Что же такое Матрица Эйзенхауэра
Телеграмм канал: BYS - Build YourSelf
Всем привет! Пока я пишу очередную статью, хочу рассказать об одной вещи, которую я упомянул в прошлой публикации. А именно о "Матрице Эйзенхауэра"
Что это такое?
Матрица Эйзенхауэра — это метод тайм-менеджмента, помогающий расставлять приоритеты. Он подойдет всем, кто хочет разобраться с личным и рабочим временем и научиться планировать расписание, которое не будет съезжать. Хотя ключевую роль в составлении и выполнении расписания составляет дисциплина, данный метод помогает задуматься над тем, какие у тебя вообще есть задания, и быстро и качественно составлять план на день/неделю/месяц/даже год. Кроме того, с его помощью ты поймёшь сколько у тебя ненужных дел, которые в принципе можно и не делать) Матрица состоит из четырех квадратов: срочно и важно, несрочно и важно, срочно и неважно, несрочно и неважно.
Немного истории
Идея распределять дела по такой методике появилась у 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра, руководившего страной с 1953-го по 1961 год. Эйзенхауэра считают одним из самых продуктивных президентов в истории Штатов.
«У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные — всегда несрочные»
Метод Эйзенхауэра оформил и популяризировал американский консультант Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».
Эффективность метода подтверждает исследование 2018 года. — Большинство людей выбирают срочные, а не важные дела. Ученые предложили участникам эксперимента выбрать, что делать в первую очередь. Срочные дела выбирали люди, которые описывали себя как «занятые». Зато когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным делам.
Теперь обсудим каждый квадрат более подробно
Оперативно подхватить проект, пока коллега на больничном, закрыть задачу, прилетевшую за три часа до дедлайна, и конечно же начать саморазвиваться, — срочные и важные дела. Они требуют быстрого действия. Обычно у таких задач есть осязаемые сроки и последствия, если не выполнить их вовремя. Сюда отнесем дела, внезапно возникшие из-за каких-то вещей или форс-мажоров.
Если таких задач большинство. Возможно, у тебя проблемы. Задачи в этом квадрате неизбежны, ведь ситуации и события, которыми нельзя управлять, будут происходить всегда. Но если фокусироваться только на срочных и важных делах, можно «заработать» хронический стресс, эмоциональное выгорание и ощущение потери контроля над жизнью. Это приведет к «внутренней миграции» — делам из четвертого квадрата.
Что же делать?. Старайся оставить здесь как можно меньше дел. Разработай план по достижению актуальных целей, чтобы не откладывать их в долгий ящик, что могло бы привести к плохим последствиям. Поставь дедлайны, составь расписание. Проверяй в конце недели, что ты успел сделать, какие результаты получились и что будешь делать на следующей неделе. Если срочные и важные задачи приходят извне, подумай, как это предотвратить. Например, поговори с командой о перераспределении нагрузки или поменяй рабочий план или
2. Квадрат 2 — несрочные и важные
Занятия в зале, изучение языков, прохождение курсов — это задачи, связанные не с решением проблем, а с личным ростом. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срока, поэтому часто мы заменяем несрочные важные дела задачами из списка срочных.
Какой-то бизнес подкаст не поможет зарабатывать больше уже завтра, но поможет спланировать свою образовательную траекторию, чтобы зарабатывать больше в будущем. Это несрочно, но важно.
Если таких задач большинство. Это замечательно(особенно, когда у тебя есть время). Ты расходуешь свои ресурсы на то, что считаешь важным. Уровень стресса снижается, ты почувствуешь себя ещё лучше, когда увидишь первые результаты своих инвестиций.
Что делать. Это идеальная ситуация. Поддерживай и сохраняй её как можно дольше.
3. Квадрат 3 — срочные и неважные
Сюда попадает проверка инсты, посмотреть какую-то новость, которая не относиться к твоим делам, мытье посуды и другие бытовые дела. Это рутинные задачи, их результата ждут другие люди, но это почти не приближает тебя к собственным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это занятостью.
Занятость мешает делать «настоящую работу».
Если таких задач большинство. В этом квадрате можно увидеть эффект срочности: ты можешь чувствовать драйв от поставленных галочек напротив списка дел, если они конечно несут какую-то ценность.
Как говорит знаменитый инвестор Уоррен Баффет, каждый вечер следует задавать себе вопрос: «Стал ли я умнее сегодня, научился ли чему-то новому за день?»
Другое дело, когда этот список состоит из мелких задач, которые почти ничего для тебя не значат. Вместе с этим возникает ощущение, что ты занимаешься не тем. Растет недовольство собой и своей жизнью.(Честно говоря, у меня по сей день часто такое бывает, я вроде что-то и сделал, а вроде ничего полезного так и не успел. Но в последнее время я, если возможно, стараюсь такие дела делегировать)
Что делать. Стивен Кови советует делегировать такие задачи, если они как-то затрагивают твою жизнь.(Отправить кому-то письмо, убраться дома) Важно при этом грамотно делегировать задачи, чтобы не растерять уважение тех, кому ты делегируешь. Если делегирование невозможно — снизить их влияние на расписание. Например, выключать уведомления, ясно обозначать другим, сколько тебе нужно времени на задачу, и говорить «нет», если таких дел становится слишком много. Ещё один способ — заниматься задачами третьего квадрата, когда в первом и втором уже ничего нет.(Когда ты выполнил то, что запланировал и у тебя есть время)
4. Квадрат 4 — несрочные и неважные
Сюда попадают просмотры сериалов, просиживание в соцсетях и сортировка приложений на телефоне и тд. Это «убийцы времени»: за этими занятиями мы проводим часы, но не получаем от них практической пользы в долгосрочной перспективе. Конечно, желание отвлечься, отдохнуть, полениться — это естественно. Самого Эйзенхауэра критиковали за игру в гольф в рабочее время. Но гольф и бридж помогали отвлечь мозг и расслабить его, что создавало баланс между личным временем и стрессовой работой.
В долгосрочной перспективе «убийцы времени» мешают достигать важных целей. Исследование 2019 года, опубликованное в Journal of Applied Psychology, это доказывает. Ученые нашли взаимосвязь между досугом сотрудников и их продуктивностью на следующий день. Исследователи выяснили, что работники, которые накануне долго смотрели передачи, пришли на работу с хорошим настроем. Но к концу недели их настроение ухудшалось, а мотивация падала. При этом работники, которые занимались спортом, йогой, медитацией, слушали музыку и помогали другим, чувствовали себя более спокойными и мотивированными. — Потому что, таким образом, человек позволяет мозгу отдохнуть. Это раньше, люди, после долгих физических нагрузок в каком-то поле, хотели полежать и поотдыхать, что их расслабляло. Но сейчас, нам следует расслаблять именно мозг. Как? Не сидением в инсте или просмотром каких-то видео, потому что наш мозг всё равно получает информацию и напрягается на её обработку, а как раз таки спортом или той же медитацией.
Если таких задач большинство. Ты можешь застрять в рутине. Из-за этого появится стресс и ощущение эскапизма(escape - бегства от проблем).
Что делать. Фиксируй время. Это поможет определить главных «убийц времени». Когда ты их найдешь, подумай, чем их заменить или просто убрать.
И последнее о чём мы поговорим - как ей пользоваться
Прежде чем заполнять матрицу, проследи в течение нескольких дней, какие задачи ты выполняешь и сколько времени они отнимают. После наблюдения положи перед собой список дел и к каждому задайте три вопроса:
Была ли задача для меня срочной?
Я единственный, кто мог это сделать?
Ключевые слова — «для меня». В основе оценки и распределения должны лежать результаты, которые нужны именно тебе, а не твоим близким или коллегам.
Когда распределишь задачи по блокам, посмотри, в каком квадрате их больше всего. Последовательно разбирайся с каждым квадратом. В будущем старайся оставлять в одном квадрате не больше восьми задач, причем личные и рабочие задачи считаются вместе. А перед тем как добавлять новое дело, завершите одно из списка.
Итог
Эта матрица очень хорошо помогает понять, какие у тебя есть задачи, сколько ты тратишь на них времени и помогает составить график и выстроить последовательность выполнения этих задач.
Спасибо за внимание, надеюсь эта статья была полезна и ты будешь использовать эти знания. Жду твоих комментариев и оценок!
Телеграмм канал: BYS - Build YourSelf