Как я навела порядок в почте раз и навсегда

Вот так выглядят Входящие в моем почтовом ящике. Да, на скриншоте действительно все письма, которые у меня есть. Никаких 10548 непрочитанных сообщений. Папка Входящие должна содержать только актуальное и ничего больше. Всё просто, никакого секрета, расскажу всё по порядку:

С помощью настроенных фильтров все письма от клиентов автоматически получают ярлык Работа/Новое. Им обозначены все письма, которые я не обработала/на которые не ответила/задачи по которым я еще не выполнила. Так я сразу вижу сколько работы у меня впереди, и не буду искать в куче почты то письмо, на которое мне надо сейчас отвечать. Как только письмо отмечено и больше не нужно - отправляется в архив и исчезает из Входящих.
Так же точно с помощью настроенных фильтров письма от клиентов автоматически получают свой ярлык Работа/Клиент 1, Работа/Клиент 2 и т.д. Почему так? Я могу получать от одного заказчика письма с 10 разных почтовых ящиков (от разных сотрудников), но хочу видеть всю переписку с клиентом в одном месте, независимо от того, кто именно это письмо мне отправлял (я банально могу забыть кто именно). Автоматическая фильтрация мне в этом помогает.
Как только я ответила на письмо, я его либо архивирую, либо удаляю, чтобы не захламлять Входящие. Архивирование убирает письмо из входящих, но оставляет его внутри почтового ящика, и его можно будет потом найти. В архив я отправляю рабочую переписку, а также важные личные письма и переписку. В корзину - всё остальное.
Я не храню чеки, информации о заказах, спам, ненужные рассылки. Всё это после обработки и прочтения отправляется в корзину и удаляется оттуда автоматически через 30 дней. Во входящих висят только мои текущие заказы из интернет-магазинов, и почта, которую я еще не прочла. Как только заказ из магазина мне пришел и с ним всё ок - письмо о нём удаляю. Хранить до старости их не нужно, вся информация о заказах в 2021 году доступна в личном кабинете любого магазина. Если что-то ну очень важное (купили ключ от софта и он пришел вам на почту - скопируйте его в ваше хранилище информации и удалите из почты, зачем он там вам).
Личные документы, договора, важная справочная информация и то, что удалять не нужно, я сохраняю в своём облачном хранилище или в Notion. Искать нужный договор намного удобнее именно там, а не в почтовом ящике, да и вложения занимают со временем кучу места в Google хранилище. Мои бесплатные 15 Гб всегда были забиты почтой на 50-60%.
Я настроила удобный для себя вид почтового ящика. Справа вверху есть значок шестеренки, там можно попробовать "поиграться" с внешним видом. К примеру, у меня стоит вид "Приоритетные", с выделенным разделом Работа/Новое. Так моя рабочая не разобранная почта не смешивается с личной, я всегда вижу приоритетные письма наверху.
Я создала цветные ярлыки для всей важной почты и настроила автоматическую сортировку писем. Не создавайте те ярлыки, которые вам придется присваивать вручную, замучаетесь! Для примера, я создала фильтр для писем с ключевыми словами "чек, оплата, заказ", и указала ярлык "Покупки", все письма с такими ключевыми словами автоматически получают этот ярлык. Или фильтр по словам "Отписаться, скидки" будут получают ярлык "Спам" и отправляют сразу в архив. Фильтр "Ростовводоканал" и "УК" присваивает ярлык "Документы" - так у меня сортируются квитанции для оплаты жилья. .Но при этом я всё равно поступаю с письмами безжалостно: что важно - скачать в облако, что не важно - удалить.
Я использую цветовое кодирование почты: ярко-красный ярлык обозначает для меня повышенный приоритет (не выполненную работу), ярко-желтый - документы, которые надо скачать и т.д. Я привыкла к этим цветам, и не читая текст ярлыка понимаю что там
Раз в полгода/год устраиваю ревизию ящика. Вам точно надо хранить спам целый год? Конечно он вам не мешает, но если через 5 лет вы захотите почистить почту от мусора, как однажды поступила я, объем работы будет колоссальный. Лучше это делать почаще. Раз в неделю просматриваю Входящие и избавляюсь от всего не актуального. За последние 2 года у меня ни разу не было более 25 писем в этой папке.
Самое важное правило - как только спам просачивается в мои входящие, минуя фильтры Google, я открываю письмо и жму "Отписаться", затем удаляю письмо. Хотите верьте, хотите нет, но мне почти никогда не приходит спам. Да, когда-то я на это потратила кучу времени (часа 2-3 наверно, пока отписалась от всего, что приходило на мои 4 ящика), зато теперь я этим не занимаюсь, и те рассылки, которые мне приходят, действительно интересны. Я перестала полагаться на какой-то встроенный спам-контроль от различных почтовых сервисов и приложений, я не пользуюсь ничем, кроме вкладки GMail в браузере, и единственный эффективный метод борьбы со спамом - именно "отписаться". Я как-то просто запустила поиск по этому ключевому слову в почте, и отписывалась от всего, что нашлось. Со временем река спама превратилась в ручеек, а теперь и вовсе иссякла.
Я не пользуюсь метками "важное" и "помеченное" (желтые звездочки и стрелочки перед письмами), да, они у меня стоят, но только потому, что я всё время забываю их отключить в настройках. Фильтрация и ярлыки полностью заменяют мне эту функцию.
Настроила автоматизацию по-максимуму. На данный момент у меня 16 фильтров, которые за меня разбирают свежие письма куда мне нужно. Я меняю метки у писем вручную крайне редко, например когда клиент в письме использует слово-триггер, которое добавляет письму неправильный тек (например слово "чек"), но это не критично, бывает крайне редко и не влияет на работу ящика.
Иногда всё-таки проверяйте папку Спам, по крайней мере пока не убедитесь что все ваши фильтры работают как надо. У меня из-за отписок в папку Спам приходит 1-2 письма в месяц, но как-то раз туда ошибочно попало предложение о работе и я его заметила только спустя две недели.
Вам нужно настроить всё так, чтобы вы в конечном итоге доверяли своей системе и не лезли перепроверять почту каждый день. Да, это займет время, но начните строить всё по кусочкам. Например, с фильтрации рабочих писем. Потом отпишитесь от спама. Через какое-то время вы вами поймёте что вам нужно.

Для помощи вам вот ссылка на справку по поисковым операторам в почте GMail. С их помощью вы сможете настроить фильтры и разобрать свои тысячи писем.

Если вам было интересно - подписывайтесь на мой канал в Telegram - Irene Talks, там я буду рассказывать о планировании своих дел и помогу не утонуть в задачах и обилии приложений.