Cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ hiệu quả và khoa học
Có nhiều tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ, sắp xếp sao cho hiệu quả? Để tìm được cách sắp xếp tài liệu lê kệ hồ sơ hiệu quả và khoa học nhất thì hãy cùng Kệ Sắt ANT tìm hiểu ở bài viết sau đây.Làm thế nào để sắp xếp tài liệu lên kệ để hồ sơ một cách logic nhất?Để cho công việc diễn ra một cách thuận lợi thì quy trình sắp xếp tài liệu cần lưu trữ cần có các bước như sau:
Phân loại tài liệu
Cũng giống như nhiều loại hàng hóa khác, hồ sơ, tài liệu cũng cần được phân loại. Thông thường thì sẽ được phân theo mục hoặc chủ đề. Nhưng trong một số trường hợp khác có thể yêu cầu phân theo tháng, theo năm hoặc phân theo người phụ trách.
Sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ
Sau khi phân loại thì việc sắp lên kệ cũng là một vấn đề. Nếu bạn không chọn cách sắp xếp hợp lý thì chúng sẽ gây khó khăn cho bạn về sau. Để cho thuận tiện, thường thì hồ sơ được phân theo tầng hoặc là theo khu có ghi chú. Ngoài ra việc chọn lựa cách sắp xếp theo thứ tự ABC hoặc phân theo tính chất công việc cũng là một cách hay mà bạn có thể tham khảo.
Chọn kệ để hồ sơ
Việc sử dụng các loại tủ, kệ hồ sơ để cất giữ tài liệu chắc hẳn đã không còn xa lạ với nhiều người. Tuy nhiên việc bỏ hết tất cả các giấy tờ lên kệ chưa bao giờ là một cách dễ dàng cả, nếu sắp xếp không khoa học, đến khi cần thì việc tìm thấy hồ sơ đó là cả một vấn đề nan giải..Không chỉ có thế, việc sắp xếp hồ sơ lên kệ một cách hợp lý còn thể hiện năng lực của nhân viên đó.
Do vậy, việc đầu tiên cần làm đó chính là chọn kệ để hồ sơ. Thông thường các kệ hồ sơ thường có kích thước dài khoảng 1m, rộng 0.5m và được thiết kế từ 4-6 tầng đối với kệ nhỏ, phù hợp với không gian hẹp.
Bạn có thể chọn những kệ có kích thước to hơn, dài hơn đối với không gian rộng rãi, cần lưu trữ nhiều hồ sơ. Đa phần, các kệ để hồ sơ thường được sơn tĩnh điện, chống gỉ sét cao và có độ bền lâu. Thêm vào đó, yếu tố thẩm mỹ cũng là một trong những nét đặc biệt khiến cho người tiêu dùng lựa chọn.
Kệ Sắt ANT có thể là một gợi ý tốt dành cho bạn. Liên hệ ngay với chúng tôi để chọn cho cuộc sống của bạn một cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Địa chỉ: số 1A, đường 18B, P. Bình Hưng Hòa A, Q. Bình Tân, TPHCM
Hotline: 0937 051 302
Email: [email protected]