Notion: что это такое и кому он нужен?

Notion - The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and databases.

Что это такое?

Notion - это сервис для ведения заметок и текстовых документов, списков дел, баз данных, таблиц, канбан-досок, баз знаний, ведения проектов и совместной работы. Да-да, такой огромный функционал есть у одного-единственного сервиса, который выглядит максимально просто. Notion позволяет держать всю вашу информацию в одном месте и отказаться от большинства приложений типа Trello, Evernote и Google Keep.

Сложно представить удобную работу при таком количестве функций. Но на самом деле интерфейс Notion даже минималистичнее, чем у отдельных программ, которые он заменяет.

Весь контент хранится на страницах, которые состоят из блоков. Блоки - это суть всего приложения. Блоком может быть текст, список, изображение, ссылка и масса чего еще. В любой момент блоки легко трансформировать один в другой, за секунду превратив нумерованный список в чеклист, текст - в отдельную страницу или цитату.

Notion похож на конструктор LEGO, на любую страницу можно легко добавить нужные элементы и собрать свой идеальный инструмент для ведения записей, хранения идей, планирования и совместной работы с коллегами.

Открывая Notion впервые, довольно сложно понять суть и концепцию сервиса, поэтому разработчики сделали демо-страницу, на который можно учиться работать с программой. Для вас я доработала эту странцу и перевела ее на русский язык. Вы можете перейти по этой ссылке и нажать в правом верхнем углу кнопку Duplicate. Если у вас уже есть аккаунт - эта кнопка создаст копию этой странцы у вас, где вы сможете сколько угодно её редактировать и изучать с её помощью возможности сервиса. Если вы еще не зарегестированы в сервисе - вас вначале перекинет на страницу регистрации.

Да, в Notion русского языка нет. Но поверьте, вы прекрасно разберетесь в его интерфейсе и на английском: он довольно простой, много где используются иконки, да и запоминаются пункты очень быстро. Например, чтобы создать новую страницу, достаточно напечать в любом пустом месте "+Имястраницы" и нажать Enter. Видите, знание английского тут не пригодилось :)

Для чего можно использовать Notion

• Ведение заметок. Заметки легко записывать, организовывать, легко искать в них. Огромные возможности для форматирования позволяют оформить заметки как вам нравится.
• Писать статьи. Например эту статью я пишу сейчас именно в Notion, тут удобно перетаскивать абзацы и фрагменты текста, менять их местами легким движением мышки, вставлять ссылки и картинки, редактировать текст на ПК и на мобильных устройствах.
• Ведение списка дел любой сложности. Можно не только вести чеклисты, но создать целую базу данных задач, показывать ее в виде календаря, вставлять ссылки на список дел в любую страницу, использовать шаблоны.
• Ведение проектов. Если вы привыкли к Канбан доскам - тут есть и такой функционал. Работают они ничуть не хуже, чем Trello, и возможностей для кастомизации в разы больше. Можно также настроить отображение задач в виде списка или календаря.
• Учёт хобби. Если вы увлекаетесь вышивкой и хотите записывать какие наборы и схемы у вас есть - можете записывать в Notion. Можно создать базу данных с имеющимися нитками, сопоставить их с купленными схемами, и сразу видеть достаточно ли у вас цветов в запасах для начала нового процесса. Можно вести учет купленных акриловых красок, какие цвета маркеров надо докупить, какая бумага для акварели у вас есть, какие основы для вышивки уже куплены, а какие только хотите купить.
• Создать базу знаний. Иметь собственную маленькую Википедию с удобными лично для вас фильтрами и навигацией - что может быть прекраснее. Можно записывать контакты, ссылки, адреса, поездки, записывать вообще всё, что нужно, и в любом удобном виде.
• Вести учёт финансов. Записать какие у вас регулярные платежи, видеть в календаре сколько надо будет платить в следующем месяце. Удобно контроливать подписки на сервисы, коммунальные платежи, выплаты, налоги и зарплаты.
• Создавать списки чтения/просмотра фильмов. Иногда бывают свободные вечера, а вот что посмотреть или почитать - сложно определиться. Для этого можно записывать всё, что хотите посмотреть, в отдельную табличку, и при необходимости обращаться к этому списку. А в конце года можно узнать, сколько всего за год вы прочитали/посмотрели.

Для кого может быть полезен Notion

• Если вы студент: можете вести конспекты, писать курсовые работы, вести личную Википедию по изучаемым предметам, делать заметки, хранить ссылки для учёбы, записать расписание занятий и отмечать дедлайны и экзамены.
• Если у вас масса хобби: можете создавать отдельные страницы по каждому увлечению, отмечать свои успехи и достижения, записывать свои запасы, хранить ссылки на то, что хотите купить.
• Если вы работаете в команде: совметно работать над странцами, вести документацию, составить рабочий план и отмечать прогресс, назначать задачи сотрудникам, прикреплять документы из Figma, Google Диска, GitHub, Invision, Miro и других.
• Если вы ИП: вести рабочие задачи, контролировать оплату от клиентов, отмечать дедлайны в календаре, хранить документы, делиться отдельными страницам с клиентами.
• Каждому для личных дел: составлять повседневные списки, не пропускать важные встречи, ставить долгосрочные и краткосрочные цели, записывать рецепты, идеи для подарков, график тренировок.
• HR-специалистам: чтобы собирать резюме, портфолио и тестовые задания от соискателей, раскладывать их по этапам, составлять график собеседований, следить за размещением объявлений и вакансиях.
• SMM: чтобы составлять контент-планы и графики выхода постов, ставить задачи подрядчикам и анализировать охваты публикаций.

Плюсы и минусы Notion

Плюсы:

• Гибкость: огромное количество функций, с помощью которых можно собрать для себя тот инструмент, который удобен именно вам: либо простую страничку с минимумом информации, либо сложнейшие связанные базы данных с формулами и кучей настроек, вы вольны делать всё, что вам нравится.
• Удобен для работы в команде: можно редактировать документы и задачи коллективно в режиме онлайн и создавать дискуссии. При этом в комментариях можно упоминать членов команды, чтобы они получали уведомление.
• Удобно работать с любого устройства, переключаясь по мере необходимости. Есть веб-версия и приложения на любую платформу.
• Простой и понятный интерфейс.
• Есть базы данных: это не просто таблицы, это целостная структура, которая может показывать одну и ту же информацию в виде таблицы, списка, календаря, галереи, применять различные фильтры, связывать данные из одной базы с другой, ипользовать сложные формулы и т.д... Функционал обширный, но его сложно освоить.

Минусы:

• Сложно разобраться новичку: много функций, блоков и шаблонов, которые нужно собирать и настраивать.
• Таблицы не такие многофункциональные, как в Google или Excel. Но в Notion таблицы - это базы данных, которые можно связывать друг с другом, надо привыкать что это другой способ записи информации.
• Ограничения в бесплатной версии. Платная не очень дорогая, $4-5 в месяц, но всё же вы будете ограничены в объеме загружаемых файлов и доступу к истории изменений на странцах.
• Нет русского языка, только английский и корейский.
• Нет оффлайн версии - нужен доступ в интернет для работы, иначе никак.
• Нет рукописного ввода.

Где скачать

1. Зайти на страницу в браузере. Для начала работы нужно завести учётную запись на официальном сайте. После этого можно работать в Notion онлайн.
2. Приложение на компьютере. Для этого нужно бесплатно скачать Notion с официального сайта и установить на своём компьютере. Есть версии для Mac и Windows.
3. Мобильное приложение. Пользователям доступны для скачивания варианты для iOS и Android.

Если вам было интересно - подписывайтесь на мой канал в Telegram - Irene Talks, там я буду рассказывать о планировании своих дел и помогу не утонуть в задачах и обилии приложений.