? В целом, нет. Однако выбор и выполнение одного важного дела наполняет нас чувством выполненного долга, что создает импульс для решения других задач.

Используйте планировщик задач, чтобы отметить приоритетное дело на день и переместить его в начало списка. В качестве альтернативы, если вы предпочитаете работать с ручкой и бумагой, просто поставьте звездочку, выделите или подчеркните самую важную задачу в вашем списке дел в блокноте или ежедневнике. Независимо от того, какие инструменты вы используете, сделайте расстановку приоритетов ключевой частью планирования своего дня.

Планируйте свой день с помощью метода продуктивности

Метод продуктивности — это и эффективный способ выполнения дел и стратегия планирования дня.

Ниже мы расскажем о нескольких популярных методах повышения продуктивности, которые вы можете выбрать для решения своих задач, и о том, как использовать их для планирования дня. Найдите метод продуктивности, который подходит именно вам. Даже если для этого придется переделать существующий или создать новый с нуля. Вот несколько популярных методов ежедневного планирования, с которых можно начать:

Съесть лягушку

Метод продуктивности «Съешь лягушку» просит вас определить одну важную задачу на день и выполнить её в первую очередь. Это отличный метод для того, чтобы начать действовать раньше. Иногда это та задача, которую мы больше всего хотим избежать (отсюда и «съесть лягушку»). Это может быть задача, которая кажется слишком большой, чтобы её решать, или та, которая вызывает у нас дискомфорт. Возьмитесь за нее сразу же, пока у вас нет возможности откладывать.

Во время ежедневного планирования поставьте «лягушачью» задачу в начало списка дел и назначьте время. Затем поместите другие задачи ниже.

Техника Помодоро

Техника Помодоро лучше всего подходит для людей, которым нравится работать короткими сфокусированными спринтами с частыми перерывами. Этот метод был разработан в конце 1980-х годов Франческо Чирилло, тогда еще неуспевающим студентом, который посвятил всего 10 минут сосредоточенной учебе, используя кухонный таймер в форме помидора («omodoro» по-итальянски). Этот метод включает в себя следующие шаги:

• Приобретите таймер.
• Установите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на одной задаче, пока таймер не прозвонит.
• Когда работа закончится, отметьте один помодоро и запишите, что вы выполнили.
• Сделайте пятиминутный перерыв.
• После четырёх интервалов, или «помодори», сделайте более длительный, 20–30-минутный перерыв.

Чтобы спланировать свой день с помощью техники Помодоро, подсчитайте, сколько помодоро (25-минутных рабочих сессий) вам понадобится для выполнения каждой задачи из вашего списка. Запишите это число перед каждой задачей с помощью эмодзи помидора или просто само число в скобках. Этот метод заставит вас задуматься о том, сколько времени займет ваша работа, и спланировать ее соответствующим образом. Вы можете использовать помодорос в течение всего дня или просто использовать этот метод для выполнения главной задачи.

Блокирование времени

С помощью метода продуктивности «Блокирование времени» разделите свой день на отдельные блоки времени. Это может быть конкретное время 9:30–11:30 утра или просто «Утро» в зависимости от того, сколько времени может занять задача. Затем работайте, не отвлекаясь, и посвятите каждый блок времени выполнению только определенной задачи или набора задач.

Как и техника Помодоро, этот метод поможет вам оценить и понять, сколько времени занимают ваши дела. Для большей точности обязательно включайте блоки для таких вещей, как обед, перерывы и поездки на работу. Часто задача занимает больше или меньше времени, чем вы предполагаете. Это нормально. Быстро вносите изменения в свой список по ходу дня. Со временем вы будете лучше понимать, сколько времени занимают задачи. В то же время, хорошее эмпирическое правило — удваивать время, которое, по вашему мнению, потребуется на выполнение того или иного задания.

Матрица Эйзенхауэра

Метод продуктивности «Матрица Эйзенхауэра» заставляет вас учитывать срочность и важность каждой задачи, вместо того чтобы делать только то, что наиболее срочно, независимо от того, важно это или нет. Этот метод разбивает задачи на четыре квадранта и предписывает, как следует поступать с задачами, которые попадают в каждый из них:

• «Срочные и важные» задачи должны быть выполнены немедленно,
• «Несрочные и важные» задачи должны быть запланированы в вашем списке дел или календаре,
• «Срочные и неважные» задачи должны быть делегированы кому-то другому,
• «Несрочные и неважные задачи» следует удалить.

Для начала составьте свой обычный список дел, включив в него все задачи на день. Затем рассортируйте их по четырём вышеупомянутым категориям. Как только вы выделите эти категории, действуйте со своим списком дел соответствующим образом: выполняйте, планируйте, делегируйте и удаляйте задачи из списка дел по мере того, как вы планируете свой день.

Со временем этот процесс станет второй натурой, и вы естественным образом составите единый список дел, в котором будут только «Срочные и важные» и «Несрочные и важные» задачи.

Выберите инструмент планирования

Вы определились с подходом к ежедневному планированию, теперь пришло время выбрать инструменты. Ниже представлены самые популярные варианты от программ для повышения продуктивности до бумаги и ручки.

Приложение для составления списка дел

Цифровой менеджер задач — отличный выбор для тех, кто подкован в технологиях и привык доставать телефон или планшет вместо блокнота. Преимущество приложений для составления списков дел в том, что все находится в одном месте и доступно из любого места. Вы можете плавно переносить задачи со дня на день по мере изменения ваших планов, организовывать соответствующие документы и ссылки рядом с задачами и иметь автоматическую запись всего, что вы сделали, с возможностью поиска.

Цифровой список

Если вы не хотите использовать полноценный менеджер задач, но при этом хотите иметь цифровое решение, обратите внимание на менее специализированные инструменты, которые вы, вероятно, уже используете в повседневной жизни на работе и дома.

Приложение для заметок или текстовый редактор. Используйте простое приложение для заметок, чтобы вести список задач на день. Просто отмечайте пункты с помощью флажков или зачеркивания.

Таблицы Google или Excel. Планируйте свой день в электронной таблице. Это поможет вам добавить больше контекста и примечаний к конкретным ячейкам. Такие методы, как блокировка времени, также способствуют работе в цифровой сетке.

Цифровой календарь

Многие люди выбирают уже привычный инструмент планирования дня, календарь. Календарь Apple, календарь Google — популярные приложения-календари, которые можно использовать для планирования своего дня и добавления задач наряду с встречами, совещаниями и событиями. Это также отличный инструмент для использования с таким методом повышения продуктивности, как блокирование времени. Кроме того, преимущество цифровых календарей в том, что они доступны на ходу, как правило, как на веб-сайте, так и на мобильном устройстве.

Бумажный планировщик

Для тактильных людей бумага и ручка — лучший способ планирования дня. Она может принимать любые формы, включая блокноты, ежедневники или специализированные планировщики. Мы бы только предостерегли от заметок на бумаге или от свободной бумаги. Несмотря на простоту и небрежность, случайные клочки бумаги не позволят вам вернуться к старым задачам и проанализировать эффективность вашего ежедневного планирования.

Блокнот. Для простой системы планирования с помощью ручки и бумаги подойдет простой линованный или нелинованный блокнот. Используйте новую страницу для каждого дня и отмечайте дату в верхней части. Попробуйте использовать блокноты с решеткой, которые помогут создать разделения, если это необходимо.

Ежедневники или планировщики. Это блокноты с местом для планирования каждого дня в году с 1 января по 31 декабря. Это позволяет выделить место для ежедневного планирования и с легкостью возвращаться к предыдущим и предстоящим записям.

Специализированные планировщики. Мы наблюдаем рост специализированных планировщиков или систем планирования с помощью бумаги и ручки, таких как Passion Planner или Bullet Journal. Эти системы часто сложны, но могут быть мощными системами для целеустремленных практиков.

Гибрид цифровых и бумажных средств

Когда речь идет о ежедневном планировании, не обязательно выбирать ручку и бумагу или цифровые инструменты, вы можете использовать оба или любую комбинацию упомянутых методов. Ниже приведены несколько различных способов, с помощью которых вы можете использовать гибридную систему.

Личное и профессиональное разделение. Используйте цифровую систему для профессиональных задач и планировщик для личных задач. Этот метод может быть полезен, если вы посвящаете рабочее время достижению профессиональных целей, а вечера посвящаете личным задачам и саморазвитию. Таким же образом можно использовать менеджер задач на неделе и дневник на выходных.

Сначала бумажный, потом цифровой. Возможно, вам нравится тактический аспект планирования дня на бумаге, но вы цените возможность поиска и постоянство цифровых инструментов. Планируйте свой день с помощью расписания или ежедневника, но в конце каждого дня найдите время, чтобы перенести свои дела и прогресс в цифровой менеджер задач для удобства. Это также отличный метод, если вы предпочитаете бумажные заметки, чтобы не отвлекаться. Например, вы можете взять с собой на встречу блокнот и уйти с пунктами действий и просьбами, которые вы набросали в блокноте. Затем вы можете перенести эти пункты в свой цифровой список дел, добавив даты исполнения и уровни приоритета, чтобы они не остались незамеченными.

Мышление на бумаге, исполнение в цифровом формате. Некоторые считают, что они более креативны и лучше думают, когда у них в руках чистый лист и ручка. Изложите свои планы на день на бумаге, добавив к ним любые заметки и мысли. Затем перенесите их в цифровой список дел, чтобы сделать свои задачи более выполнимыми.

Как придерживаться своего ежедневного плана и корректировать курс при необходимости

Даже имея твердый план и самые благие намерения, трудно выполнить все дела за день. Мы неизбежно выбиваемся из графика, отвлекаясь на мемы в Твиттере и покупки в Интернете. Временные задачи, поставленные руководителями или делегированные коллегами, могут нарушить нашу концентрацию и заставить нас сосредоточиться на незапланированных делах.

К сожалению, эти прерывания могут превратиться в снежный ком непродуктивных дней и неэффективных недель. Мы решаем, что ежедневное планирование не работает, и нет смысла подходить к дням с намерением. Это не может быть дальше от истины!

Да, наши дни никогда не будут проходить точно по плану, но это не значит, что их не стоит планировать. Вот несколько стратегий, разработанных экспертами по продуктивности, которые помогут вам придерживаться плана на день и корректировать его, если что-то пошло не так.

Устраните отвлекающие факторы

Чтобы оставаться сосредоточенным, устраните обычные факторы, которые отвлекают вас от поставленных на день целей, особенно если большая часть вашей работы выполняется с помощью компьютера. Если возможно, работайте с закрытыми программами на рабочем столе, с минимальным количеством открытых вкладок, с телефоном на беззвучном режиме и отключенными уведомлениями.

Если призыв прокрутки социальных сетей слишком силен, используйте блокировщик сайтов, чтобы сделать отвлекающие сайты недоступными на несколько часов.

Отслеживайте свое время

Так же, как отслеживание своего бюджета может помочь вам тратить меньше, отслеживание своего времени может помочь вам использовать его более эффективно. Используйте автоматическое приложение для отслеживания, которое собирает информацию об использовании настольных и мобильных устройств и сортирует ваше время в Интернете на продуктивное, нейтральное и отвлекающее. Вы можете установить ежедневные цели по продуктивности и проверять в течение дня, приближаетесь ли вы к цели или не достигаете её.

Попробуйте ежечасные проверки

Примените осознанность к продуктивности, регулярно проверяя себя, насколько целенаправленно вы двигаетесь в течение дня.

Питер Бергман, тренер руководителей и автор бестселлера «18 минут», предлагает регулярно ставить таймер, чтобы перефокусировать себя:

Поставьте часы, телефон или компьютер на ежечасный звонок. Когда он прозвенит, сделайте глубокий вдох, посмотрите на свой список и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час. Затем посмотрите на свой календарь и осознанно вернитесь к тому, как вы собираетесь использовать следующий час. Управляйте своим днем час за часом. Не позволяйте часам управлять вами.

Скорректируйте свой план

Иногда возникают неожиданные задачи, которые мы не можем игнорировать. Это нормально. Проблема возникает, когда мы пытаемся взяться за эту непредвиденную работу, не вернувшись к пересмотру наших первоначальных планов. Вместо этого сделайте незапланированные дела частью нового плана. Когда вам приходится переключиться на задачу, не предусмотренную планом, потратьте несколько минут на корректировку своего плана на день: перенесите дела на более позднее время или перенесите их на завтра. Затем работайте по новому плану.

Кэл Ньюпорт, профессор информатики Джорджтаунского университета и автор бестселлера «Глубокая работа», делится своим подходом к корректировке своего ежедневного плана, используя метод блокировки времени с помощью ручки и бумаги:

Я оставляю немного дополнительного места рядом с моими временными блоками. Это позволяет мне вносить коррективы по мере необходимости, если день складывается неожиданным образом.

Нулевой список дел

В большинстве дней вы не сможете закончить все дела из своего списка. Однако все равно дойдите до «нулевого списка дел». Амир Салихефендич, основатель и генеральный директор компании Дуист, делится своим личным методом повышения продуктивности Системист, включая «Нулевой список дел» — концепцию, вдохновленную «Inbox Zero»:

В конце дня я хочу иметь ноль задач в моём сегодняшнем списке. Правда в том, что в большинстве дней я не успеваю выполнить все, что есть в моем сегодняшнем списке, и откладываю дела на потом. Это не является чем-то негативным. Я вижу в этом возможность оценить, на каком этапе я нахожусь, переоценить свои задачи и перепланировать их.

Завершая вечер с чистого листа, мы можем не погрязнуть в просроченных задачах и с новыми силами взяться за завтрашний день.

Регулярно размышляйте

Вы сделали планирование своего дня привычкой, перевели долгосрочные цели в практические задачи, выбрали метод повышения продуктивности и инструмент. Вы настроены на более продуктивные дни, которые перерастают в более значимые недели, месяцы и годы.

Однако не позволяйте своему процессу работать на автопилоте. Найдите время, чтобы регулярно анализировать, помогает ли вам ваш подход к ежедневному планированию достигать большего. Время от времени, возможно, во время еженедельного обзора, уделяйте время тому, чтобы рассмотреть, работает ли ваш процесс планирования, можно ли его подкорректировать или даже пересмотреть, чтобы сделать более эффективным.

Подумайте над следующими вопросами:

• Я провожу дни спокойно и целенаправленно или напряженно и бессистемно?
• Выполнил ли я все свои ежедневные планы или пропустил некоторые?
• Чувствую ли я себя завершенным в конце большинства дней?
• Решаются ли мои приоритетные задачи?
• Нахожусь ли я на пути к достижению своих долгосрочных целей?
• Этот день был особенно продуктивным — почему?
• В этот день я не совершил ничего важного — почему?

Честно рассказав о том, как прошли наши дни и как мы продвигаемся к нашим большим целям, мы можем скорректировать наше ежедневное планирование для достижения лучших результатов. Напряженные дни могут означать, что нам нужно более эффективно расставлять приоритеты или найти способ делегировать работу. Пропуски ежедневных сессий планирования могут означать, что они слишком затянулись, и лучше использовать более рациональный подход. Если мы не продвигаемся к своим целям, это может означать, что у нас их слишком много или мы не добавляем их в наши дни с достаточной частотой или намерением. Возможно, нам просто нравится ручка и бумага, в то время как мы заставили себя попробовать новое блестящее приложение. Какой бы ни была проблема, постарайтесь решить ее, изменив процесс ежедневного планирования.

Нередко приходится экспериментировать и пробовать несколько итераций ежедневного планирования, прежде чем мы остановимся на том методе, который действительно позволяет добиться большего.

При планировании своего дня стремитесь к последовательности и гибкости, а не к совершенству. Хотя мы привели советы и тактику эффективного планирования дня, не существует «серебряной пули». Напротив, мы чувствуем себя наиболее готовыми к работе, когда мы постоянно приходим на работу. Продуктивные дни превращаются в продуктивные недели, месяцы и годы. Когда мы с намерением и сосредоточенностью день за днем решаем свои задачи, нет предела тому, чего вы можете достичь.

Автор: Фадеке Адегбуйи

Статья: https://blog.doist.com/how-to-plan-your-day/