«Есть деньги на счете — значит, бизнес в порядке»

Так думает большинство предпринимателей, которые только выходят на стабильный оборот 1–2 млн. И это нормально: на первых этапах хочется сосредоточиться на клиентах, продажах, продукте. Это логично — деньги ведь приходят, и можно потрогать их на счете.

Но именно здесь кроется первая ловушка.
🔹 Продукт - люди сейчас не покупают воздух

🔹 Продажи — если их не будет, то и нечего считать

🔹 Трафик - надо найти тех людей, кому нужен ваш продукт

🔹 Финансовая отчетность — это фундамент, на котором держится бизнес.

Финансовый учет кажется чем-то громоздким и ненужным:

• непонятно, какие отчеты собирать;
• страшно открывать Excel-таблицы с сотнями строк;
• пугают слова «P&L» или «баланс»;
• кажется, что всё это нужно только крупным компаниям, а у вас и так всё прозрачно
• надежда, что «как-то само разберется».

В итоге бизнес работает «по факту»:

• пока деньги на счете есть — всё нормально,
• если денег нет — «надо срочно что-то сократить».

Но такой подход рано или поздно приводит к кассовым разрывам, неожиданным увольнениям, убыткам и постоянной тревоге. В малом бизнеса возникает хаос: деньги приходят и уходят, а понимания реальной картины нет.

Пример 1. Бизнес услуг (Татьяна, косметолог)

У Татьяны клиника, где лечат акне по авторской методике.

Её запрос: проверить, верно ли она считает себестоимость? Всё время путается, тк закупает на одну сумму, а CRM система для бьюти салонов - показывает другую цифру

Она закупает препараты оптом, чтобы вышло дешевле. В январе потратила на закупку 500 000 ₽, а расходует постепенно по 30–60 тыс. ежемесячно до сентября.

Почему у Татьяны постоянная тревога, ощущение хаоса и начинает болеть голова, когда она садится, как собственник бизнеса, проверять фин отчет который ей составила управляющая салоном?

Деньги ≠ прибыль

👉 В деньгах: минус 500 000 сразу.
👉 В прибыли: себестоимость распределяется по мере оказания процедур и с учетом оказания услуг косметологов, как прямые расходы.

Результат — прибыль вроде бы должна быть, но денег на счете меньше, чем ожидалось. Возникает временной разрыв.

Главная ошибка малого бизнеса — смешивание двух разных показателей:

• Деньги (Cash Flow, ОДДС) — реальные приходы и расходы ДС на счету.
• Прибыль (P&L, Отчет о прибылях и убытках) — разница между заработанным и потраченным с учетом обязательств.

Когда бизнес работает на потребительских услугах (клиент пришел — заплатил — ушел), деньги и выручка совпадают. Но как только появляются авансы, закупки впрок или отсрочки платежей — возникает временной разрыв.

Именно этот разрыв и путает предпринимателей.

Пример 2. Бизнес товаров (Кирилл, кирпич)

Кирилл продает облицовочный кирпич. По договору:

• 50% предоплата сразу,
• 50% — через 2–3 месяца при поставке.

Его запрос: каждый месяц сильно "скачет" рентабельность бизнеса от 10% до 25%. Хочет понять прибыльность, если масштабироваться и сотрудников нанимать по трудовому договору

Почему у Кирилла всегда разное соотношение прибыли к выручке? К тому же в его консолидированном шаблоне оборот всегда отличается от оборота в файлах, которые ведут менеджеры по месяцам?

Тут несколько было проблем:

1) Оборотом считалась сумма контракта

2) В день поставки товара клиенту, доплата плюсовалась к той сумме, в периоде когда был заключен договор

3) "замораживал" деньги на счету стараясь резервировать их под оплату налогов

Некорректно составленная таблица Excel врёт

На первых этапах предприниматели берут готовые шаблоны Excel или пытаются самостоятельно выстроить логику расчета ключевых показателей. Но вместо упрощения они сталкиваются с:

• потерей контроля - деньги заходили с отсрочкой и жонглирование с суммами в разных периодах, не давало возможность сверить конечный остаток на счетах
• увеличивали время сверки - много файлов НЕ дают прозрачность по задолженности клиентов по договорам и потерей мотивации у сотрудников над контролем ДЗ (дебиторской задолженностью);
• ошибочные управленческие решения - «плавающая» рентабельность исказит прогноз: «выдержим ли рост налогов?», «потянем ли нового сотрудника?», «какой будет чистая прибыль через полгода?» предприниматель опирается на иллюзию, а не на реальность.

📌 Случай Татьяны: Как только развели эти 2 понятия CF и PL и сразу стало понятнее, что прибыль получается по расчету из начислений/обязательств, а чистый денежный поток виден на расчетном счете. Сумма закупок в данном случае отличается всегда от себестоимости

📌 Случай Кирилла: Прибыль «скакала» с 10% до 25%, но это был не рост, а ложное чувство «прибыли». Рентабельность нужно считать после доставки кирпича. Предприниматель думает, что бизнес работает в плюс, и принимает рискованные решения.

Ошибки в учете → ложные выводы → неправильные управленческие решения. Можно решить «масштабироваться», хотя по факту бизнес уходит в минус.

Как навести порядок: пошаговый чек-лист

Чтобы перестать путаться и начать управлять финансами осознанно, достаточно сделать несколько простых шагов.

1. Введите три базовых отчета

• ОДДС (Cash Flow) — движение денег. Видно, хватит ли оплатить аренду и зарплаты.
• ОПиУ (P&L) — прибыль и убытки. Видно, приносит ли бизнес доход или вы работаете «в ноль».
• Баланс — активы и обязательства. Видно, чем владеете и чем обязаны.

На обороте до 2 млн можно вести их в простой таблице, главное — разделять деньги и прибыль.

2. Сгруппируйте расходы по ответственным

Если предприниматель за всё отвечает сам, то у него нет ещё 10 человек в компании. Далее появляются руководители, которые должны контролировать своё направление или отдел и отвечать за результативность и как следствие влиять на увеличение прибыли.

Есть популярное деление расходов на:

• Постоянные — аренда, фиксированные зарплаты, налоги.
• Переменные — закупки, реклама, сдельные выплаты.

Но оно необходимо только для расчета точки безубыточности (сколько нужно денег, если продаж будет 0, чтобы бизнес не обанкротился и ключевые сотрудники не разбежались)

3. Считайте расходы не только в рублях, но и в % от выручки

Вопрос со *. Чистая прибыль 1 млн - это хорошо или не очень? Смотря с чем сравнивать :)

• если оборот = 2 млн, а чистая прибыль 1 млн - это хорошо, потому что рентабельность 50%;
• если оборот = 20 млн, а чистая прибыль 1 млн - это опасно, потому что рентабельность 5%;

То есть абсолютная величина чистой прибыли может оставаться на одном уровне, а относительная - подветит проблемы

4. Смотрите на то, что реально влияет на прибыль

• Не дробите доходы и расходы на сотни строк, если это не помогает принимать решения. Группируйте до 5-7 основных
• Анализируйте, что является ключевым показателем. Для бизнеса услуг в косметологии важнее загрузка специалистов и количество самих специалистов, а для бизнеса товаров - детализация по номенклатуре и спрос по ней.

5. Проверьте корректность учета

• Сверьте данные из CRM/Excel с документами.
• Поймите, по какой формуле считается себестоимость.

Это поможет сделать простые выводы, но эффективные выводы

Управленческая математика сводится к трём вариантам роста дохода:

• повысить цену,
• увеличить продажи,
• сократить расходы.

Всё надо считать - универсального совета от финансистов НЕТ: всё зависит от рынка, конкуренции и ваших условий.

Еще больше полезных информации об ошибках, которые допускают предприниматели, в чек -листе. И помните, всегда дешевле и проще купить чужой опыт , чем самому его получить потратив 1000 часов на обучение и практику.

А если вам нужна "Скорая финансовая помощь", где за 2–10 часа профессионал может собрать прозрачную финансовую картину и подсказать, куда двигаться дальше - пишите мне: https://t.me/kosterina_olga.

Кратко обо мне