Платежный календарь (продолжение)

Поговорим о том, как составить платежный календарь.

Рекомендуем начинать с месячного периода — оптимальный срок для первого опыта ведения платёжного календаря.

Шаг 1. Соберите данные по всем входящим и исходящим платежам

Пройдитесь по всем отделам:

отдел продаж. Какие счета выставлены, когда ожидаются оплаты.
бухгалтерия. Какие обязательные платежи предстоят (налоги, зарплата);
закупки. Когда нужно оплатить поставщикам;
управление. Какие инвестиционные или разовые расходы запланированы.

Шаг 2. Зафиксируйте начальный остаток

Начальный остаток должен включать все «кошельки» бизнеса:

расчетные счета во всех банках;
касса;
депозиты (если можно снять деньги быстро).

Если у вас несколько счетов в разных банках и касса, консолидируйте информацию в одну таблицу, чтобы видеть общую картину.

Шаг 3. Внесите все обязательные платежи с точными датами

Начните с критических платежей:

зарплата (обычно два раза в месяц);
налоги (проверьте календарь ФНС);
аренда (обычно фиксированная дата);
кредиты и займы (дату платежа нельзя сдвинуть).

Затем добавьте плановые расходы:

поставщикам,
на логистику,
коммунальные платежи.

Шаг 4. Добавьте ожидаемые поступления с указанием вероятности

Разделите все ожидаемые платежи по категориям. Это самое важное действие.

Категория A (95-100%): деньги уже в пути (выставлен акт, подписан, отправлен, срок оплаты 1-3 дня).
Категория B (70-90%): работа сдана, акты согласованы, оплата ожидается в текущем месяце по договору. Клиент надежный, но возможны задержки на 5-7 дней.
Категория C (40-60%): обещана оплата «в этом месяце», но документы в процессе подписания. Или новый, неопробованный клиент.
Категория D (10-30%): перспективные переговоры, оплата возможна, но сроки очень туманны.

Это поможет принимать взвешенные решения. Например, крупную закупку стоит планировать только тогда, когда в консервативном сценарии (с учётом только категорий A и B) на нужную дату есть положительный остаток.

Шаг 5. Проанализируйте получившуюся картину и отметьте рискованные периоды

Посмотрите на календарь и найдите:

дни с отрицательным остатком — кассовые разрывы;
дни с минимальным остатком — зона риска;
периоды с большим запасом — возможность для инвестиций или досрочного погашения кредита.

Если обнаружили разрыв, примените антикризисные меры:

перенесите необязательные платежи;
договоритесь об отсрочке платежа с поставщиками;
ускорьте получение оплаты от дебиторов (предложите скидку за досрочную оплату);
подготовьте краткосрочный займ или овердрафт.

Как часто обновлять платежный календарь

Ежедневно — в компаниях, где сложно планировать поступления (например, розничная торговля, услуги населению). Корректируйте по факту поступлений и списаний.
Еженедельно — плановое обновление прогнозов на ближайший период. Оптимальная частота для большинства бизнесов.
В момент изменения условий — при поступлении новой информации от клиентов или контрагентов немедленно вносите правки.
Минимум 2 раза в неделю — для поддержания актуальности данных.

Кто должен вести календарь?

Для микро-бизнеса и ИП: сначала ведите сами, чтобы понять процессы. Затем можно делегировать бухгалтеру.

Для малого и среднего бизнеса: финансовый менеджер или бухгалтер ведет ежедневную работу с календарем. Идеальная модель:

собственник определяет стратегические приоритеты;
финансист или бухгалтер ведет оперативную работу;
еженедельно финансист предоставляет сводку с анализом и рекомендациями.