Как настроить автоматическую передачу лидов из Gmail в «Битрикс24»?

Время прочтения: ~8 мин

Если вы привлекаете клиентов через интернет, то часть лидов непременно аккумулируется на почте, например, Gmail. Посетитель зарегистрировался на сайте, оформил заказ или оставил корзину, написал сообщение через форму обратной связи, либо просто сделал запрос через контакты. Дальше можно и нужно с этими лидами работать.

Проблема в том, что не все почтовые сервисы умеют передавать заявки в CRM, и менеджеру приходится обрабатывать их вручную. Еще одна ситуация, когда на сайт, созданный с помощью конструктора, приходит заявка или обратный звонок, а штатной интеграции нет, есть только уведомления на email. Возникает закономерный вопрос: как автоматически передать письмо с заказом от клиента или уведомление, например в «Битрикс24»? С ApiX-Drive это просто!

Работа с лидами из Gmail

Итак, у вас есть заказы и обращения в Gmail. Часть потенциальных клиентов необходимо провести по воронке продаж, другим отправить счета на оплату, а с третьими понадобится взаимодействовать позже: отправлять рассылку и пр.

Конечно, можно делать всё вручную, если лидов не много. Но даже в этом случае не исключены ошибки, не трудно запутаться, плюс потребуется время, которое всегда лучше уделить развитию бизнеса. Проще и удобнее делать это в CRM, например, в «Битрикс24», система управления взаимоотношениями с клиентами позволяет автоматизировать много рутинных процессов.

Всё сказанное выше справедливо не только для сферы торговли. С похожими же проблемами сталкиваются фрилансеры, бизнес из сферы услуг, инфобизнесмены и организаторы мероприятий, которые проводят вебинары, мастер-классы и т. д.

В данном материале мы расскажем, как настроить автоматическую передачу лидов из Gmail в Bitrix24, сделав это максимально просто и быстро, без необходимости получения специальных знаний.

Интеграция Gmail с Bitrix24

Чтобы лиды автоматически создавались в «Битрикс24», нужно связать работу этих двух систем по API. Тут помогут либо кодеры, которые сделают индивидуальную интеграцию для вас, или готовый коннектор — сторонний сервис, который выступит связующим звеном, соединив между собой разные системы.

Если вы хотите связать работу этих сервисов быстро, но при этом так, чтобы потом не было проблем с поступлением лидов — лучше воспользоваться онлайн-сервисом ApiX-Drive. Он позволяет сделать интеграцию Gmail и Bitrix24 буквально за 5-10 минут и гораздо дешевле, чем стоят услуги программистов и последующая поддержка.

Как связать Gmail и Bitrix24 для автоматического поступления лидов

Чтобы настроить связь, необходимо зарегистрироваться на официальном сайте Apix-Drive, зайти в личный кабинет и нажать «Создать связь».

Выбираем Gmail в качестве источника данных и указываем, на какое действие будет срабатывать робот — «Загрузить новые письма».

Подключаем нужный аккаунт Gmail, в который предварительно нужно выполнить вход. Даем все необходимые разрешения, и вход в аккаунт будет выполнен. Если всё сделано правильно, то ваш аккаунт появится в числе активных в списке под предложением выбрать логин.

Дальше нажимаем «Продолжить» и редактируем настройки. Нужно настроить метки писем, то есть данные, которые будут передаваться в CRM.

Перед нами появляется список категорий по разным критериям – «Входящие», «Спам», письма из социальных сетей, с форумов и т. д. Тут вы сами знаете, откуда и в какую папку к вам поступают лиды. Чаще всего это папка «Входящие», которую мы выберем и в нашем примере.

По умолчанию в «Битрикс24» будут загружаться все письма из выбранной папки. Но «входящими» могут быть не только письма, данные из которых нужны нам для создания лидов, но и многие другие. Чтобы отсечь ненужные, настроим фильтрацию данных. Для этого нажимаем на ссылку «Добавить условие фильтрации».

В поле для фильтрации можно выбрать и настроить любые данные из письма. Для примера исключим нежелательные адреса. Выбираем фильтр From и операцию «Не равно». Дальше появится поле, в которое необходимо добавить адрес, который вы хотите исключить. Нажимая на ссылку «Добавить условие «И»», можно добавлять любое количество адресов.

Логика такая: когда в поле «От кого» будет информация, которая соответствует (равна) указанному email, такое сообщение не будет поступать в CRM.

При необходимости можно сделать и прямо противоположное действие – указать только один адрес, письма с которого и будут служить основой для лидов. Все остальные входящие же будут игнорироваться.

Еще один пример. Допустим, нам нужно исключить все письма, которые приходят без темы. Выбираем поле «Subject», операция — «Не пустое». Теперь письма с незаполненной темой не будут передаваться в «Битрикс24».

Возможности фильтрации ApiX-Drive и настройки очень гибкие. Они позволяют реализовывать практически любые потребности по передаче данных.

На этом настройка источника данных завершена. Займемся приемом.

Выбираем «Битрикс24» и нажимаем «Продолжить».

В выпадающем списке нам нужен пункт «Отправка лидов».

Теперь подключаем аккаунт «Битрикс24». Сначала авторизируйтесь в этой системе. Чтобы настроить связь, сначала нужно установить в аккаунт приложение ApiX-Drive. Для этого полностью разверните боковое меню «Битрикс24», кликнув на пункт «Еще» и затем выберите «Приложения».

Найдите приложение ApiX-Drive. Проще всего это сделать, воспользовавшись строкой поиска.

Для установки нажмите сначала «Просмотреть», потом — «Установить». Соглашаемся и ставим все галочки.

Приложение устанавливается за одну секунду, после чего можно вернуться к настройкам интеграции. Выберите тип установки Bitrix24, который вы используете, страну регистрации и домен портала. Скопируйте строку браузера из вашего профиля в аккаунте «Битрикс24» (адрес вашего персонального «Битрикс24») и нажмите «Подключить».

Выберите подключенный аккаунт в списке.

Осталось настроить связь полей Gmail с полями в Битрикс 24.

Выберите, в какую категорию «Битрикс24» будут попадать письма из Gmail, например, «Не обработан», чтобы менеджеры его не пропустили. Можно присвоить лиду название и сразу назначить ответственного, которому эти данные будут передаваться.

Ниже вы видите поля «Битрикс24», в которые будут поступать данные из Gmail. Тут можно выбрать, какие данные вы хотите получать, чтобы они автоматически загружались в Bitrix24. Кликните параметр, и он назначится в поле «Битрикса». Можно использовать не только переменные Gmail, но и прописывать вручную.

Данные можно комбинировать между собой, дописывать в нужное поле текст или добавлять дополнительные параметры. После того, как вы заполнили настройки, можно отправить в «Битрикс24» тестовые данные по одному из лидов с помощью кнопки «Загрузить тестовые данные в Bitrix24». Если всё отображается так как нужно, можно завершить настройку, или нажать «Редактировать», вернуться на шаг назад, чтобы отредактировать данные.

Подробнее ознакомиться с настройкой Bitrix24 в качестве системы приема данных можно в инструкции ApiX-Drive, там вы можете прочитать еще больше полезных советов по редактированию настроек и передаче разных групп данных.

На этом связь Bitrix и Gmail настроена, осталось только включить автообновления. По умолчанию интервал составляет 10 минут.

Что дальше?

Как видите, всё очень просто! То, что раньше было настоящей головной болью для владельцев бизнесов, сегодня решается за считанные минуты, причём без каких-либо сложностей.

А ведь только «Битрикс24» и Gmail дело не ограничивается. Онлайн коннектор-приложений предлагает 200+ различных интеграций между всевозможными популярными системами. Хотите наладить передачу лидов из Facebook? Без проблем! Нужно обеспечить отправку данных из Google Sheets в Telegram? Решается в несколько кликов!

Благодаря ApiX-Drive, владельцы бизнесов самых разных масштабов и сфер деятельности смогут упростить множество рутинных действий, не прибегая для этого к дорогостоящим услугам сторонних разработчиков.

Попробуйте прямо сейчас, вы будете удивлены, насколько всё просто!