Как ассистенту спланировать рабочий день своего руководителя?

У каждого предпринимателя есть огромное количество задач и ответственности перед его бизнесом, командой и той идеей которую он придумал.

Всем это известно, но мало кому известно сколько напряжения морального и физического лежит в этой плоскости, ведь у предпринимателя нет графика работы 5/2 с 10 до 18, каждый работает круглосуточно.

Бизнес - это и есть его жизнь, но в большей степени потому что руководитель делает все подряд без разбора.

Многие предприниматели нанимают ассистента, как раз чтобы немного снять это напряжение и постараться передать часть задач на еще одного ответственного.

Но в первую очередь за 200+ созвонов с предпринимателями для того чтобы собрать запрос на поиск ассистента, первая задача которая звучит - это ведение календаря и контроль расписания.

Нюанс который здесь имеется - не каждый ассистент и предприниматель знает, что такое на самом деле "Ведение календаря и контроль расписания", в этой статье я хочу подробно раскрыть эту тему и дать последовательную инструкцию, как внедрить планирование руководителю и снять с него напряжение, а так же встроить в его жизнь график и увести его самого от работы 24/7.

Инструменты которые вам понадобятся:

— Календарь
— Таск-менеджер
— Время для проведения совместных встреч

1. Выгрузка всех задач на будущее

Можно составить например майнд-карту, в которую будут вынесены все задачи которые сейчас висят у руководителя, разделив их по сферам и направлениям.

Выгрузить из головы руководителя, из всех блокнотиков, стикеров и заметок, все должно быть в едином пространстве.

После такой выгрузки - важно чтобы и дальше любая идея руководителя шла напрямую к ассистенту, чтобы сразу записывал голосовое и ассистент переносил это уже в майнд-карту.

Теперь чат с ассистентом - это и есть заметки, блокнотики и стикеры.

2. Раставляем приоритеты и заводим таск-менеджер

У нас есть направления которыми занимается руководитель, представим что это: маркетинг, продажи, команда, клиенты и стратегия = 5 направлений

У каждого из направлений есть задачи нескольких типов:

— Повторяющиеся (например запрос отчета с отдела маркетинга или планерка с отделом продаж и т.д)
— Ситуативные (собеседование с новым сотрудником, вывод нового продукта на рынок и т.д)

Первое - нужно выписать все повторяющиеся задачи и занести их в таск-менеджер
Второе - выписываем срочные и важные ситуативные задачи так же заносим в таск-менеджер
Третье - те задачи которые не срочные и пока не понятно когда мы их будем делать, оставляем в майнд-карте

Таким образом мы видим все задачи, и дальше можем распределять их по дням недели следующим образом:

Понедельник: работа над маркетингом
Вторник: работа над продажами
Среда: работа с командой
Четверг: работа с клиентами
Пятница: работа над стратегией

В первую очередь в календарь заносим повторяющиеся события, планерки, проверки отчетов, личное время и тд, все что делается из недели в неделю и не переносится.

Если таких повторяющихся встреч как минимум с командой нет, в большинстве случаев это странно и стоит выяснить, когда проводятся регулярные встречи и предложить выбрать единое время и для руководителя и для команды.

Дальше мы заносим все задачи из таск-менеджера в календарь руководителя, расписала на примере понедельника, так должен выглядеть каждый рабочий день

Что с этим делает ассистент, разберем так-же на примере понедельника:
10:00 - прислать руководителю отчет ОМ и напомнить о планерке в 10:30
10:30 - прислать ссылку на Zoom в чат ОМ и зафиксировать протокол встречи
11:30 - направить протокол встречи в чат ОМ/занести в CRM
12:00 - 14:00 - занимается своими задачами + заказать обед руководителю к 14:00 и подтвердить встречу с подрядчиком в 15:00 и клиентом в 16:00
15:00 - прислать ссылку на Zoom подрядчику, присутствие на встрече и фиксирование следующих шагов
16:00 - прислать ссылку на Zoom с клиентом рисутствие на встрече и фиксирование следующих шагов, пожеланий клиента (по желанию рук-ля)
17:00 - подтвердить собеседование с маркетологом
17:30 - прислать ссылку на Zoom, присутствие на встрече и фиксирование следующих шагов (по желанию рук-ля)

В конце каждого дня мы замеряем план/факт, что было сделано руководителем, а что нет и определяем куда пойдет та задача, которая сделана не была, здесь 3 варианта:

— Удаляем из планов, тк потеряла свою актуальность
— Перекладываем на другого ответственного
— Переносим на другой день

Итого:

1. Раз в неделю планирование. Анализ майна-карды (склада идей), расстановка приоритетов, внесение новых задач в таск-менеджер.
2. Расстановка встреч и задач по календарю, можно для начала планировать один день, затем неделю, затем месяц)
3. Раз в неделю оценка прошедшей недели, замеряем план/факт по неделе, удаляем старые задачи из так-менеджера и заносим новые, следуя пункту 1.

Заметки для руководителей:

— Такая система возможна, если вы и сами склонны к системе и обладаете самодисциплиной, если вы постоянно находитесь в состоянии хаоса и не следуете своему расписанию, то выстроить системную работу и четкое расписание будет сложно.

— Старайтесь отдавать себя своему расписанию, уделяйте время на планирование своей недели, здесь я рекомендую следовать принципу "Сказал-сделал" или "Запланировал-сделал", если же постоянно переносить планы, встречи и задачи, то хаос так и сохранится.

Чтобы разобраться в теме еще глубже:

Руководство для предпринимателей - инструкции по работе с ассистентами в формате статей, для быстрого изучения информации

Курс для бизнес ассистентов - повышение квалификации сотрудника и инструменты для выстраивания системы работы, подойдет предпринимателям у которых есть ассистент, но не устраивает качество работы

Наши ресурсы для более подробного изучения вопроса по работе с ассистентами

Телеграм - канал "Клуб ассистентов" - https://t.me/+MtE6h7Df1ZA5ZGFi

Ютуб - канал - https://www.youtube.com/@assistantsclub/videos

Контакт для связи: https://t.me/katyaerofeeva