Советы для HRD, которые не хочешь чтоб применял никто и никогда, но которые нужны, когда ты окажешься в такой ситуации

Ситуация

Один из сотрудников прошлой компании, совершил ночью суицид на территории работодателя. На утро его нашли наши сотрудники. Надо было решить вопросы с командой, с ситуацией в целом, провести коммуникацию с родственниками и с правоохранительными органами.

Алгоритм действий:

1 этап подготовка:

1. Ни в коем случае не передавайте и не делегируйте такие вопросы своим сотрудникам, вы, как Топ-менеджер должны взять ситуацию в свои руки и скрыть все свои эмоции по этому вопросу, потому что вы сейчас должны действовать максимально правильно, а эмоции мешают;
2. Как только вам стало все известно, пишите всему топ-менеджменту и главному юристу компании, о ситуации;
3. Проведите отдельную коммуникацию со своей HR-командой, расскажите что знаете, скажите что никакие слухи, вопросы - никто из команды не отвечает, ответ и сообщение по ситуации будут направлены позже, после разбирательства;
4. Во время коммуникации распределите роли, потому что очевидно, что 1,2 или 3 дня вы будете заниматься этим вопросом, но процессы ни в коем случае не должны встать. Также определите команду, которая будет помогать вам в этом кейсе. У меня в команде был психолог и один из рекрутеров, кто мог переводить мне узбекскую речь в обе стороны;
5. Отдел кадров должен собрать все данные на сотрудника и всю команду, которая работала вместе с ним, создать отдельные пдф файлы и скинуть их в общем письме Генеральному директору, главному юристу и руководителю направления, в котором произошел инцидент. Никому другому никакие данные представлять нельзя, пусть за этот вопрос теперь отвечает юрист. Потому что это персональные данные, вы не можете их раздавать всем, кто попросит, даже правоохранительным органам, без санкции вашего юриста;
6. Подготовьте свои документы и документы команды, а также переговорите с руководством, про выделение материальной помощи, в такой ситуации.

2 этап изучение обстоятельств:

1. Прибыв на место, вы строго следуете указаниям вашего юриста и сотрудников правоохранительных органов, при этом всю коммуникацию с последними ведете только в присутствии вашего юриста компании;
2. Также вам надо провести коммуникацию с сотрудниками, которые были с ним в одной команде и тут нужен ваш психолог, который подберет правильные слова поддержки и покажет, что компания готова позаботиться и о них тоже, потому что это сильное эмоциональное потрясение.

3 этап подготовка к коммуникации и коммуникация

1. Как только вы получили первую картину произошедшего, возвращайтесь на рабочее место и согласовывайте дальнейшие шаги компании с CEO и юристом компании:
2. Готовьте 2 коммуникации, 1 коммуникация для всех сотрудников компании, чтоб пресечь все слухи и управлять ситуацией, коммуникация должна быть максимально простой, короткой, сухой, не мешающая следственным действиям, но и не дающая маневров для спекуляций, а вторая коммуникация должна быть подготовлена к родственникам, вашего сотрудника;
3. Текста коммуникации должны быть согласованы с психологом, юристом и CEO компании, сами понимаете почему.
4. Как только вы отправили первую коммуникацию, все также не распространяйте слухи или информацию больше того, что вы написали, никому, кроме топ-менеджмента и HR-команды. Топ-менеджмент должен знать важные вещи про компанию, а HR-команда, чтобы быть готовой к разным ситуациям.
5. Когда вы будете вести коммуникацию с родственниками, то самый лучший вариант, при первой коммуникации, выразить слава соболезнования, коротко рассказать о случившемся и потому рассказать что компания готова сделать. При этом весь текст должен быть заранее составлен и нужно реально его читать с бумажки, потому что в противном случае вы можете попасть в ступор. Наверное это была самая сложная ситуация в моей жизни, очень тяжело это переносить, но никому не показывайте эмоции.
6. Во время коммуникации скорее всего вы не успеете рассказать всю информацию, потому что там уже бросят трубку, но вам нужно продублировать пункты про действия компании, дать свой номер, чтобы родственники могли выйти на связь.
7. Дальше вам предстоит их встретить и быть максимально открытыми, чтобы они увидели, что компания готова сотрудничать и ничего не утаивает ни от кого, ни от следствия, ни от родственников.
8. Важно предложить повторно помощь от компании и четко исполнить то, что вы обещали, без задержек, чтобы такие мелочи не могли нарушить контакт и доверие между вами и родственниками сотрудника.
9. Важно также уточнить какая помощь нужна будет им и какие дальнейшие шаги будет делать компания.
10. Приходить или нет на похороны, нужно решать по ситуации, например если это мусульмане и вы тоже мусульманин, то лучше всего прийти, если это в рамках одного города, если надо выезжать в другие регионы - то не стоит.

4 этап работа после ситуации:

1. Доложить о ситуации топ-менеджменту и HR-команде, провести финальную коммуникацию по этой ситуации в компании, если это необходимо;
2. Проследить состояние той команды, что работала с нашим сотрудником и оказать им помощь, если это необходимо;
3. Проверить как себя чувствует ваша HR-команда и постараться поддержать их;
4. Проверить свое состояние и обратиться к психологу, если на вас это подействовало;
5. Разобрать ситуацию, предложить варианты/план действий, чтоб такие ситуации не повторялись, прописать алгоритм действий и сохранить все шаблоны.

Получилось 23 пункта, примерно также и пошагово мне и моей команде пришлось это пройти. Очень круто, что рядом со мной были сильные профессионалы, которые понимали этические моменты. Мы выстояли морально и профессионально, пресекая все слухи, элементы отвлечения и проявляя заботу о своих коллегах.

Надеюсь вам никогда в жизни не нужно будет использовать такие советы.

На связи, Жонибек