Ошибка планирования

В следующий раз, когда ваш начальник спросит, почему вы не уложились в срок, обвините в этом свой мозг.

Ошибка планирования относится к нашей склонности недооценивать время, которое потребуется для выполнения будущей задачи, несмотря на то, что в прошлом подобные задачи занимали больше времени. Подрядчики недооценивают, сколько времени займет ремонт. Писатели недооценивают количество времени, которое им потребуется для завершения романа. Менеджеры по продуктам недооценивают, сколько времени потребуется на создание новой функции. Элон Маск пропускает сроки производства Тесла один за другим. (Когда Маска спросили о его склонности давать дико неточные прогнозы, он ответил: «Люди не должны приписывать злому умыслу то, что можно легко объяснить глупостью»).

Что еще хуже, многочисленные исследования показывают, что мы недооцениваем сроки даже тогда, когда знаем, что, скорее всего, недооцениваем сроки.

Ошибка планирования может быть очень полезной. Сколько проектов мы никогда бы не взяли в работу, если бы с самого начала точно понимали, сколько работы и времени потребуется? Иногда незнание — это блаженство. Но чаще всего соблюдение слишком оптимистичных сроков приводит к излишнему стрессу и чувству вины.

Мы не можем уложиться в сроки, но мы не можем ничего сделать без них (см. «Эффект срочности»), так как же научиться жить с ними?

Что вы можете с этим сделать

Разбивайте проекты на более мелкие части и оценивайте, сколько времени займет каждая из них. Чем более детальным будет планирование проекта, тем более реалистичными будут ваши оценки времени. Мне легко сказать: «Конечно, я могу сдать вам черновик за 2 дня», но когда я подсчитаю, сколько слов в час это потребует, это станет нереальным.

Вносите в свои графики больше, чем считаете нужным. Каким бы разумным ни казался вам график проекта, добавьте к нему 20%. Планируя свою неделю, представьте, что пятницы (20% рабочей недели) не существует. Если к пятнице у вас все будет готово, отлично! Вы можете потратить это время на обучение, работу над побочным проектом или подготовку к следующему делу. Но более вероятно, что работа, которую вы запланировали на четыре дня, в итоге перекинется на пятый. Лучше запланировать это, чем потом удивляться.

Используйте исторические данные для более точного прогнозирования. Начните отслеживать время, которое вам требуется, чтобы завершить работу, и используйте эти данные для более точного прогнозирования. Не обманывайте себя, думая, что в следующий раз вы сможете закончить работу быстрее. Используйте инструменты учета затраченного на задачи времени.

Ограничьте объем работы. В Doist мы работаем в четырехнедельных проектных циклах. Хотя за прошедшие годы мы стали лучше планировать свою работу, проекты все равно могут отставать. Вместо того чтобы увеличивать сроки, наши проектные группы начали сокращать объем работ в середине цикла. Таким образом, даже когда мы становимся жертвой ошибки планирования, наши команды все равно выпускают высококачественную работу, которая принесет пользу пользователям наших продуктов, даже если это означает отложить некоторые вещи на более позднюю версию.

Когда вы собираетесь пропустить срок, сообщайте об этом заранее и часто. Как бы вы ни были внимательны, вы неизбежно окажетесь перед лицом надвигающегося дедлайна и без шансов уложиться в него. Если вы похожи на меня, вашим первым инстинктом будет засунуть голову в песок и не думать об этом. Но это только усугубляет ситуацию. Чем раньше вы сможете поставить людей в известность, тем лучше они смогут скорректировать свои планы. Большинство людей относятся к этому с пониманием. Даже если это не так, они будут гораздо более понимающими, чем если бы вы сказали им, что пропустите срок после того, как это произошло.