8 ошибок тайм-менеджмента

Как часто вы чувствуете себя перегруженным, потому что сказали "Да" слишком многим людям и взяли на себя слишком много обязательств. Многие из нас могут иметь отношение к таким ситуациям которые являются распространенными ошибками управления временем. Такие ошибки вызывают стресс, снижают производительность и негативно сказываются на работе. Иногда даже заставляют забыть приоритеты и цели. Вот почему важно определить ошибки в управлении временем. В этой статье рассмотрим 10 распространенных ошибок тайм-менеджмента, которые мешают нам достичь цели.

Ошибка #1 - Прокрастинация

Мы все подвержены прокрастинации. Куда приятней – посмотреть еще одно чрезвычайно интересное и познавательное видео на YouTube, чем наконец-то сесть за работу над новым проектом.Теряя время и не получая никакой существенной пользы.

Совет: С прокрастинацией сложно бороться, но способы есть.Один из способов, просто подумать, что мы достигнем после проделанной нами работы. Подумать какой результат наш ждет.

Ошибка #2 - Недостаток перерывов и отдыха

Вы преодолели прокрастинацию и работаете 2-3 часа подряд. Но все равно не успеваете сделать то, что запланировали. Это происходит из-за того что, люди не могут работать постоянно. Отсутствие перерывов приводит к падению производительности и повышает уровень стресса. Многие нейробиологи доказали, что наш ум не может ясно мыслить дольше 90 минут. По истечению этого срока внимание рассеивается и вы просто не способны сфокусироваться на чем-то одном.

Совет: Для достижения наилучших результатов делайте перерыв на 15-20 минут на каждые 50-90 минут работы. При этом очень важно действительно оторваться от работы и переключиться на что-то совершенно другое. Если вы заняты сидячим умственным трудом, займитесь физической активностью, к примеру, сделайте зарядку или прогуляйтесь.

Ошибка #3 - Поздний подъем

По оценке экспертов, порядка 90 процентов топ-менеджеров крупных компаний встают до 6 утра, а половина бизнесменов-миллионеров не сразу отправляются в офис, а посвящают утреннее время завтраку, спорту, чтению и духовным практикам.Человек за Старбаксом, Говард Шульц, встает в 4:30 утра. Ричард Брэнсон просыпается около 5:45 утра, чтобы делать ежедневные упражнения. Генеральный директор Apple, Тим Кук начинает свой день в 4:30 утра, а генеральный директор Procter & Gamble, А.Г. Лафли просыпается около 5:00-5:30 утра и находится за своим столом не позднее 6:30 утра или 7:00 утра, Илон Маск основатель SpaceX, Tesla встает в 7 утра. Успешних людей объединяет одна общая черта: они просыпаются рано.

Совет: Приучите себя раннему подъему постепенно. Для начала попробуйте поставить будильник максимально далеко от кровати. После пробуждения попейте стакан воды, включите любимую Вашу музыку. Но ни в коем случае не читайте новости, не заходите в соцсети и не проверяйте электронную почту. 

Ошибка #4 - Не расставлять приоритеты

Многие люди не осознают важности ранжирования при планировании дня. Правильно расставляя приоритеты, вы будете уверены, что тратите время с пользой на то, что реально приближает вас к вашим целям. Существуют не только срочные дела или те, что могут подождать, но еще и важные и несрочные.

Совет: Самым простым способом ранжирования дел является матрица Эйзенхауера. Разделите все дела по двум критериям: важности и срочности. После этого расчертите лист бумаги на 4 части и поместите каждую задачу в соответствующую ячейку:

А - При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:

- Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении - поставленных целей;
- Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей;
- Дела, которые имеют отношение к здоровью.

B - Дела, находящиеся в, этом квадранте являются приоритетными и перспективными. Люди, которые занимаются делами этого квадранта, достигают в жизни успехов, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой жизнью. Рекомендуется включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания.

С - Дела, которые находятся в этом квадранте, являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам.К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов.

D - Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в соцсетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры.

Ошибка #5 - Мультитаскинг (мультизадачность)

На первый взгляд, выполнение нескольких задач одновременно, кажется продуктивным. Но это не так. Наш мозг не способен концентрироваться на двух вещах сразу. Если Вы делаете несколько дел сразу - это просто метание с одной задачи к другой. Исследования показывают, что люди, которые практикуют многозадачность, с большей вероятностью отвлекаются и делают больше ошибок.

Совет: работайте только над одной задачей в течение одного цикла (между двумя перерывами). Планируйте свой рабочий процесс таким образом, чтобы минимально переключаться между разнотипными задачами.

Ошибка #6 - Переоценивание своих сил

Когда думаешь, что выполнение задачи займёт от силы пару минут, а она съедает как минимум полчаса. Чтобы избежать такой ситуации, перед началом работы где-нибудь запишите, сколько времени вы собираетесь потратить на её.

Если задача займёт 25–30 минут, обязательно поместите её в расписание. Ещё один совет: подумайте дважды, сколько времени на самом деле может занять выполнение задания
В на��але рабочего дня уделите 10 минут проверке своего расписания.
Факт: 10 минут планирования с утра сэкономят вам час в течение рабочего дня. Но не загружайте своё расписание целиком, не забудьте оставить свободное время для новых и/или непредвиденных задач.

Ошибка #7 - Быть человеком "Да"

Вы из тех людей, которые берутся за дополнительную работу, несмотря ни на что? Тогда вы, вероятно, тот, кто звонит домой, чтобы сказать, что опоздаете на ужин, тот, кто должен пропустить день рождения вашего ребенка, и тот, кто продолжает появляться на работе, выглядя как зомби из-за отсутствия сна. Вы поняли о чем я.

Совет: В следующий раз, когда ваш босс, клиент или коллега попросит вас сделать то, что просто невозможно, не бойтесь сообщить им об этом. Оценивайте свое время и возможности правильно. В противном случае люди просто воспользуются вами, и качество вашей работы также пострадает.

Ошибка #8 - Не находить подходящую для систему тайм-менеджмента

Нет недостатка в стратегиях управления временем, но нет и универсальной системы для всех. То, что работает для одного человека, может работать не очень хорошо для Вас.

Совет: Экспериментируйте с различными методами управления временем, пока не найдете наиболее подходящую для вас систему. Это займет некоторое время, будут пробы и ошибки. Но в результат не даст себя ждать, Вы будете эффективно управлять вашим временем.

Теперь вы понимаете, как много всего стоит на пути к рациональному использованию времени. А Вы практикуете управление временем? С какими ошибками вы боретесь? Поделитесь своими мыслями в комментариях ниже!