Что я сделал для автоматизации HR

От запроса "намбы подшаманить бп найма на работу" до выкатки первой итерации.

Авиант Центр Реальной Автоматизации

С Hr Менеджером установили боль (не то чтобы оно сильно напрягало, но лишним не будет..), недоболь собственно в том, что если искать работника на hh.ru все более-менее удобно, но сотрудник он такой - бывает в hh.ru удочку кидаешь два месяца, а ничего поймать не получается, ну или получается, но качество так себе. Ну, что тут поделать, любит наш народ жать кнопки не читая... А бывает по соц-сетям клич кинешь, в специализированных пабликах и вуаля - список кандидатов, только как к этому списку подходить, чтоб кандидаты сквозь пальцы не ускользали? Один в вк пишет, другой на почту, третий в телеграмме личку обрывает, четвертый и пятый в телефон звонят и где вакансию нашли не говорят.

Гипотетически:

Выделенные Цели:

Дать Hr менеджеру удобный инструмент управления, чтобы мыслительный процесс был направлен на подбр кандидата, а не на сбор смыслов с разных источников.
Понимать откуда у конкретного отклика ноги растут - чтоб была ясность, на какие каналы в дальнейшем стоит обращать внимание.
Вести учет обращений, чтоб можно было быстро получить доступ к нужному массиву данных и ничего не забыть. Ейбогу не в экселе же все писать...
Реализовать внутреннее взаимодействия между сотрудниками. Hr нашел, Руководитель направления провел собеседования, помощник задал доп вопросы
Генерить сопроводительные документы.

Как "это" работает сейчас(AS IS):

Как "это" будет работать (TO BE):

Сделаем воронку, сделаем так чтобы Hr менеджер мог создавать анкету в риал тайме ( например если это звонок по телефону) и у менеджера есть возможность заполнить первичные данные самостоятельно.

Будем логировать обращения. Для сбора откликов с разных источников создадим crm формы, заменим ими анкеты гуглформ, в настройках пропишем источник, чтобы в дальнейшем подвергнуть данные анализу и улучшить систему.

Например: размещаем вакансию в фейсбучном паблике "работа для замечательных людей" 3 000р за один пост. Получаем 80 откликов из этих откликов всего один кандидат вылупляется в испытательный срок, а потом соскочил. А сколько было коммуникационной нагрузки?! жуткое дело, больше там размещаться не будем =( Освободим человека от рутинных операций, в рамках бизнес процесса спросим у нужных людей нужные данные, а потом на основе этих данных, сгенерим нужные документы, чтобы человек только скачал, расписался, отсканировал, и загрузил обратно.

Сохраним все важное. дабы ничего в последствии не искать, чтоб можно было получить нужную информацию в любой момент, неважно сколько прошло времени, пусть Битрикс все запомнит.

Обратите внимание, на схеме приложенной выше, много вот таких блоков с человечком в левом верхнем углу. Этот блок показывает, что это действие пользователя.

Схема:

Обратите внимание, блоков с шетсеренкой стало больше. Любой процесс повторяемый более трех раз должен быть автоматизирован.

Посмотрим на "это" в Битриксе

Кандидат заполняет crm форму, в отличие от гуглформы, битриксовая создаст анкету в воронке и зафиксирует источник

Эти данные пригодятся, когда будем назначать собеседование, просто передадим их в задачу автоматически, менеджеру не нужно писать в задаче ничего про кандидата, битрикс сам заполнит шаблон задачи.

Статус воронки "разобраное" для операционной работы hr менеджера. После первичной обработки анкеты, можно спланировать себе дело "на потом" когда придет время это дело сделать - загорится счетчик

Логика воронки линейна, каждый следующий статус предполагает чуть больше данных чем предыдущий, добавляем обязательные поля, на основе данных которыми обрастает анкета, будем запускать инструменты автоматизации.

При перетаскивании карточки нашего кандидата битрикс не пустит нас дальше, пока мы не зафиксируем руководителя отдела который будет проводить собеседование и согласованную дату/время этого события.
Заполняем обязательные поля и жмем сохранить. Битрикс ставит задачу по шаблону, нужные данные подтягиваются в задачу.

Допустим, что кандидатура нашего Теста Тестовича одобрена, его пригласили на портал. Нужно сгенерировать несколько документов. Согласие на обработку персональных данных и Договор.

Просто перетащим анкету на статус "Приглашен на портал" получим еще пару обязательных полей для заполнения, на этот раз форму договора, и аккаунт кандидата на портале, чтобы отправить ему запрос данных, на основании которых будем генерировать документы.

Посмотрим со стороны кандидата

Это задание бизнес процесса в которым мы запрашиваем данные для заполнения документов. Не все могут быстро ориентироваться в документах если дать им пустой шаблон, могу пропустить строку или заполнить что-то не правильно. В задании процесса мы разделяем данные и можем показать подсказки.

После сохранения, даем скачать и подписать документ.
Для этого после генерации документа, создадим публичную ссылку, которую передадим в описание задания

В следующем задании, получаем подписанный экземпляр документа.

Повторяем цикл с договором, в принципе можно отдать весь пакет документов на подпись в одном задании, но двигаясь последовательно мы исключаем путаницу в полях, также выстраиваем фундамент для масштабирования системы.

Например если к первому документу вопросов не возникло, а в случае с договором с чем-то не согласен, запросим комментарий и пустим процесс по ветке для согласования пунктов договора.

Вернемся к анкете

Все что случилось, зафиксировано в истории.

Подписанные кандидатом документы сохранены в отдельных полях