Баланс: отчет, который не обманешь

Эта статья - это крик души! Моей души! Как финансиста, который стал аналитиком 1С и видит множество компаний, в которых баланс на последнем месте.

Начну с самого начала, чтобы любой начинающий предприниматель понял, что учет нужен корректный и не должен быть однобоким. Объясню, почему баланс ОБЯЗАТЕЛЕН, даже если у вас ещё только самозанятость, ИП или вы только открыли ООО.

Для более продвинутого уровня бизнеса покажу варианты этого отчета и способы оптимизации/автоматизации и неочевидные риски, когда баланс оставляют "на потом"

1. Система финансов - это 3 ключевых отчета

У бизнеса есть три фундаментальных отчета (остальные отчеты - это расшифровки или модификация этих основных):

1. Отчет о движении денежных средств (CF, ОДДС) — отвечает на вопрос: где деньги? Сколько пришло, сколько ушло и на что именно. Этот отчет полезен для контроля остатков денег на расчетных счетах и ликвидности: можем ли мы расплатиться по обязательствам завтра.
2. Отчет о прибылях и убытках (PL, ОПиУ) — показывает, сколько бизнес заработал и сколько потратил. Он важен для оценки эффективности и прибыльности.
3. Баланс — единственный отчет на основе остатков, который показывает, что есть у компании прямо сейчас и чем она это профинансировала.

Баланс — это снимок состояния компании на определённую дату.
Он показывает:

• что у компании есть (активы),
• за счет чего всё это профинансировано (пассивы, включая капитал).

Важное правило: сумма активов всегда равна сумме пассивов. Именно поэтому отчет называется баланс.

Что такое актив

Активы — это всё, что компания контролирует и может использовать для получения выгоды.

Примеры активов:

• деньги на расчетном счете и в кассе,
• товар на складе,
• оборудование и основные средства,
• дебиторская задолженность (нам должны клиенты или поставщики).

Что такое пассив

Пассивы — это источники финансирования активов.
К пассивам относятся:

• обязательства (долги перед банками, поставщиками, сотрудниками, налогами),
• капитал (вложения собственников + накопленная прибыль бизнеса).

Проще говоря: пассив отвечает на вопрос «откуда взялись активы».

2. Баланс для малого бизнеса

Малые предприниматели чаще всего не ведут баланс. Почему?

• Смешение личных и бизнес-денег. Владелец может «вкидывать» личные сбережения или, наоборот, использовать деньги бизнеса для личных целей.
• Отсутствие дивидендной политики. Прибыль не выводится, а полностью реинвестируется — часто без оценки окупаемости. Или диаметрально противоположная стратегия - выводить все или больше чем это возможно дивидендов
• Слепая зона инвестиций. Нет понимания, сколько средств реально «лежит» в товаре, оборудовании, запасах.

1. Когда возникает одновременно актив и пассив

Представим, что бизнес взял кредит в банке на 1 000 000 ₽.

• В активах появляется деньги на счете: +1 000 000 ₽.
• В пассивах появляется обязательство перед банком: +1 000 000 ₽.

Итого баланс сошелся: актив = пассив.

Ошибка, которую отловила при разборе одного бизнеса:

Т.к. баланс не ведется, а только PL(ОПиУ) и то по денежному потоку, то кредит не успел отразится в этом отчете - на эту сумму была покупка другого бизнеса. А вот сумму траншей "приходится учитывать". Транш - это сумма денег, которая включает часть основного долга и % по кредиту. Учитывая всю сумму в отчет по доходам и расходам предприниматель занижает рентабельность своей компании. В PL уменьшают сумму прибыли только % по кредиту. Всё остальное это переливание денег из кошелька компании в банк, которые пришли из кошелька банка.

2. Когда один актив превращается в другой

Компания купила товар/материалы за деньги:

• Деньги на счете уменьшились: –500 000 ₽.
• Появился товар на складе (запасы): +500 000 ₽.

В пассивах ничего не изменилось, просто один актив превратился в другой.

Ошибка, которую я увидела при разборе одного бизнеса:

Т.к. баланс не ведется, а только CF(ОДДС) и то большая сумма закупки значительно уменьшает денежный поток предпринимателя. С учетом того, что данный материал используется на протяжении периода 6-12 месяцев, возникает проблема в понимании суммы себестоимости товара/услуги и как следствие фин результат не просчитывается корректно.

Эти 2 сущности (деньги и товары) в БАЛАНСе не влияют на сумму прибыли напрямую. Если товар/материалы быстро реализуются, прибыль будет больше, иначе деньги "закопали" в товаре и обанкротились.

3. Когда актив «гасит» пассив

Компания заплатила долг поставщику 200 000 ₽:

• Деньги на счете уменьшились: –200 000 ₽.
• Обязательства перед поставщиком уменьшились: –200 000 ₽.

Баланс снова в равновесии.

4. Когда актив «переходит» в пассив

Компания дала рассрочку клиенту 300 000 ₽:

• Товары на складе уменьшились: –300 000 ₽.
• Обязательства клиентов увеличились: +300 000 ₽.

Баланс в равновесии с четом выручки и себестоимости.

Ошибка, которую отловила при разборе одного бизнеса:

Т.к. баланс не ведется, а только PL (тоже по деньгам и это имеет место быть косвенный способ если нет амортизации и курсовых разниц), то за счет того, что от клиентов поступает сумма контрактов в другом периоде, рентабельность (% фин результата от выручки) в прошедших периодах постоянно меняется.

Эти 2 сущности (товары и обязательства клиента) в БАЛАНСе находятся в активах, ведь дебиторская задолженность клиентов - это деньги компании, которые она заработает со временем. Именно в этом случае баланс покажет, что прибыль есть, а денег нет и хорошо бы вовремя подумать что с этим делать и замотивировать менеджеров продаж на отработку ДЗ.

5. Когда появляется капитал

Собственник вложил в бизнес 900 000 ₽:

• В активах появляются деньги: +900 000 ₽.
• В пассивах появляется капитал: +900 000 ₽.

Это собственный источник финансирования активов.

Ошибка, которую отловила при разборе начинающего предпринимателя:

Т.к. такие собственники бизнеса ещё не чувствуют, что это бизнес и не ведут никакого учета и вообще не составляют никах таблиц (иногда заказывают фин модель, но плановые цифры не анализируют в сравнении с фактическими), то они теряют счет вложениям и двигаются, исходя из внутренних ощущений.

Эти 2 сущности (деньги и капитал) в БАЛАНСе очень трезво дают возможность увидеть, что можно не создавать бурную деятельность. Когда ставка ЦБ высокая, предприниматель может положить деньги на депозит и получать доходность без рисков, логистики и бессонных ночей.

Немного понятнее?

• Активы — то, что есть у бизнеса.
• Пассивы — то, откуда это взялось: либо долг (обязательства), либо вклад владельца и прибыль (капитал).
• Баланс всегда равен: активы = пассивы. Он отвечает на вопрос: чьими деньгами владеет бизнес — своими или заемными.

Чем это опасно:

• Нельзя оценить реальную стоимость бизнеса.
• Нет понимания, насколько эффективны вложения.
• Сложно масштабироваться: для запуска второго такого же бизнеса неясно, сколько реально нужно вложений.

3. Баланс для среднего бизнеса

В среднем бизнесе баланс уже становится частью управленческой рутины. Как правило, есть финансисты или бухгалтеры, которые собирают его регулярно

Что показывает баланс:

• Структуру активов (деньги, товар, дебиторка, основные средства)
• Структуру пассивов (кредиты, задолженности поставщикам, обязательства перед персоналом)
• Размер капитала и нераспределённой прибыли
• Возможность прогнозировать дивиденды и кредитную историю

Баланс может быть разной детализации

Основные сложности среднего бизнеса:

1. Прогнозирование. Составить баланс по факту — несложно. Спрогнозировать — сложнее
2. Договорные условия.
• Если товар куплен, но не оплачен → это кредиторка (мы должны)
• Если сделали предоплату, но товар не получили → это дебиторка (нам должны)
• Если по одному договору контрагента переплата - это может быть ДЗ, а по другому договору этого же контрагента задолженность - это уже КЗ

Эти нюансы искажают картину и требуют внимательного учета.

3. Подгонка данных.
Иногда финансисты, чтобы баланс «сошёлся», искусственно уменьшают капитал или нераспределённую прибыль. Это опасно: баланс становится формальностью, а ошибки остаются скрытыми

Баланс в автоматизации

При автоматизации бизнеса баланс часто настраивают последним. Сначала внедряют:

• казначейство (платежный календарь),
• отчеты о движении денег (остатки и обороты),
• план-факт по ОПиУ (обороты).

Только потом переходят к балансу

Как баланс работает в системе:

• Основой служат остатки на счетах
• Метод двойной записи. Каждая операция имеет дебет и кредит
• Закрытие счетов. Например, счет «Выручка» должен быть обнулен: он отражается только в ОПиУ, но не остаётся в остатках

Управленческий баланс отличается от бухгалтерского. Начиная от структуры и заканчивая валютой баланса (суммы активов и пассивов разные), с расхождениями на суммы поправок и корректировок в упр учете. И тут не перестановка цифр с одной строки на другую в excel единственный способ отразить такие разницы, тут смотрим какое количество таких "цифр" надо поправить. Управленческий учет с использование двоичной записи (Дт/Кт) дает настоящую проверку корректности всех добавленных ручных проводок.

Если внедрена и разработана методология даже в нумерацию упр счетов, то любую отчетность легко собрать и анализировать. Даже из Оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) уже видно:

• Закрыт ли период
• Сходится ли актив с пассивов
• Нет ли зависших сумм на транзитных счетах

Чтобы не потеряться в потоке очень рекомендую использовать уже готовые решения по автоматизации. Ниже видео, показываю, какие подходы в программе Бит финанс предусмотрены, чтобы по одной кнопке собрать Баланс. Для примера разбираю самый "сложный" отчет по мнению финансистов - Баланс и его настройку

После формирования отчета в программе баланс подсвечивает ошибки:

• в первичных документах, которые проглядела бухгалтерия
• в правилах сбора факта (мэппинг) со счетов бух учета на счета упра учета
• в формулах и настройках самого отчета
• в ручных операциях упр учета
• кражу ДС из компании

Честный и нечестный подход:

• Честный подсветят владельцу, где именно есть расхождения. Это помогает выявить проблемы — например, «утекшие» деньги или ошибки учета.
• Нечестный «подгонят» баланс, скрыв проблему.

Автоматизированный баланс помогает минимизировать такие риски: система показывает реальную картину, которую сложно исказить вручную.

Баланс — это отчет, который «отрезвляет» предпринимателя. Он:

• показывает реальную стоимость бизнеса,
• помогает оценить окупаемость вложений,
• даёт основу для стратегических решений,
• защищает владельца от ошибок и искажений.

Баланс нужен не только крупным компаниям, но и малому бизнесу. Если предприниматель хочет видеть реальную картину, а не жить в иллюзиях, баланс должен стать обязательным инструментом.

А если вам нужна "Скорая финансовая помощь", где за 2–10 часа профессионал может собрать прозрачную финансовую картину и подсказать, куда двигаться дальше - https://t.me/kosterina_olga.

Если вы финансист и чувствуете, что уже невозможно много информации, которую нужно собрать в балансе и хочется переехать в программу из excelпрограмму, где от А до Я выстроен бизнес-процесс управленческого учета и уже подготовлен готовый конструктор под все 3 ключевых отчета по финансам - пишите мне: https://t.me/kosterina_olga.

Кратко обо мне