Как писать регламенты, передавать опыт сотрудникам и накапливать знания в компании
Оргполитика — это правила и модели поведения, по которым сотрудники действуют и координируют свою работу для достижения цели компании.
У каждого предпринимателя есть личные цели, ради которых он строит компании и зарабатывает. При этом он берет на себя ответственность и риски, связанные с этим.
Но кроме денег, для предпринимателя также важна и свобода, которая позволит выполнять личные цели. Очень часто компания берет в заложники собственника и все его свободное время. При этом они вынуждены работать больше, но уже не только для себя, но и за людей, которых нанял. Постоянно переделывать, указывать, исправлять и т.д.
В итоге не собственники имеют бизнес, а бизнес собственников.
Компания состоит из людей, и когда говорят “Компания не может выполнить обязательства” или “Компания планирует сделать…”, то по факту этим занимается не “компания”, а конкретные люди.
Поэтому естественно, что в компании появляются сотрудники, которые забирают на себя часть обязательств, помогая этим самым достигать цели и получать свободу в жизни.
Чтобы координировать работу сотрудников, у компании должна быть миссия и цели.
Миссия — это то, что вы несете в рынок. Это может быть “Делать удобную и комфортную обувь” или “Продавать лучшую недвижимость в лучшем городе мира” и т.д. Она отвечает на вопрос “Что мы делаем, что мы несем людям?”
В отличие от миссии, цель отвечает на вопрос “Сколько мы должны этого произвести?”
Если миссия стоматологии - сделать здоровыми зубы людей в районе, то цель - открыть, к примеру, 10 стоматологий и вылечить 500 человек в месяц (в неделю, в день).
И задача каждого члена команды - произвести продукт своей должности для того, чтобы компания могла производить свой конечный продукт.
Поэтому помимо миссии и цели, у каждой компании есть и свой продукт. Он должен быть четко сформулирован.
Продуктом стоматологии может быть быстро и качественно вылеченные зубы.
И у каждого сотрудника есть свой продукт должности, благодаря которым формируется общий продукт компании.
Если вы спросите сотрудников, за что они получают деньги, то ответом будет не затраченное время, знания или опыт, а за конкретный продукт должности.
При найме, оценке людей на продуктивность, одним из ключевых вопросов является “Что было продуктом на вашем последнем месте работы и сколько этого продукта вы производили?” Это единственное, на основании чего можно объективно оценить продуктивность человека.
Если все сотрудники компании произведут свой продукт, то и компания произведет свой.
Мы платим уборщику не за уборку, а за чистый зал. Поэтому продуктом уборщика является чистый зал, продуктом HR-менеджера - подобранный и обученный персонал и т.д.
Продуктом производства является не произведенный товар, а проданный товар.
По итогу компания обменивает произведенный продукт на деньги клиентов.
- Преступный. Взяли деньги и вообще ничего не сделали.
- Нечестный. Продукт делается худшего качества, чем был заказан, а деньги берутся те же.
- Равный. Клиент получает тот продукт, который хотел.
- С превышением. Человек платит 100 рублей, а получает на условные 110.
Такой обмен происходит не только между производителем и клиентом, но и между людьми и компаниями. То же касается и сотрудников компании. Если они производят нечестный или преступный обмен, компания со временем истощится и закроется.
Сколько ресурсов потратила компания, которая полностью произвела автомобиль, только не вставила замок в дверь? 99%
Сколько компания получит денег за такую машину? Нисколько.
Люди не готовы покупать незаконченный продукт.
Если ваш дизайнер просит зарплату за “почти готовый макет”, то он просит зарплату за продукт, которого нету.
Оргструктура
Задача оргструктуры - описать работу людей в команде, которые будут производить продукт своей должности и, по итогу, продукт компании.
По сути оргструктура приводит к реализации целей ваших сотрудников в рамках компании = целей компании = ваших личных целей.
Если рассмотреть каждого сотрудника по отдельности, мы можем заметить, что постоянно какие-то частицы постоянно взаимодействуют с ним. Частицы - это любой товар, сообщение. другой человек - любой элемент, который как-то с ним соприкасается.
Входящие частицы для повара - мука, яйца, оборудование, стажер.
Исходящие частицы - готовый продукт, мусор, испорченный продукт и т.д.
Если вы опишите все частицы, с которыми взаимодействует сотрудник - вы опишите его должность. Имея для каждой частицы инструкцию, человек сможет полноценно с ней взаимодействовать.
- Как выставить счет.
- Как подготовить презентацию.
- Как сделать исходящий звонок.
- Как принять входящий звонок.
- Как отправить исходящее письмо.
- Как ответить на входящее письмо.
- Как получить прайс поставщика и т.д.
Таким образом ваш бизнес представляет собой набор постоянно движущихся частиц. Это могут быть товары, договора, материалы, процессы и т.д.
По факту, наша задача - описать частицы, которые трансформируются компанией и приводят к появлению продукта. Если мы все это сделаем, у нас появится оргполитика.
У вас есть идеальная картина в отношении каждой частицы и в целом компании - идеальное представление о том, как должны обстоять дела.
Но как ваши сотрудники должны представлять себе эту картину? Так, как вы до них эту картину донесли. И это одна из ключевых задач.
Есть идеальная картина, а есть реальность.
Реальность - то, что происходит, что мы можем увидеть и изменить.
Идеальная картина - то, что мы представляли, как оно должно делаться.
По факту, управление - это смещение реальности как можно ближе к состоянию идеальной. Либо мы меняем реальность, либо меняем идеальную картину. Потому что если ожидания и реальность не совпадают, вы испытываете разочарование и обиду.
Чтобы скорректировать реальность, необходимо правильно донести сотрудникам, почему необходимо делать по-другому. Если они не должны опаздывать, объясните, почему это им может мешать.
Также можно корректировать идеальную картину. Если продажники продают хуже, когда их заставляют приходить вовремя, не нужно их заставлять.
Для каждой работы необходимо измерять статистику. Статистику можно применять для абсолютно любой задачи.
Статистика для охранника - количество ограблений. Для него ноль - это хороший показатель.
Статистика для офис-менеджера - это наличие всех необходимых вещей в офисе.
Каждая статистика может восприниматься хорошо или плохо в зависимости от тренда. Хорошая ли статистика для менеджера - продавать на 2,5 млн?
Это зависит от того, на сколько он продавал до этого и статистики других сотрудников.
Любая должность должна иметь статистику. А задача оргполитики - смотреть, что влияет на статистику.
Каждая ситуация либо отклоняет, либо приближает компанию к идеальной картине. Целью оргстатистики является описание этих ситуаций.
После описание идеальной картины, к примеру, производства, вы сможете прийти к руководителю и показать, как это должно выглядеть.
В результате вам не нужно повторять одно и то же новым сотрудникам. У вас есть документ, который описывает ситуацию.
Хорошая оргполитика основана на реальном опыте.
Плохая создана на несуществующих ситуациях и лишь замедляет движение к цели компании.
- Не нужно описывать ситуации, которые никогда не происходят.
- Оргполитика никогда не может быть основана на непроверенных слухах.
- Оргполитика не может работать для маленькой группы без учета интересов компании. Каждый элемент оргполитики должен приближать нас к целям компании.
- Оргполитика не может отвлекать от достижения основной цели.
- Качество оргполитики определяется легкостью ее использования.
Компанию с описанной оргструктурой легче продать, ее капитализация выше.
Цель оргполитики также в том, чтобы любой человек, который с ней ознакомиться мог соответствовать вашей идеальной картине на своей должности.
Все, что не описано в оргполитике - неправда.
Виды документов. необходимые для создания оргполитики:
Это подборка инструктивных писем, которые при последовательном изучении позволяют сотруднику полностью освоить профессию, понять идеальную картину производства своего продукта должностию.
Это форма с точно заданной последовательностью материалов, которые студент должен изучить, и заданий, которые он должен выполнить по порядку, одно за другим, при прохождении курса.
