Как выбрать ассистента для предпринимателя или как человеку придти довольно быстро к бизнесу?
Бизнес-ассистент — это личный сотрудник владельца компании.
Это человек, который подчиняется собственнику
получает зарплату лично от собственника
защищает интересы владельца компании, а не интересы команды
После прочтения и применения знаний в этой статье вы точно сможете найти себе личного ассистента, а кто может себе позволить, то сразу двух - личного ассистента и бизнес ассистента.
Это позволит вам освободить до 80% времени и посвятить его более приоритетным задачам ведущим к росту компании.
А тот кто ищет варианты, как научиться бизнесу, то один из неплохих путей в развитии - это стать бизнес ассистентом у сильного предпринимателя.
Почему бизнесменам и экспертам необходим личный ассистент?
Многим предпринимателям знакома такая проблема: вы хотите
вывести свой бизнес на новый уровень и для этого нужно решать
стратегические задачи, но все ваше время уже занято и просто
работать больше уже не получится.
При этом до 80% своего рабочего времени предприниматели часто
тратят на решение рутинных задач: звонки, ответы в мессенджерах, проверку почты, составление договоров.Такие задачи не ведут к кратному росту
компании, но требуют много внимания собственника.
Решить проблему поможет личный ассистент! Вы можете обучить его
и делегировать ему решение повторяющихся задач. Таким образом,
вы освободите себе время на достижение стратегических целей.
Ключевые навыки бизнес-ассистента
Бизнес-ассистентство – динамичная и многофункциональная сфера, и точные обязанности и направление работы могут определяться текущим руководителем или меняться в зависимости от приоритетов или проектов.
Однако есть hard-skills, которыми необходимо владеть ассистенту любого уровня:
- Управление временем: навык эффективно планировать и организовывать свое рабочее время, приоритеты и сроки выполнения задач.
- Общая грамотность: способность четко и ясно выражать свои мысли как в письменной, так и в устной форме.
- Организационные навыки: навык структурировать информацию, вести документацию, управлять файлами и деловой перепиской.
- Техническая грамотность: навык работы с различными программами и инструментами: электронная почта, облачные сервисы и другие.
- Аналитические навыки: навык анализировать данные, проводить исследования, составлять отчеты и представлять информацию в понятной форме.
- Организация встреч и мероприятий: навык планировать и координировать встречи, включая бронирование помещений, подготовку материалов и организацию логистики.
- Мультизадачность: навык эффективно выполнять несколько задач одновременно и переключаться между ними без потери качества и сроков выполнения.
Soft-skills для ассистента не менее важны:
- Коммуникативные навыки: умение выстраивать долгосрочные отношения с коллегами, руководством или клиентами, а также умение доносить свои мысли, отстаивать интересы и вести переговоры.
- Гибкость и адаптивность: способность приспосабливаться к изменениям, быстро адаптироваться к новым ситуациям и работать в динамичной среде с постоянно меняющимися задачами.
- Командная работа: умение работать в команде, находить подход к разным людям, работать на общие цели.
- Системность: навык, позволяющий структурировать большой объем информации или зафиксировать процесс.
- Лидерские навыки: отсутствие страха перед ответственностью, способность принимать решения и вдохновлять других, инициативность.
- Гибкое мышление: способность искать новые и нетипичные способы решения проблем и достижения целей.
Виды ассистентов и их задачи
В сфере ассистентства существуют различные типы ассистентов, каждый из которых выполняет определенные задачи. Несмотря на некоторые номинальные различия, разделение на эти позиции не всегда жесткое, так как сама сфера работы бизнес-ассистента неструктурирована.
Секретарь часто отвечает за работу в рамках одной приемной. Его обязанности включают приветствие посетителей, организацию деятельности приемной (включая административно-хозяйственные задачи) , принятие входящих звонков и контроль документооборота.
Личный ассистент оказывает поддержку в личных вопросах. Это включает организацию путешествий, бронирование билетов и отелей, планирование досуга для руководителя и его семьи, управление расписанием и календарем, а также организацию мероприятий и встреч. Личный ассистент обычно работает напрямую с руководителем или его семьей, а не с командой или компанией.
Бизнес-ассистент более глубоко погружен в суть и цели бизнеса своего руководителя. Он управляет проектами и продуктами, ведет их от идеи до реализации, работает с метриками и аналитикой, а также самостоятельно исследует и собирает информацию из открытых источников для подготовки анализа. Бизнес-ассистент чаще всего работает в тесном сотрудничестве с командой руководителя над проектами.
Ассистенты на рынке труда: какие пути развития дальше?
Для ассистентов существует два основных сценария развития карьеры.
Первый сценарий предполагает вертикальный рост в области бизнес-ассистирования. Этот путь представляет собой линейную карьерную траекторию, где ассистент постепенно продвигается от должности секретаря или удаленного помощника до правой руки руководителя, подхватывая все больше ответственности и руководящих функций.
Второй сценарий может быть более извилистым. В этом случае ассистент в процессе своей работы обращает внимание на смежные сферы и постепенно полностью переходит в одну из них.
Рассмотрим наиболее распространенные профессии, в которые можно перейти из ассистентства:
Ивент-менеджер. Опыт в организации различных мероприятий, начиная от частных переговоров и заканчивая бизнес-конференциями, позволит ассистенту легко адаптироваться в сфере ивент-менеджмента. Навыки управления временем, координации подрядчиков и поставщиков, а также управления бюджетом мероприятий окажутся весьма полезными при переходе в эту область.
Проджект-менеджер. Ассистенты часто работают с проектами различных форматов. Работа со стейкхолдерами, навыки планирования и приоритезации задач, а также умение решать проблемы и разрешать конфликты делают их прекрасными кандидатами на позиции в области управления проектами.
Бизнес-аналитик. Ассистенты могут рассмотреть возможность перехода в сферу бизнес-аналитики, где требуется анализировать бизнес-процессы, определять требования к системам и предлагать улучшения. Здесь пригодятся их аналитические навыки и опыт работы с данными и информацией.
Маркетолог \ PR-специалист. Ассистенты часто уже имеют опыт в организации маркетинговых мероприятий, продвижении бренда или настройке рекламных объявлений. Эти навыки могут быть применены в реализации маркетинговых стратегий, создании контента и управлении коммуникациями с клиентами и партнерами.
HR-менеджер. Ассистенты активно работают с командой руководителя, участвуют в процессах подбора и адаптации сотрудников, а также в управлении HR-проектами. Их навыки в управлении конфликтами и поддержке операционных процессов могут быть полезными при переходе в сферу управления персоналом.
Предпринимательство. Иногда ассистенты устают от работы на проектах руководителя, и тогда логичным шагом для них может стать создание собственного бизнеса. Набравшись опыта под руководством своего босса, они могут успешно запустить собственные проекты, применяя свои навыки в управлении продуктами и управлении бизнесом.
Бизнес-девелопер. Благодаря своим навыкам работы с клиентами, ассистенты могут успешно перейти в область бизнес-девелопмента. Их опыт в поиске новых бизнес-возможностей, проведении исследований рынка, ведении переговоров, и анализе данных может быть ценным при привлечении новых клиентов, разработке стратегий роста и установлении партнерскими отношениями.
Давайте более подробно разберем, какие задачи можно делегировать личному ассистенту:
1) Оптимизация расписания. Ассистент на основе ваших
приоритетов составит ваш график так, чтобы все встречи были
проведены и ничего не «выпало» из расписания.
2) Поиск необходимой информации. Ассистенту можно поручить
поиск любой информации, которую он структурирует и передаст
руководителю в удобном виде.
3) Трекинг задач других сотрудников. Ассистент может
контролировать выполнение плана сотрудниками компании,
отслеживать задачи, которые они выполняют, и информировать об
этом руководителя.
4) Напоминание о важных событиях. Благодаря личному ассистенту
вы никогда не забудете поздравить с днем рождения своих родных и
близких, не пропустите интересные мероприятия и всегда будете в
курсе важных событий.
Но и тут конечно же возникает вопрос как выбрать
Чек-лист по подбору ассистента
- Определены задачи для делегирования личному и бизнес ассистенту
- Сформулированы критерии, по которым вы будете отбирать личного ассистента
- Составлен текст вакансии для поиска сотрудника
- Создана и настроена Google-форма для приёма
заявок от кандидатов - Выбраны площадки и размещены вакансии
- Написан текст тестового задания ( Примечание: тестовое задание позволит оценить, насколько
быстро и качественно кандидат может выполнить поручения.
При составлении тестового задания важно сформулировать
реальную задачу, которую кандидат будет решать в ходе
исполнения своих обязанностей.
Желательно, чтобы выполнение тестового задания занимало
от 15 минут до 2 часов.) - Тестовое задание выслано кандидатам ( Примечание: важно проконтролировать, чтобы все кандидаты
получили тестовое задание, и в случае необходимости
исправить технические неполадки) - Проверены выполненные тестовые задания и
отобраны лучшие кандидаты ( - Проведены собеседования с лучшими кандидатами и
выбран 1 человека на должность личного ассистента ( Примечание: чтобы сделать правильный выбор сотрудников в
свою компанию, рекомендуем посмотреть видео «10 ошибок
при найме сотрудников» ) - Определены условия работы нового сотрудника: его заработная плата и KPI ( Примечание: при расчете заработной платы мы рекомендуем
ориентироваться на среднерыночное значение. Вы можете
назначить ассистенту фиксированную заработную плату, либо
сделать фиксированной только окладную часть и добавить %
за выполнение ключевых показателей)
Список площадок для размещения вакансий:
Также в любых телеграмм каналах по работе.
Подборка из 7 онлайн сервисов удаленных личных помощников и бизнес-ассистентов
Возможно в ходе поиска личного ассистента вы столкнулись со
следующими ситуациями:
1) В вашем городе нет подходящих кандидатов на должность;
2) У вас ограничено время на поиск кандидата, нужен срочно
личный ассистент на время работы в проекте;
3) У вас пока не полная загрузка, нужен личный ассистент на
пару часов в месяц.
В таком случае вы можете воспользоваться специальными
сервисами, которые предоставляют услуги удаленных личных и
бизнес ассистентов. C условиями работы сервисов вы можете
ознакомиться в нашей подборке:
С помощью подробной статьи, который мы разобрали, вы сможете найти
подходящего для себя бизнес и личного ассистента. Если же у вас возникли с
этим сложности, вы можете воспользоваться одним из
предложенных сервисов и найти помощника там.
Наняв себе личного ассистента, вы сможете создать «копию себя» и
делегировать ему рутинные задачи, а свое время сфокусировать на
стратегически важных вопросах.