Сервисы для работы с информацией
Записываем, редактируем и сохраняем вдохновляющие идеи.
Умные мысли, как правило, приходят к нам внезапно. И часто — не вовремя...
Работу с информацией можно условно разделить на три этапа: сбор, обработка и хранение. Для каждого этапа можно использовать разные приложения, можно ограничиться одним. Главное - найти то, что вам будет удобно.
К сожалению, универсальной формулы “берите это - не прогадаете” в работе с информацией не существует. Кому-то может подойти одно приложение, и совершенно не подойти другое.
Я поделюсь исключительно своим опытом, своими набитыми шишками, и гарантировать 100% попадание в ваши нужды я не могу. Все-таки сценарии использования у всех совершенно разные, кому-то достаточно раз в месяц сохранить пару новых рецептов, кто-то занимается научной работой и пишет статьи, кто-то снимает ролики и собирает информацию для этого... Кому-то важно наличие приложение для его смартфона, кому-то - наличие бесплатной подписки или русского языка. Могу только посоветовать в каком направлении двигаться, возможно подскажу приложения, о которых вы еще не слышали, но в любом случае вам надо пользоваться чем-то новым хотя бы 5-7 дней, чтобы понять подходит вам оно или нет, и если нет, то почему, и что искать взамен.
1. Сбор информации
Первый шаг к воплощению идеи прост, но очень важен — для начала ценную мысль нужно сохранить.
И в этом вам может помочь организация условной папки Входящие/Inbox. Это - буфер, куда поступает вся информация, которую вы хотите изучить, сохранить или обработать. У каждого человека папка Входящие своя, в зависимости от личных предпочтений и сценариев использования.
Например, большую часть информации я потребляю в Телеграм, поэтому мои Входящие именно там — это мои Сохраненные сообщения. Туда я пересылаю всё то, с чем планирую ознакомиться позже.
Всё зависит от того, чем вы привыкли пользоваться в повседневной жизни, и что у вас под рукой. Да, главное свойство Входящих - их доступность. Туда должно быть легко сохранить информацию с любого вашего устройства, в любой ситуации.
Какие могут быть варианты организации Входящих?
- Закладки в любом браузере
- Коллекции в браузере Edge Chromium
- Закладки в Raindrop.io
- Список Входящие в Todoist или любом приложении для создания задач
- Заметки в Evernote
- Заметки в Google Keep
- База данных в Notion
- Отдельное приложение вроде Mymind или Walling
- Сохранение текста и цитат в Hypothesis
- Сохранение статей в Pocket
- Сохраненные сообщения в Telegram
- Список Смотреть позже в YouTube
- Закладки в Instagram и так далее.
Во многих приложениях есть по умолчанию/легко создается подобный буфер, куда вы будете скидывать информацию. Если такой опции нет - можно создать второй аккаунт и отправлять на него сообщения, например иногда я так делаю в Инстаграм.
Я люблю приложения, у которых есть расширение для браузера, созданное специально для сохранения нужного, т.н. web clipper. Такое есть у большинства заметочников, у многих есть родные расширения, а у кого-то есть еще и сторонние, которые могут быть даже лучше. Мне нравятся Evernote Web Clipper и Save to Notion. Они простые и удобные.
Несмотря на многочисленные и растущие проблемы у Evernote, его web clipper остается едва ли не лучшим на данный момент. Это то, что до сих пор держит многих пользователей в этом сервисе.
Также я не так давно открыла для себя несколько полезных функций браузера Edge Chromium (да, Microsoft наконец сделала нормальный браузер для Windows и я пока им пользуюсь). Мне очень понравились Коллекции, куда можно сохранять ссылки, заметки, писать комментарии, и потом экспортировать этот набор куда вам удобно. Плюс, я использую группировку вкладок в браузере. Да, такое есть и у Google, но реализовано всё заметно хуже.
Все статьи и закладки я отправляю в Raindrop, они сохраняются в папку "Не сортированные" буквально в один клик и не требуют от меня никаких лишних телодвижений, типа подтверждения, ввода тэгов, закрытия окошка и т.д. Всё прекрасно работает по этой схеме и на мобильных устройствах.
2. Хранение информации
Далее, информация, которую вы сохранили в одну кучу на первом этапе, нуждается в обработке и хранении.
Какие-то приложения, которые вы использовали для сбора информации, подходят и для её дальнейшего хранения, достаточно просто разложить всё по полочкам и категориям. Например, Notion, Todoist, Raindrop, Google Keep, Evernote... Всё, что нужно - просто навести порядок во Входящих и разложить по категориям, удалить ненужное, подписать нужное - и готово.
Однако, некоторые приложения подходят для хранения информации лучше, чем для ее сбора. Например, тот же Notion - сохранять информацию туда не удобно, он медленный, требуется несколько кликов, разбирать завалы проблематично и т.д. Для генерирования идей он тоже не очень - текстовый редактор на мобильных устройствах работает плохо, нет никакого графа, обратные ссылки работают не так удобно, как у специализированных приложений, нет оффлайн режима... А вот для длительного хранения и структуризации знаний Notion подходит идеально.
На что обратить внимание при выборе приложения для хранения данных?
- кроссплатформенность, доступность с любого вашего устройства
- возможность сделать бэкап, хранение копии данных в облаке
- безопасность, сохранность ваших данных: надежность сервиса, наличие двухфакторной авторизации, либо хранение данных локально на вашем устройстве
- возможность экспорта данных для переноса в другой сервис
- бесплатность / адекватная цена
Какие еще есть хорошие приложения для хранения информации?
- Notion
- Evernote
- Bear
- Google Docs
- Google Keep
- OneNote
- Simplenote
- Ulysses
- Raindrop.io - для ссылок
- Pinterest - для изображений
Для хранения информации я использую в основном Notion, он позволяет мне структурировать и оформлять данные так, как я хочу, без привязки к каким-то шаблонам и интерфейсу приложения. Конечно, многих такая гибкость отпугивает, очень хочется взять готовое и просто заполнять, поэтому порог вхождения и сложность у Notion намного выше, чем может показаться на первый взгляд. Однако, это один из самых популярных заметочников в мире, и его популярность продолжает расти.
А вот для хранения ссылок и статей я использую то же приложение, где у меня и Входящие - Raindrop.io. Просто периодически навожу порядок в папке, куда сохраняю всё подряд, и готово. Это приложение сохраняет копии страниц, помогает расставлять тэги, там есть удобный поиск, оно автоматически сортирует мои закладки и нормально ищет не только по названию, но и внутри сохраненных страниц.
3. Обработка информации (генерирование новых идей)
Помимо хранения информации, важно также удобно и эффективно её обрабатывать. И для этого есть довольно интересная категория приложений.
Конечно же, в этих приложениях можно информацию можно просто хранить, но это не очень удобно. Если вам её не нужно никак обрабатывать (например, вы не пишете статьи или не ведете научную работу) - для вас подобный функционал может быть мало полезным, сложным или затратным. Я, как дизайнер, подобным софтом не пользуюсь, у меня просто нет такого объема данных, которые ему скармливать и получать от него пользу. Тем не менее, это мега классные и продвинутые приложения.
Само собой, самая сложная часть работы с данными - правильно их обрабатывать, генерируя новые идеи. Бывают приложения, которые могут вам помочь в этом. Бывают также и методы хранения информации, приспособленные специально для этого, но от приложения они не зависят, так что в методы я вдаваться не буду, можете почитать о них самостоятельно (Zettelkasten, Evergreen notes и подобное).
В создании новых идей помогает... отсутствие структуры. Да, всё верно, привычная нам иерархия и каталогизация данных в данном случае может только мешать. Допустим, вы привыкли что колеса есть только у автомобиля и велосипеда, записали их в эту категорию, и забыли, и вряд ли вам придет в голову мысль скрестить колеса с чем-то нестандартным, относящимся вообще к другой категории, например с обувью.
Есть приложения, которые позволяют создавать двусторонние (обратные) ссылки внутри вашей информации. Например, одна заметка может ссылаться на несколько других, те в свою очередь на какие-то еще, и вы, накопив определенный объем информации, сможете связать заметки, которые, казалось бы, ничего общего друг с другом не имеют, и связаны только опосредованно. Это поможет вам генерировать новые идеи, наблюдая эти связи.
Также большим плюсом подобных программ является наличие графа: визуального представления связи ваших заметок друг с другом. А еще - возможность создавать внутри одной заметки ссылки на отдельные параграфы из другой заметки. Таким образом, у вас вся обрабатываемая информация получается связанной друг с другом. Звучит сложно, но очень увлекательно! Лично мне даже жаль, что моя работа не требует подобного функционала, я не работаю с текстом.
Самыми популярными приложениями для обработки информации и генерирования новых идей на данный момент являются:
Использовать их для хранения входящей информации не очень удобно, хоть и есть там такой функционал, а вот для обработки и хранения информации, а главное - создания новой информации - самое то! Эти приложения заточены как раз для работы с текстом, большими объемами текста. Работают очень шустро, но вот в освоении не очень-то просты.
К сожалению, у большинства этих сервисов нет нормального мобильного приложения. По правде сказать, оно им и не очень-то нужно: на телефоне или планшете работать с большим объемом информации не очень-то удобно, имейте это в виду, если планируете ими пользоваться.
Некоторые приложения из этого списка - т.н. аутлейнеры, или структурные редакторы (Roam Research, Remnote, Logseq, Dynalist, Workflowy). Что это такое - можете почитать в отдельной статье.
Мой фаворит в данной категории - Obsidian. Приложение относительно молодое, но развивается семимильными шагами. Благодаря открытому исходному коду пользователи активно помогают проекту сами: пишут плагины, делают темы оформления, записывают гайды, помогают новичкам. Вообще, пользователи приложений этой категории как на подбор все открытые и дружелюбные :) Obsidian стремительно набирает обороты, недавно вышло мобильное приложение, и оно совершенно бесплатно.
Roam Research я тоже пробовала, однако меня немного отпугнула цена. Бесплатно им пользоваться нельзя, в отличие от Obsidian, а подписка кусается. Для работы аутлайнер мне не нужен, а просто поиграться - увы, дорогое удовольствие. Но есть и бесплатные альтернативы.
Бывает так, что поиск нужной комбинации программ занимает год, и это нормально, вы пользуетесь разными сервисами, переезжаете из одного в другой, но я надеюсь, что со временем вы выстроите свой решим работы с информацией так, чтобы он не доставлял вам никаких неудобств и не отнимал лишнего времени. Любой сервис в итоге должен работать на вас, и помогать экономить ваше время.
А какими сервисами пользуетесь вы?
Если вам было интересно - подписывайтесь на мой канал в Telegram - Irene Talks, там я буду рассказывать о планировании своих дел и помогу не утонуть в задачах и обилии приложений.