Подвижная недвижимость. Как меняется подход крупных компаний к организации офисов
Концепция классических офисных пространств претерпевает изменения: на смену стандартным площадям, где сотрудники работают ежедневно, приходят так называемые гибкие офисы — офисы, пользоваться которыми можно время от времени.
Можно выделить несколько основных форматов гибких офисов:
Управляемый офис. 40— 300 человек; все помещения, включая кладовые и конференц-залы подчинены одной компании-оператору. По сути, это гибкий офис, находящийся под внешним управлением одной компании-оператора — тот, в свою очередь, делит пространство между несколькими корпорациями, не допуская пребывания в нём физлиц.
Частично занятый офис. Сдача в аренду части помещений с сохранением стабильной части под собственный офис. Так недавно поступили EY (до ребрендинга Ernst & Young), договорившись о субаренде с сетью сервисных офисов Space 1. Оператор взял на себя управление почти 5000 м² в офисном центре «Аврора бизнес парк», которые арендованы EY. Для EY это способ сэкономить на неиспользуемых площадях, при этом сохранив за собой офис в данной локации, и потенциальная возможность при необходимости разместить собственных сотрудников (может быть актуально по окончании пандемии и режима удалённой работы).
Диджитал кампус. Полное отсутствие центрального офиса, которое восполняется возможностью обратиться к оператору гибких офисов и получить рабочее место прямо сейчас и только на сегодня в рамках договора, заключённого между оператором гибких офисов и компанией-работодателем. Подходит для тех компаний, большинство сотрудников которых работают на удалёнке, но время от времени нуждаются в переговорной комнате или в использовании оргтехники.
Офисная сеть. Небольшой центральный офис и несколько гибких офисов, размещённых по разным районам города — менее дорогих (именно так выглядит один из самых свежих форматов — hubs & club, о котором мы расскажем отдельно). Везде при этом одинаковое качество офиса (отделка и наполнение) и одинаковый менеджмент, поскольку всеми офисами руководит один и тот же оператор гибких офисов. Подходит для больших европейских городов. Так, например, у Colliers есть центральный офис в Амстердаме и несколько дополнительных офисов, расположенных на расстоянии 40 минут езды от него.
Именно подход hubs & club становится одним из наиболее популярных в организации офисного пространства в последнее время. Почему?
По данным аналитиков Colliers International, в середине 2020 года в Москве работало 82 гибких офиса. При этом на офисном рынке Москвы и Санкт-Петербурга гибкие офисы сейчас занимают около 3%. Средняя стоимость одного рабочего места в месяц составляет 463 евро. В цену входит использование ресепшена, переговорных комнат и всей офисной оргтехники, кроме личного компьютера.
Компания IWG выявила, что по сравнению с первым кварталом 2019 года в первом квартале 2020 года на территории EMEA рост спроса на гибкие офисы, количество рабочих мест в которых выше 50, составил 35%.
В числе первопроходцев использования офисов такого формата в России — аудиторы (Deloitte, PwC, McKinsey), которые последние несколько лет рассматривали варианты уменьшения своего присутствия в центральных районах Москвы (например, на «Белорусской»), где арендные ставки очень высокие, а рабочие места при этом не используются постоянно.
В целом к формату hubs & club располагают именно крупные города. В Москве в этом смысле наиболее популярные для hubs & club районы ЗАО, СЗАО и ЮЗАО. Много подходящих площадей рядом с «Динамо» и в непосредственной близости от Москва-Сити, где со временем, возможно, появится целый кластер гибких офисов. А вот восток и юго-восток Москвы пока подходят для такой системы меньше.
Всем ли подходят такие офисы?
Мы провели очень много опросов, чтобы прояснить для себя этот момент, и поняли, что такой формат однозначно не подходит молодым быстрорастущим организациям, где процессы работы пока не отлажены и сотрудникам лучше не разделяться пока по периферийным локациям, а работать вместе. Не зря американские венчурные фонды не инвестируют в компании, у которых нет своего большого офиса: если люди работают над проектом, они должны делать это под одной крышей до тех пор, пока проект не станет чем-то цельным, крепким и устоявшимся.
Кроме самой идеи, принципиальных отличий у hubs & club по отношению к обычным офисам нет: во многом особенности зависят не от формата, а от специфики бизнеса самой компании-арендатора. Одним нужна развитая инфраструктура, другие особенно требовательны к инженерным коммуникациям, третьим важно, чтобы офис был доступен круглосуточно (а такой режим допускается не везде), а четвёртым (например, ИТ-специалистам) необходимо достаточное количество воздуха для корректной работы техники.
Ну и, конечно, стоит учитывать настрой каждой отдельной команды относительно работы в удалённом (или частично удалённом) режиме. Примерно половина опрошенных нами офисных сотрудников из Европы говорят, что им для работы в офисе надо 2—3 дня. Остальное время они хотели бы работать из дома. В этом случае большие площади компаниям арендовать нерентабельно, даже если те находятся на периферии. Что касается российских реалий, то 72% российских респондентов отметили нехватку общения с коллегами, причём в первую очередь по рабочим вопросам, несмотря на то что 85% в целом ощущают связь со своей командой, а более трети регулярно общаются с коллегами по видеосвязи.
Финансовые показатели
В 2005—2008 годах ставки аренды стали стремительно расти, и многие компании начали перебираться в более отдалённые от центра районы. Следующий подобный тренд возник в 2012 году. И сейчас вновь компании пересматривают свой подход к офисной недвижимости и пытаются сэкономить (ремонт арендованного типичного офиса класса А в офисном здании в Москве выйдет примерно в 800—1200 долларов за квадратный метр (это большие траты, работа в офисе под управлением оператора экономнее). В качестве примера можно привести те FMCG-компании, которые разделяют свои бизнес-функции (клиентские и вспомогательные). В Москве такие компании могут иметь главный офис, например, в Хамовниках, а бэк-офис в Лефортово — разница в стоимости содержания офисов может в таком случае составлять 3:1.
По сравнению с обычными офисами, в офисах hubs & club меньше свободного пространства и больше рабочих мест — людей в итоге помещается больше, а это экономия. Но учитывая, что сейчас введён особый режим (с обязательным дистанцированием и законодательной возможностью работать из дома), этот момент удалось сбалансировать — даже гибкие офисы сейчас заполнены не на 100%.
Стоимость содержания офиса hubs & сlub, арендованного под ключ от провайдера гибких пространств (flex-операторов), несколько дороже, чем стоимость обычного офиса, но поскольку арендатору не приходится оплачивать отделку и мебель, окупаемость офиса hubs & club фактически моментальная. При этом арендуя гибкий офис даже у крупных flex-операторов, работодатель фактически платит за конкретные рабочие места, а не за площадь всего помещения.
Расчёт экономии
Аренда офиса площадью 6000 м² на «Белорусской» (около 600 рабочих мест при посадке в 10 м² на каждого сотрудника) ежегодно может обходиться около 300 млн рублей плюс 20% НДС. Ещё примерно 25 млн рублей составит стоимость содержания офиса. Выходит 385 млн рублей в год, включая НДС. Если компания сократит «население» штаб-квартиры до 240 человек и разместит остальных сотрудников у flex-оператора в разных локациях Москвы, то в год за главный офис ей придётся платить около 154 млн рублей.
В то же время аренда дополнительных 360 рабочих мест в гибком офисе у flex-оператора (2—3 офиса) обойдётся дешевле. Учитывая, что здесь на одного сотрудника будет приходиться в среднем по 7 м², работодателю придётся платить в среднем всего 172,8 млн рублей с НДС ежегодно. И за содержание платить уже не придётся. Таким образом, используя гибкий офис, можно сэкономить около 15% бюджета и не переживать из-за содержания помещения. Аренда гибкого офиса в удалённых от центра районах будет ещё дешевле, а экономия больше.
Востребованность
Мы очень осторожно делаем прогнозы. В Европе спрос на гибкие офисы в последнее время активно развивается: и в Париже, и в Лондоне офисные сотрудники активно пользуются общественным транспортом, а, учитывая, что это большие города, дорога отнимает много времени и сил, создавая при этом дополнительные риски подцепить вирус (в свете пандемии это особенно важно). С 2018—2019 годов количество расположенных в центрах городов офисов, которые занимают flex-операторы, уменьшилось с 50 до 32%. При этом на первый план выходит средний пояс — например, в Москве это зона от ТТК до МЦК (именно здесь в ближайшие годы будет расти количество арендованных flex-операторами офисов).
В 2020 году с заполняемостью рабочих мест стало достаточно сложно у всех операторов, но спрос на этот продукт растёт и будет расти. При этом прибыль пока наращивается не очень активно — большинство инвестирует зарабатываемые деньги в дальнейшее развитие, поэтому прибыльность — это долгосрочная перспектива.
Ситуация с коронавирусом вряд ли решится в ближайшие месяцы, скорее всего, она продлится ещё как минимум год-полтора. А значит, оплачивать крупный офис сейчас невыгодно, лучше снять несколько более мелких. Главное преимущество маленьких офисов — то, что они сдаются уже с отделкой и мебелью, а значит, вкладываться придётся по минимуму.
Ключевые факторы, влияющие на спрос на гибкие офисы
- Манёвренность (когда компания растёт непредсказуемыми темпами и очень динамична в вопросах изменения численности персонала, гибкие офисы гораздо комфортнее отвечают потребностям, не образуя излишеств или дефицита рабочих мест).
- Экономия (использование гибкого офиса снижает капитальные затраты и конкретизирует объём операционных расходов. В долгосрочной перспективе это оптимизирует затраты).
- Управление (за всё рабочее пространство отвечает единственный поставщик-оператор, что обеспечивает внутреннее управление и административную эффективность на более высоком уровне).
- Гибкость для бизнес-решений (гибкие офисы комфортны для динамично развивающихся компаний, практикующих слияния и поглощения, таким образом руководству проще организовать рабочее пространство для изменившегося штата персонала).
- Оперативность в вопросах закупки и доставки канцелярских и прочих офисных расходных товаров.
- Комфорт и безопасность сотрудников (операторы гибкого рабочего пространства обычно предлагают ряд удобств и услуг, которые компании-работодателю сложно предоставить самостоятельно. Таким образом улучшается рабочая среда для сотрудников).