Как найти личного ассистента мечты за 60 минут

Как прособеседовать и проверить десятки кандидатов, потратив на это менее часа.

В проведении массовых собеседований и найме людей я прокачалась ещё в далеком 2014 году, когда у меня был первый бизнес - SMM агентство.

И недавно я решила попробовать новый формат, который должен был максимально облегчить и сократить процесс найма сотрудников. Этот инструмент - проведение массового тестирования через телеграм-канал.

Подготовка

На самом деле не важно - как мы будем генерировать трафик на собеседование, откуда придут люди, как мы будем проводить собеседование и какие тестовые задания давать. Это всё будет не важно, если мы заранее не проделали фундаментальную работу.

Я часто наблюдаю такую ситуацию, как предприниматели делятся друг с другом своим опытом подбора сотрудников. Например, у одного получилось найти отличного ассистента, прособеседовав 20 человек. Он выбрал лучшего из них и делиться, что вот, осталось ещё 19 хороших ребят. Другой предприниматель разговаривает с ними же и никого себе не выбирает. Или другая ситуация - один предприниматель говорит, что у него здорово сработала определенная воронка, другой копирует полностью и ничего не получается.

Это происходит потому, что изначально не была сделана предварительная работа. Здесь все тоже самое как и в поиске клиентов. Прежде, чем писать объявление, прежде чем собеседовать, важно понять, кто нам нужен. И на эту работу не надо скупиться по времени. Все остальное можно делегировать, но понять какой сотрудник мне нужен, чего я от него хочу и какие задачи он должен закрывать - вот над этим нужно сесть и хорошенько подумать. Я предлагаю прописать целевой портрет Вашего идеального сотрудника по следующим пунктам:

1. Какие задачи я хочу ему передать, именно расписать по пунктам. Если Вы ищете ассистента, возьмите последнюю неделю и вспомните, какие задачи выполняли и что из этого хотели бы делегировать. Также сделала и я - прописала, что мне нужно и что готова делегировать. Мне было важно, чтобы будущий сотрудник, мог писать тексты с надиктовки, умел оформлять в канве различные материалы и взял на себя первичную обработку заявок от клиентов. Эти три задачи были наиболее важны для меня.
2. Следующий этап - мы думаем, каким этот человек должен быть по складу характера и какими soft skills обладать. И тут важно посмотреть правде в глаза и проанализировать - какие слабые стороны есть у меня, как у руководителя. Я, например, человек творческий и мне тяжело видеть какие-то мелкие ошибки, особенно, в своих собственных работах. Соответственно, мне нужен был человек с обратным скиллом. Он мог быть и не творческим, но очень внимательно относиться к деталям и мелочам - и я это прописала.

Получается - Вы выписываете свои отрицательные и слабые стороны и напротив них пишете противоположное. Соответственно, этими качествами должен обладать Ваш помощник. И далее Вам нужно написать, какие его отрицательные, негативные качества Вы можете принять, потому что нет идеальных людей. Главное, чтобы эти качества не мешали работе.)) Например, для меня не обязательны были творческие способности помощника, а вот хороший вкус, да, был важен. Также для меня было в приоритете, чтобы человек жил в моем городе и я могла иногда приглашать его на личные встречи. Вы можете прописать какие-то свои требования и особые условия (часовые пояса, знание программ и т.д.)

Важно! Напишите как вы работаете и как нужно, чтобы человек выходил с вами на связь. Опишите как быстро он должен реагировать на ваши вопросы и ответы. Должен ли он быть всегда онлайн или удобно, чтобы вы отправляли ему задачи, а он может выполнять их в любое время, но с дедлайнами.

Продумываем тестовые задания

Тестовые задания нужны для того, чтобы понять, насколько человек будет адекватно, качественно и главное так нам нужно выполнять работу. Я брала те задачи, которые прописывала в предыдущем пункте и думала, какое тестовое задание могу дать, чтобы проверить их. Важное требование к тестовым заданиям - люди не будут их выполнять и будут правы, если эти задачи займут больше часа. То что занимает больше часа, это уже не тестовое задание, это уже оплачиваемая работа. Соответственно, они должны быть небольшими, каждое задание минут на 10-15.

Я, например, сделала тестовые задания, чтобы проверить:

- как они будут разговаривать с моими клиентами;

- как рисуют в приложении Canva;

- как будут взаимодействовать со мной теми способами, к которым я привыкла (обычно я надиктовываю задачи голосовыми сообщениями и мне было важно проверить насколько человек будет меня понимать)

Мои задания выглядели вот так:

Нет ни плохих ни хороших кандидатов, есть люди, которые друг другу подходят (или нет) и этот момент нужно проверять! Обязательно подумайте как вы будете общаться, передавать информацию и постарайтесь в тестовом задание сделать это максимально близко к реальности. Также тестовые задания помогают проверить насколько человек внимательный, насколько он ответственно относиться к задаче и умеет соблюдать поставленные сроки. Поэтому к каждому тестовому заданию мы должны прикрепить срок его сдачи и куда его отправлять. Но бывают разные ситуации и мы можем пропустить какого-нибудь хорошего кандидата только из-за того, что поставили маленький срок и он действительно не успевает. Я всегда пишу в таких случаях, что если вы уже понимаете, что не успеете выполнить задания к дедлайну, напишите когда сможете отправить результат и я буду ждать к этому сроку.

Написание текста вакансии

В тексте вакансии должны быть написаны задачи, которые будет выполнять сотрудник, какими качествами он должен обладать и какие технические требования вы от него ждете. Обязательно укажите зарплату и из чего она будет состоять. Я думаю, что ничего нового здесь вам не сообщу. Единственная рекомендация, как дополнительный бонус к конверсии, требований не должно быть слишком много. Максимум 3-6 строчек в задачах и 2-3 строчки в требованиях, не больше. Не стоит сильно много расписывать, чтобы у человека не было ощущения, что как много всего и он не справится. Если вы понимаете, что некоторым задачам можно обучиться и они не сложные, можете прямо написать, что готовы этому обучить. И что для вас главное, чтобы кандидат обладал личностными качествами, которые вы указали.

Вот так выглядело мое объявление

В объявлении важно указать, что заявки/заполненные анкеты принимаются до определенного числа. Это нужно, чтобы у вас была точная дата, когда вы отправите всем кандидатам тестовое задание.

Составление анкеты для кандидатов

В анкете нужно прописать вопросы, на которые важно для вас получить ответы. Я всегда узнаю ФИО, часовой пояс, ссылки на соц. сети, чтобы понять чем кандидат занимается ещё, кроме той работы, на которую я приглашаю. Дальше узнаю опыт работы и всегда задаю вопрос почему кандидаты хотят работать со мной. Это очень интересный вопрос, по нему сразу видно насколько человек заинтересован и прогрет.

В конце анкеты, когда кандидаты ответили на все вопросы, мы пишем что, для дальнейшего отбора вам нужно подписаться на телеграмм канал и даем ссылку на него.

Вот так это выглядело у меня.

Где искать сотрудников?

Я размещаю вакансии бесплатно, в Теlegram чатах. Такие чаты есть в каждом городе. Просто вбиваете в поиске, например "Работа в Краснодаре", находите нужные каналы и подписываетесь на них. Обязательно читайте условия, которые там написаны. В некоторых чатах можно выкладывать ссылку (на анкету соискателей), в некоторых размещать нельзя.

Массовое тестовое задание на канале

Создаем Telegram канал, чтобы в нем, могли писать сообщения только вы. Когда кандидаты начинают подписываться, отправляем им обязательно приветственное сообщение. В нем мы сообщаем, как будет всё происходить, что в чат отправим тестовые задания, которые займут не более часа на выполнение. Обозначаем, что здесь не будет стандартных собеседований. Это нужно для того, чтобы кандидаты понимали весь процесс и снять с них некий стресс. Когда настает день тестовых заданий, деактивируем ссылку на этот Telegram канал, чтобы никто уже не смог в него попасть и начинаем отправлять задания.

Я это делала в формате аудиосообщений, плюс где-то текст. Для выполнения одного задания мне нужно было показать пример оформления, поэтому я ещё скидывала презентации и картинки. В чате я старалась создать не слишком деловую атмосферу, потому что я такой человек и мне хочется общаться в позитивном формате. Если для Вас это свойственно, можете тоже так делать.

Проверка тестовых заданий

После дедлайна по выполненным заданиям, садимся их проверять. Для начала проверяем не тестовые задания, а анкеты. Используем технику светофор. Зеленым цветом отмечаем кандидатов, кто очень понравился, желтым кто менее подходит и красным, кто не подойдёт совсем. Важное правило для меня, тех кого я отметила красным, им я никогда не напишу. Даже если остальные выбранные кандидаты мне не подойдут. Действуем из позиции изобилия)) Если не нашли сейчас, ищем дальше и обязательно найдем, кто нам нужен.

Теперь идем смотреть тестовые задания - сначала тех, кого отметили зелёным цветом. Внимательно смотрим их тестовые задания, адекватно оцениваем, обращаем внимание на важные для нас моменты. Например, для меня было критически важно отсутствие грубых, орфографических ошибок ( кто допускал, я их сразу вычеркивала) и в задании с аудиосообщениями, я оценивала насколько легко и уверенно сможет будущий помощник общаться с моими клиентами. Если среди кандидатов, отмеченных зеленым цветом, мы не находим хорошего тестового задания, смотрим задания тех, кто отметили желтым. В итоге мы должны выбрать три кандидата, которые нам понравились и написать в чате, чтобы выбираем их. После этого пишем обязательно закрывающую фразу, что благодарим всех, кто поучаствовал и что все тестовые задания были действительно хорошие. Я просила кандидатов не отписываться от этого чата, потому что в окружении у меня много предпринимателей, кому ещё могу понадобиться сотрудники. Мы это делаем для того, что если вдруг нам никто не подошел или мы ошиблись, можно было написать оставшимся кандидатам и выбрать кого-то другого. Но я действительно отправляла вакансии моих друзей и коллег.

По такой воронке я нашла себе личного помощника, которая и написала эту статью с моих аудиосообщений))