16 советов по тайм-менеджменту

1. Выделяй время на планирование: Очень важно каждый день выделять 20 минут на планирование рабочего дня. 

— Что важно сделать сегодня/завтра?

— Какие задачи могут подождать?

На каждое начало дня у вас должен быть четкий список задач, чтобы вы могли ставить галочки напротив каждой задачи.

Как-то у меня была коллега, когда мы работали в офисе, каждое утро я наблюдала картину:

Коллега приходила ровно в 10:00, открывала блокнот и записывала задачи, дальше просто сверху вниз двигалась по ним, к 19:00 все задачи были зачеркнуты, блокнот закрывался и уходила домой.

Без списка вам будет сложно понять что делать и в какой теме.

2. Почему задача не сделана? В конце каждого рабочего дня задавайте себе вопрос «Почему я не сделала задачу?» 

Причин может быть несколько:

— Не было вдохновения

— Не хватило времени, не верно распределили нагрузку

— Руководитель не согласовал

Делаем выводы, где что-то пошло не так и внедряем новые «выводы» в следующий день.

3. Убери фоновый шум Не можешь сосредоточиться и все отвлекакает - наведи везде порядок, на рабочем столе (внутри компьюетра который), в своей таске (актуализируй задачи и распредели приоритеты)

Не надо меня обманывать, что ВСЕ задачи срочные и важные, скорее всего у вас есть пробел с выделением важного и срочного

Наведи порядок в том помещении где ты работаешь, я совершенно не могу сосредоточиться если вокруг меня срач, в первую очередь я быстро убираюсь и только потом сажусь за работу.

4. Дожимай

Я люблю когда у меня проставлены галочки над задачами, но не всегда это получается так как могу ждать ответы/согласования от других людей.

Здесь я вытрясу душу, но получу то из-за чего не могу поставить галочку.

Да, эгоизм это хорошо, а закрытые задачи еще лучше!

5. Мелкую фигню делай сразу или записывай в отдельную карточку 

«Мелкая фигня» это задачи до 5 минут, иногда я могу сделать ее сразу, чтобы не заносить в таск и сразу же забыть, а иногда заношу эту мелочь в карточку с названием «Мелочь», затем выделяю себе 30 минут и быстро все эти задачки закрываю.

6. Систематизируй повторяющиеся задачи

Составляй списки, чек-листы по решению повторяющихся задач, чтобы каждый раз не вспоминать что нужно делать, в каком порядке и какой нужен документ.

А еще заранее проставляй их в таск-менеджере, например в Kaiten есть опция, когда каждую пятницу появляется одна и та же задача.

Ты ее выполняешь, ставишь галочку "Готово", а в следующую пятницу она сама появится.

7. "Готовь сани летом"
Мы любим все оставлять на потом до самого последнего дедлайна, а что если пока есть свободное время подарки на Новый год поискать сразу летом?
И тогда в горящий по задачам у всех декабрь, у тебя будет уже как минимум одна решенная задача.

Да и в целом, большая рекомендация большие задачи не откладывать на последний момент, стресса в рабочих буднях и так достаточно, если появилось свободное время и нет задач, займись тем, что в отложке

8. Скрипты и инструкции на стандартные вопросы

К вам приходят с одним и тем же вопросом? Раз в день или 2 раза в неделю? Подготовь скрипт сообщения заранее и просто отправляй всем эту информацию)

Так например у Telegram Premium есть опция "Быстрые ответы" можно запрограммировать скрипты заранее.

Либо сохранить себе в отдельный документ ответы, дальше просто, копировать и вставлять скрипт в письмо для ответа на запрос о согласовании от сотрудников. Это быстрее, чем печатать)

9. Завышай сроки на задачи

Прием о котором многие забывают, но здесь принцип - лучше сделать раньше срока, чем не успеть вовсе. Меньше стресса и завышенных ожиданий, поэтому к базовому дедлайну добавляйте еще один день.

10. Нужные файлы держи под рукой
Если часто работаешь с какими-то документами, собирай их себе либо в карточку в таске либо в чате телеграмм, открывать их будет сильно быстрее, чем пройтись через 10 упорядоченных папок на Гугл-диске

Так например у нас с командой в чате есть закрепленное сообщение с быстрыми ссылками, которыми мы пользуемся ежедневно.

11. Не зависай в чатах с командой
Иногда смешной мем в чате или свежая история, важнее той задачи которую мы делаем.
Здесь когда мы во что-то погружены, переключение с задачи на мем может занять у вас минимум 30 минут, потому что нужно снова время на погружение в то, чем вы вообще занимались.

Если так переключиться 2-3 раза можно потерять часик-полтора.
Поэтому уж если сели что-то делать, сначала доделайте, а потом с мема посмейтесь - не позволяйте FOMO управлять вами.

12. Выключай уведомления

Мир занят тем, чтобы занять твое внимание, пуш уведомления в приложениях, email со скидками или анонс нового сериала, либо кто-то переписывается в чате но вас это не касается.

Если на все будут стоять уведомления и вы будете видеть каждый пуш, то к концу дня вы устанете даже не от работы, а от количества переключений.

Представьте если на компьютере каждые 5 минут нажимать кнопку включить и выключить, к концу дня он умрет, а еще представьте сколько этапов перегрузки ему нужно прожить.

Вот с пушами и уведомлениями такая же песня.

13. Работай по томатам
Если сосредоточиться очень сложно, применяем тяжелую артиллерию в виде "Pomodoro" - 25 минут работаем, 5 отдыхаем

Я иногда включаю томат, чисто чтобы настроиться на рабочую волну, дальше томаты мне не нужны, ведь я уже вовлечена в задачу.

14. Оптимизация

• Вам нужно сидеть на зуме для галочки?
  Оки тогда пока сидите на зуме, сделайте ту работу, которая не требует работы мозгами, кому-то написать, кому-то напомнить, найти какую-то информацию.
• Собирай все задачи из одного блока работы в один часовой диапазон, чтобы решать их разом (так например я выделяю время, когда разбираю чаты и сообщения, чтобы не дергаться в рабочем дне)

И так далее, подумайте какие задачи вы можете объединить и подумайте, что можно оптимизировать

15. Откажись от того, что можно не делать

Очень часто мы можем делать какое-то действие, которое никому не нужно, и это вам поручили пол года назад, тогда это было актуально, а сейчас уже нет.

Подумайте, точно ли все что вы делаете, реально нужно делать?
А может быть вы где-то делаете прям лишние действия?
А может быть вы взяли чью-то ответственность и теперь сами все решаете, а человек просто ждет?

16. Веди календарь не только руководителя
Мне очень помогает четко расписанный календарь с задачами и встречами, так мне не нужно думать где что и когда я буду делать, просто открываешь и двигаешься по списку