Гайд о том, как ставить задачу сотрудникам, чтобы они не садились тебе на шею свесив ноги
Я общаюсь со многими предпринимателями из разных сфер бизнеса, в том числе из твердых ниш - ремонта, салонов красоты, маркетплейсов. Ниш цифровых услуг рекламных агенств, контекстной рекламы, смысловиков, дизайн студий. Ниш консалтинга и так далее. Среди моих клиентов предприниматели в IT.
Я заметил что проблема управления сотрудниками и постановки задач для многих является большой болью.
Если обобщить, то вот ключевые проблемы, которые актуальны всем:
1 Вы ставите задачу, и потом вам приходится постоянно проверять ее статус. Если вы это делать не будете, то веротность ее выполения сводится к нулю. Сотрдуник может забыть про вашу задачу или делать совсем не то, то вы говорили.
2 Бегает по каждой мелочи и спрашивает, отвлекая от важных дел. Приходит за каждым пунктом, а где мне взять, видео, а где это? И вы думаете, уже тебя проще убить, чем чему-то научить
3 Поставив задачу вы ожидаете получить определенный результат, а получаете совсем не то, что ожидаете. Разочаровываетесь и делаете сами или беситесь на сотрудника
4 Сроки выполнения задачи сильно затягиваются, вы не получаете обратной связи, когда подошла дата сдачи проекта - вы выясняете что ничего не сделано или всё приходится переделывать
5 Сотрудники всё постоянно затягивают и работают очень медленно. И у вас в голове вопрос: Почему они безучастны, я же им плачу бабки?
Как итог, вы делаете задачи за своих сотруднкиов, стрессуете и думаете что вокруг нет компетентных людей. Выгораете, закапываетесь в рутине и как следствие не растете в доходе.
А как может быть по-другому?
Мой Клиент Михаил Гнусин - сократил рабочий день с 12 часов до 4. Убрал всю рутину и ненужные задачи, которые жрали энергию и фокус внимания. Перестал делать все задачи сам. Начал отдавать сотрудникам. Перестал брать ответственность за сотрудников, приучив их к самостоятельности. Высвободив себе время на личную жизнь и саморазвитие.
Также мы нашли, куда сливается большая часть времени и энергия:
-Ответы на вопросы в чате ученикам
-Сам вёл занятия вживую, которые повторяли один и тот же контент
-Большое количество продающих диагностик
-Проверка и контроль текстов за копирайтером
-Проверка диагностик через видео, которые проводят ученики
Начал отдавать сотрудникам ответственность за задачи. Установил правило, которое сократило энергию и время на ненужную коммуникацию. Сотрудник теперь приходил не с вопросом: “-Миша, а что нам делать с этим?” А приходил уже с готовыми вариантами решения, которые уже обсудил с другими сотрудниками. Мише оставалось просто вопросами помочь с выбором нужного варианта.
-Мы нашли процессы, которые можно делегировать
-Прописали инструкции, сняли видео уроки для сотрудников
-Прописали регламенты постановки задач
Всё это сильно высвободило время на отдых, время с женой, и стратегические задачи, кроме этого Миша стратовал еще один проект.
Хорошо, а в чем секрет постановки задачи? Как ставить задачу сотрудникам, чтобы они не бегали по каждой мелочи? Чтобы делали в срок и как надо?
Я верю в то, что очень важно для предпринимателя уметь ставить задачи сотрудникам. Предпринимательство для меня это уметь делать результат чужими руками. Тогда это похоже на бизнес, который можно масштабировать. Если вы делаете всё сами, то у меня плохие новости. Этот бизнес не будет расти. Главная сложность в управлении сотрудниками, то что они не вы. Пытаться ставить задачу сотрудникам, как себе это ошибка.
Большинство предпринимателей и экспертов подходят к этому вопросу халатно.
В лучшем случае: сформулировали задачу, конкретизировали по шагам, обозначили сроки
Найди каналы для размещения рекламы, сделай рассылку сообщений, заполни потом всё в таблицу.
Сотрудник делает задачу, как понял сам. Часто результат не совпадает с ожидаемым. Или не делает в срок вовсе.
Есть и другая крайность, когда задача ставится с детализацией по шагам. Где контролируется каждый шаг и сотрудника пинают. В этом случае он бегает к вам по каждой мелочи. И вы думаете, лучше убью его и сам сделаю.
Давайте разберем типовые ошибки при постановки задач
1 Не обозначать цель (зачем, мы делаем это?)
Проговаривать задачу, но не обозначать ее цель - зачем мы делаем задачу, почему это важно.
Надо сделать отчет к среде. Иди делай. Или найди каналы в телеграм, где можно заказать рекламу. Часто результат совсем не тот, который вы ожидали. Сотрудник делает задачу "на отвали" или забывает про неё вовсе.
Наверняка вы так пробовали, и потом пришли к идее, что "лучше меня это никто не сделает."
В чем плюсы объяснять "Зачем" мы ставим задачу? И вообще почему я должен рассказывать почему это важно?
Увеличивается осознанность сотрудника, увеличивается качество его работы. Когда вы объясняете, что вам нужен отчет по маркетингу, потому-что вы идете на встречу с клиентом, на которой будет обсуждаться продление контракта. То он будет совсем по-другому относится к этой задаче. Будет по-другому стараться и относится к качеству выполняемой задачи.
Найди машину на прокат. Или найди машину для нашего акционера из Азии, на него нужно произвести хорошее впечателение.
В первом случае он может найти любую машину, например для перевозки груза. Когда вы обозначаете цель, сокращается сразу поле вариантов. Отрезаются не нужные сектора и вы экономите время на постанвку задачи.
Организуй нам корпоративный праздник или нам нужен семейный праздник для мотивации отдела продаж. Чтобы поднять показатели под конец года.
У сотрудника повышается мотивация - когда руководитель делиться целью это считывается как доверие, как сотрудника, которого ценят. Со мной деляться информацией.
Вы скажете, ну это долго всё объяснять, я что буду про все свои цели им рассказывать?
Как лично мне кажется, лучше при постановки задачи выделить на это время, чем потом получать не тот результат. Тем более, когда есть финансовые вложения.
Меньше контроля, больше желаемого результата
И еще один момент, когда вы говорите зачем?, вам не нужно контролировать сотрудника каждый день.
Если не говорить про цель, сотрудник делает не то, что нужно. Вы будете на него ругаться, его мотивация упадёт, в итоге всё переделывать.
В следующий раз он будет браться за задачу с меньшим энтузиазмом. А со временем выгорит и уволится.
2 Не учитываем состояние и формат сотрудника
Вы сходу начинаете ставить задачу. Давай сделай это.
При этом вы не учитываете эмоциональное состояние сотрудника. Он тоже живой человек с эмоциями и состоянием. Важно это понимать. Особенно если его тип с уклоном в зеленый вектор.
Проблема может быть в том, что у у него был диалог с клиентом который его отчитал, нагрубил или он поругался с женой.
В этом состоянии сможет ли он услышать важное и делать это хорошо? Особенно если ваш сотрудник перегружен задачами и еще разгневанный клиент выедал ему мозги?
Высока вероятность, что он вас просто не услышит. В результате задача не будет сделана.
Вы ставите задачу, а вам отвечают примерно следующее: это невозможно, а почему я? Вы говорите, что нужно записать, а вам в ответ: я и так всё запомню, давайте к делу. Такие ответы говорят только об одном - ваш сотрудник находится вне формата.
Если формата нет, то его поведение не конструктивно для выполенения работы
Скорее всего у него уже прокачена компетенция и снижена мотивация. На нем много процессов и он понимает, если он уйдет от вас то потеряете вы а не он. Поэтому может себя вести вольяжно с вами.
Вне формата не воспримет и не сделает задачу хорошо
Как привести сотрудника в формат?
Прежде, чем ставить задачу нужно понять, что с его состоянием и форматом
Как проверить состояние и формат?
Задать открытый вопрос про работу.
Например: как идёт проект с Аней? - Все идёт отлично.
Что мы понимаем? Что формат ок, можно работать.
Или ну ничо, работаем, все непросто но работаем - среднее состояние. И если задача важна, то нужно добавить мотивации.
Сначала исправляем не формат и состояние а только потом ставим задачу.
3 Не проверяете понимание задачи
Частая ошибка, ставится задача, сотрудник понял по своему. Например: вы созваниваетесь со своим сотрудником и просите сделать что-то. Он понял её по своему. Вы не проверяя понимание отпускаете его выполнять. Проходит неделя, и результат совсем не тот, что вы ожидали. Неделя потрачена зря. Вы разочарованы.
Если вы хотите быть уверенным в результате - нужно проверить понимание задачи.
Когда речь идет о значимых задачах - нужно потратить время на то, чтобы вас правильно услышали.
На практике мало кто проверяет понимание или проверяет вопросом: ты всё понял?
Вам когда-нибудь на это отвечали - нет?
Обычно сотрудники говорят - "все понятно", чтобы не показаться глупыми, чтобы понравится и показаться профи.
Закрытый вопрос - не работает нужно проверять понимание октрмым вопросом
Пример: Это важная задача для меня, давай синхронизируемся, расскажи как ты ее понял?
Правда в том, если вы не спросите, то сотрудник будет делать только-то, что понял.
Чем дольше у вас работает сотрудник, тем больше он компетентен. Чем больше он компетентен, тем меньше мотивации.
Не получится делать результат если ваш сотрудник компетентен, но при этом нет мотивации. Так же как и высокозамотивированный новичок не имея компетенций не сделает необходимый результат. Результат=компетенция х мотивацию
Не уделяем мотивации сотруднику. Почему еще я должен повышать мотивацию?
Я не имею ввиду ЗП. Это внуренее желаине сдедать работу наилучшим ообразом. Не у многих зависит от денег. Надо ли усиливать мотивацию? прикаждой задчаи не нужно. Периодически нужно делать. Нам важны 2 состоявляюище : компетеность, мотивация. Тогда мы получаем классного сотруднка, команду мечты. Со временем компетенуия расте нанисет продавать лучше.
Асситсент проработоав год - лучше справляется с задачами.
А что происходит с мотивацией сотруднка со времени? При входе она максимальна. Со временем снижается. Она как огонь. развели, если не подбрасываем дрова она угасает. Если не работать с мотивацией она будет падать. Очень компетентный но не замотивирвоаный. Он понимает что все на нём.
Результат=компетенция х мотивацию (100%) 10х10
Периодически подбрасывать дрова
Самый простой - похвала, я вызвал тебя чтобы сказать, ты классно работаешь, мне очень нравится с тобой, Будет странное чувство - а что это вообще было?
Мы не верим , это все сказано для чего-то. Сразу охапку - это угаснет
По чуть-чуть когда ставим задачу. Раз в неделю, 2 недели
Если вы хотите чттобы они уважали и ценили вас и вашу компаний вам нужно ценить сотрудников
Сотрудники не механизмы а живые люди
5 Не обозначаем критерии хорошего результата
Это портит результат и команду
Важно не только срок обозначить и критерии хорошо выполненной задачи, что будет считаться хорошим чаем, который я хочу?
Горячий вкусный сладкий это не критерии. Они не измеримы. Температура, сахар, мед, количество ложек. - по ним видно это хороший чай или плохой.
В каждой задаче должны быть критерии, что будет считаться качественным корпоративом?
Придут не менее 90% людей, общий бал по ценке качества будет - 9,5 не ниже.
Если вы хотите, чтобы помощница вам смонтировала сторис. Вы можете обозначить, что будет хорошим результатом.
Например: Будет хорошо если охваты будут в диапазоне: 3000-5000 тыс, под постом будет 10-20 живых комментариев. И так далее.
Управляете сотрудником ставя критерии. Не ставя - результат ниже и команда.
Как будет выглядеть алгоритм эффективной постановки задачи:
Проверить состяоине и формат - задать открытый вопрос
конкретизирвоат ьпо шагам - если нужно
адресовать к ресурасам - женьги сотруднки,
обозначить сроки и критерии когда что будет ерзьаттом -какие критерии хорошего отчета
усилить личну мотивацию если нужно - если солжная заадчаи или не полный бак