Статистика и отчёт по продажам. Как понимать и на что обращать внимание. 

В начале развития бизнеса не многие составляют структуру, регламенты элементарных процессов таких как: бухгалтерия, продажи, маркетинг, поиск персонала, юридические процессы и документы, у кого-то еще производство.

На самом деле, это очень важный пункт, точнее скелет вашего продукта/услуги.

Структура каждого проекта может быть совершенно разной - какую придумаете вы, но есть основные специализации, единицы, которые неизменны, даже если они на аутсорсе или фрилансеры - в структуре должно быть отображена роль.

Разрабатывая структуру мы прописываем все регламенты и отчеты, которые будут помогать контролировать весь процесс и координировать сотрудников.

Нас интересует отдел продаж.

Как и во всех случаях нет единого формата отчета продаж для продуктов/услуг. Для маркетплейсов это будет один формат отчетности, в розничных магазинах другой, для услуг b2b и/или b2c третий и так далее.

Рассмотрим на примере инфобизнеса. Шаги, которые важно выделить при составлении плана продаж.

1) определить воронку продаж

2) какие показатели будут показательными

3) составить таблицу ежедневной отчетности для менеджеров

4) сделать таблицу управляющего с дашбордами/графиками.

5) для управляющего заложить прирост по продажам на 10-15% в месяц

6) рассчитать количество сотрудников при увеличении плана, чтобы не было просадок в клиентском сервисе и не пришлось откатываться назад месяца на два.

В вашем отчете по продажам должен быть план и факт. Любой отчет делается исходя из плана! Нельзя, чтобы менеджеры работали без видимого плана, так не только вы видите их эффективность, но и они.

В отчете менеджеров должен стоять план на месяц, план на неделю, план на день. Если план на день не сделан, но сумма раскидывается на оставшиеся дни. Ставьте план исходя из платежеспособности клиентов, обычно клиенты юр. лица хорошо оплачивают счета до дня зарплат, по дням это вторник и четверг (график бухгалтерии по оплате счетов), и период с 25 по 29. (Так вышло на моей практике)

При завершении недели скрывайте лишние строки, оставляя результат на месяц накопительным итогом и результаты итоговые за неделю. Так вы будете понимать на срезе середины месяца выполнен ли будет план или нет.

Для работы с отчетом для себя определите. будете ли вы считать именно в этот отчете "количество лидов" вместе с нецелевыми (и в целом дайте четкое понятие нецелевого для вашей компании лида, чтобы у менеджера была душа спокойна при отказе и сбросе клиента в неликвид без трясучки)

Помните, что определяя показатели для отслеживания статистики по отчету и в целом ключевые показатели - вы определяете KPI ваших сотрудников. Да, да - они связаны именно с этим. Будь то конверсия в сделку/продажу или количество полученных денег. А вот качественный лид или не качественный - это KPI маркетинга и тут надо быть аккуратным, когда выбираете где будете отображать количество некачественных лидов и какой это % от общего количества, которое обрабатывает менеджер по продажам (или колл-центр).

% некачественных лидов может испортить показатели отдела продаж и увеличить ваши затраты на маркетинг, если вы будете видеть в отчете только количество качественных лидов и их будет не то количество, как в плане, вы будете давить на отдел маркетинга и вливать деньги туда, а проблема будет как раз в том, что маркетинг потерялся и льет рекламу не на вашу ЦА или ваш продукт почему-то оказался вне рынка.

• начните с определения целевого и нецелевого лида, отображайте % не целевых в разрезе НЕДЕЛИ, если будете отображать каждый день- менеджеры вам спасибо не скажу, а если раз в месяц- вы рискуете упустить план
• введите средний чек продажи (это вам поможет для планирования плана на следующий год)
• делайте декомпозицию по дням/неделям/месяцам. Для менеджеров каждый месяц должен быть отдельным, а не простыней для отмотки за прошлые периоды), скрывайте прошедшие недели, оставляя итог недели и подсвечивайте красным,если план не был выполнен
• составляете декомпозицию по получению оплат (суммы) исходя из графика опалат ваших клиентов. Проанализируйте в какие дни идет большая часть сумм и на основе этого распределяете еженедельный план.
• сделайте дашборд или график выполнения плана на неделю и месяц для менеджеров - это будет их мотивировать.
• не завышайте план на супер квантовый скачок- ваши сотрудники не будут готовы,если у вас этого не запланировано и если нет достаточно квалифицированного штата сотрудников для исполнения. Либо делайте планомерный прирост по 10-15% в месяц, либо спрогнозируйте момент где вам необходимо будет добрать и обучить сотрудников (как минимум - 1 месяц к предполагаемой дате, а лучше - 2 месяца для адаптации).
• ведите ежегодный отчет и сравнивайте прирост относительно прошлого года. Если не готовы расти с 5 до 20 млн в год, ставьте меньше % прироста в месяц, но он должен быть, нельзя делать одну и ту же сумму из месяца в месяц. Мир меняется - не бойтесь меняться тоже.

Если у вас есть вопросы и необходимость разработки точного плана продаж, хотите научиться самостоятельного его прогнозировать и составлять, научиться планировать. Обращайтесь, я обязательно научу вас этому или проведу аудит ваших отчетов и обозначу точки изменений.