Как повысить эффективность сотрудников, не меняя условия работы

Даже самые успешные команды время от времени сталкиваются со сложностями, которые негативно влияют на продуктивность. Бесполезные совещания, горы непрочитанных писем, отсутствие общения с коллегами в рамках совместных проектов — эти и другие проблемы препятствуют продуктивной деятельности.

Если хотите повысить качество и скорость работы коллектива, предлагаем воспользоваться опытом нашей компании. Мы составили руководство из 7 полезных советов. Применив их на практике, вы не только получите продуктивную командную работу, но и научитесь эффективному управлению проектами.

1. Откажитесь от постоянных совещаний

Знаменитый публицист Дэйв Берри однажды сказал фразу, суть которой сводится к тому, что совещания не позволяют и даже мешают людям раскрыть свой потенциал.

Частичный отказ от совещаний — самый легкий метод повышения эффективности труда. Тут стоит сразу сказать, что не все совещания плохи. Они могут стать полезными в том случае, когда есть четкий перечень вопросов, приглашены только нужные люди и всем есть что сказать по сути встречи. Чаще всего ситуация обратная.

Когда нет конкретного плана и организуется бесцельное получасовое собрание, сотрудники расходуют драгоценное время, которое они могли бы потратить на выполнение текущих задач. По результатам исследования с участием 200 топ-менеджеров из разных областей, только 17% отметили, что в их компании в целом на встречах рабочее время используется продуктивно.

Часто руководители собирают совещание просто потому, что привыкли так делать. Но иногда можно донести информацию другим способом. Например, разослать персоналу электронные письма или сообщения в мессенджеры.

Следовательно, перед тем, как собрать совещание, стоит удостовериться, что оно действительно будет нужно.

2. Увеличьте пользу от совещаний

Есть действительно важные и нужные встречи, которые принесут хорошие результаты. Вот несколько советов о том, как сделать совещания более полезными:

• Подготовьте заранее план проведения совещания и круг вопросов, которые будут обсуждаться. Поделитесь темой с остальными участниками. У каждого собрания должна быть цель. Все остальные проблемы не должны мешать и уводить разговор в сторону. Все должны понимать, о чем будет идти речь. Стоит заранее ознакомить коллектив с содержанием встречи и дополнительными материалами.
• Совещание должно проходить по заранее определенным правилам. Это может быть личное собрание или виртуальное, но стандарты должны быть едиными. Надо ли включать видеосвязь, где должны находиться ноутбуки, кто первым выступает, — введите определенный порядок действий и расскажите о нем всем.
• Делайте записи. Можно выбрать сотрудника, который будет вести протокол. Важно записывать все поручения, сроки выполнения и ответственных. Лучше делать это сразу в электронном формате. Бумага, конечно, все стерпит, но ее легко потерять.
• Спрашивайте мнение коллег. Узнайте, насколько им нужны эти встречи. Если окажется, что совещания отвлекают и не приносят пользы, можно заменить их обменом информацией в электронном виде. Например, отчет о статусе проекта вполне можно разослать всем заинтересованным на почту.

3. Расставляйте приоритеты

Ежедневно персонал выполняет множество различных задач и проектов. Все они важные и срочные, так с чего же стоит начать? Какому проекту уделить больше внимания и времени?

Конечно, всегда есть определенные задачи, которые важнее прочих. Для слаженной работы коллектива важно ответить на вопрос, как конкретная задача влияет на основные цели предприятия. Исходя из этого можно расставлять приоритеты. Лучше реализовывать все постепенно: сначала краткосрочные цели, а потом и долгосрочные, которые логично выстраиваются на базе первых. Те задачи, которые не имеют связи с глобальными целями организации, возможно, не стоит и выполнять.

Еще одно — сотрудник, в свою очередь, должен хорошо понимать, как задача, которую ему поручили, связана с целями компании. Благодаря этому он будет более мотивирован.

4. Избавляйтесь от задач с низким приоритетом

Согласно последним исследованиям, 85% сотрудников чрезмерно загружены работой. 42 % опрошенных заявляют о том, что из-за большого количества работы в коллективе плохой психологический климат.

Оцените общую картину и определите важные и второстепенные задачи:

• задание, не связанное с глобальной целью организации или отдела, можно удалить;
• в первую очередь выполните наиболее важные дела, к остальным можно будет вернуться позже;
• если у работника в плане стоят два срочных важных задания, передайте одно из них более свободному сотруднику (для некоторых ситуаций можно даже нанять штат удаленных сотрудников);
• если есть задача, которую нельзя делегировать, не выполнить или отложить, то решите ее как можно быстрее: не проводите совещание по этой задаче, работайте лучше над более важными делами по проекту.

Как управлять загрузкой команды?

Процесс управления основан на том, чтобы эффективно распределить нагрузку внутри коллектива. Для начала стоит выяснить объем работы и определить производительность каждого отдела. Есть специальные сервисы для отслеживания уровня загрузки, где вы можете видеть степень занятости каждого члена коллектива. Например, ИНСАЙДЕР. Система мониторинга показывает аналитику по группам, отделам и выбранным сотрудникам.

Далее составляем перечень дел и задач, и распределяем среди коллег с учетом общей производительности команды. Сведения, которые собирает ИНСАЙДЕР помогут оперативно контролировать и перераспределять нагрузку в случае необходимости.

Согласно нашему опыту (это также подтверждает ряд зарубежных исследований), за пять рабочих дней можно выполнить не более трех глобальных задач. Поэтому начните неделю с того, чтобы выявить их. Первая — основная стратегическая. Вторая — немного легче, чтобы ее несложно было завершить раньше. Третья — для поддержания текущей деятельности.

5. Принимайте во внимание сильные стороны сотрудников при постановке задач

Двух одинаковых людей не бывает. К каждому нужно искать подход. Каждый имеет свои сильные и слабые стороны, а также разный опыт. Один склонен к тщательному составлению отчетов, другой будет всячески избегать этого монотонного труда. Эти качества и делают людей ценными для коллектива.

Выясните, кто из членов коллектива лучше остальных выполняет те или иные виды деятельности. Поручая людям делать то, что им нравится, можно оптимизировать работу над проектом. Ведь любимую работу человек всегда выполняет качественнее и быстрее.

6. Определите план работы команды перед началом проекта

Необходимо разработать схему действий: что, когда и кто именно будет делать. Четкий план избавит от необходимости импровизировать на ходу.

Каждый проект должен иметь план реализации. Это необходимо для определения сроков, которые отводятся на каждый этап. Каждый сотрудник будет знать: за что он отвечает, что уже сделано, над чем идет работа в данный момент.

План проекта может выглядеть примерно так:

• Цель;
• Оценка успеха;
• Кто участвует и за что отвечает;
• Бюджет;
• Этапы и результаты;
• Время выполнения и графики.

Далее все проекты необходимо объединить в одну программу. Это способствует эффективному распределению времени коллектива. Например, мы пользуемся Битрикс24, чтобы ничего не потерять.

7. Установите для каждого канала обмена информацией свое назначение

В любом офисе есть множество средств коммуникации, но эффект они приносят только тогда, когда персонал знает, в каких ситуациях и чем пользоваться. Иногда в распоряжении работников имеется 10 и более приложений для взаимодействия. Это слишком много: постоянные переключения между программами только утомляют и замедляют поиск информации.

Определите назначение каждого канала. Например, для взаимодействия с клиентами и поставщиками удобно использовать электронную почту(основной канал), для обсуждения рабочих задач с коллегами — мессенджеры. Для постановки задач можно использовать Битрикс24.

Как определить, что используется слишком много инструментов?

Если функцию какого-то приложения успешно выполняет уже имеющаяся программа, то стоит от него отказаться. Инструментов станет меньше, и оставшиеся будут использоваться эффективнее.

Помогите вашей команде стать эффективнее

Повышение продуктивности — это постоянный процесс. Он может показаться сложным, но специальные программы и инструменты помогут не только определить точки роста, но и улучшить показатели каждого сотрудника. После того как руководитель и команда освоят все методики, высокая продуктивность станет неотъемлемой частью рабочего процесса.