Как я в digital-grow людей на работу принимаю

Мы компания не большая, у нас нет своего HR отдела, у которого всегда припасено пару-тройку потенциальных кандидатов. Часто случается так, что новый юнит в команду нужен "Вчера"

Поиски рабочих рук как правило начинаются через транслирования мессаджа через личные связи. "Привет, у тебя есть толковый {должность}? У нас тут проект {описание проекта}"

Если первый вариант не увенчался успехом, переходим к более сложным историям:

Кидаем клич по всяко-разно пабликам
Размещаем вакансии на досках объявлений
Прибегаем к услугам Hr менеджеров фрилансеров

Где болит:

В случае со специализированными площадками для поиска персонала - все более менее понятно, есть базовые инструменты управления входящим потоком откликов. В случае с публикацией вакансии в пабликах получаем заваленную откликами личку. В случае если к процессу подключен HR менеджер - чуть проще, личка очищена от спама, но по прежнему завалена.

Как будем лечить:

Когда возрастает объем обратной связи, возрастает и коммуникационная нагрузка. Чтобы с этой нагрузкой справляться будем использовать Битрикс24. Для этого выделим основные этапы, пройдя их, кандидат попадет в команду.

Теперь определим список хотелок, для будущей системы:

Хотим чтоб все было наглядно
Хотим фиксировать источник обращения
Хотим фиксировать историю коммуникаций с конкретным кандидатом, записи звонков, заметки, письма, вот это вот все...
Хотим чтобы оформление документов было проще
Хотим чтобы были напоминания о созвонах встречах и тп, чтобы они улетали автоматически и никто ни про кого не забывал "Иван, напоминаю вам, сегодня у нас запланирован созвон по Зум в 15 00"
Хотим создать базу данных, куда будем складывать кандидатов которые не прошли отбор, но к ним имеет смысл вернуться через некоторое время.

Возьмем битрикс 24 и начнем строить

Наглядность

Для наглядности, построим воронку в битриксе, статусами воронки отметим ключевые этапы проходя по которым кандидат становится работником.

Источники

Когда отклик будет попадать на статус не разобранное - система будет добавлять пометку откуда этот кандидат к нам пришел, через некоторое время сможем получить статистику о том сколько откликов мы получили с конкретного канала и сколько из них конвертировались в рабочий юнит.
Для фиксирования источников будем использовать сквозную аналитику в Битрикс24, для каждого канала создаем отдельный источник

Источникам можно добавлять телефонные номера и почтовые ящики когда кандидат обратиться (напишет или позвонит) на привязанные к источнику контакты - Битрикс это поймет и зафиксирует источник в его карточке. В случае с формами - механизм тот же только источником привязки будет crm форма (онлайн анкета)

Для того чтобы это работало нужно содать саму форму, источник, и сделать ссылку вида:

{ccылка на нашу форму}/?utm_source={метка из б24} Например вот наша ссылка для анкеты разработчика БУС / Б24 с источником jobtg мы будем публиковать ее в телеграме. https://bitrix24public.com/digital-grow.bitrix24.ru/form/68/hlwpf9/?utm_source=jobtg при заполнении такой формы, битрикс поставит пометку

следовательно если публиковать будем в вк / фб или гдето еще, в источник utm_source= будем вставлять соответствующую метку.

Фиксировать историю коммуникаций с конкретным кандидатом, записи звонков, заметки, письма, вот это вот все...

Все общение по конкртеной карточке, остается внутри карточки, автоматически прикрпляются события (задачи / встречи / звонки / письма, итп)
Также можно оставлять комментарии.

Хотим чтобы оформление документов было проще

Когда доходим до испытатльного срока, в обязательном порядке подписываем соглашение о неразглашении. Для этого приглашаем кандидата на портал и запускаем бизнес процесс генерации NDA

в итоге, все заполнено, все документы созданы и подписаны, у кандидата начинается испытательный срок, а у нас все нужные документы доступны по одному клику.

Хотим чтобы были напоминания о созвонах встречах и тп, чтобы они улетали автоматически и никто ни про кого не забывал "Иван, напоминаю вам, сегодня у нас запланирован созвон по Зум в 15 00"

Для этого настроим роботов, они будут отправлять напоминания участникам встреч, также настроим для них условия отработки, так как формат встречи может быть офлайн (приходит к нам в офис) а может быть созвон по скайпу, зуму и тп. Для разных событий настроим разные шаблоны.

Чтобы можно вписать условия, создадим пользовательские поля, одно поле для даты и времени, другое для формата встречи

Пример:

Этот робот будет отправлять смс кандидату за 20 минут до запланированного созвона.

В случае если формат собеседования = офлайн, отправим кандидату смску за сутки до назначенной даты, и еще одну за 3 часа до назначенного времени, в содержание прикрепим точный адрес встречи.

Помимо смсок можно подключить роботов для:
- Отправки писем
- Отправки уведомений в Вотсап, Телеграм, Фэйсбук, Вк...
- Информационных звонков (звонят и говорят текст по шаблону робоголосом)

Хотим создать базу данных, куда будем складывать кандидатов которые не прошли отбор, но к ним имеет смысл вернуться через некоторое время

В воронке делаем отдельный статус "В резерв"

На этом статусе настраиваем робота, который пойдет в карточку контакта и поставит в ней пометку о том что кандидат в резерве.

Если надо посмотреть всех кто сейчас в резерве, это можно сделать в контактах, ставим фильтр, и список контактов покажет только тех кто в резерве.