Расходы на УСН

Появились ряд расходов, которые ИП на УСН с этого года могут включать в расходы. Рассмотрим их:

1) Представительские расходы. У ИП также могут быть представительские расходы, если он организует приемы для деловых партнеров. И эти расходы можно теперь учитывать при упрощенке, правда, с ограничениями. К представительским расходам относите оплату завтраков, обедов, ужинов, буфетного обслуживания, а также транспортные расходы по доставке лиц, участвующих в переговорах, до места и обратно, услуги внештатного переводчика ( подп. 22 п. 1 ст. 264 НК).

Затраты в базе по УСН учитывайте после оплаты, но в пределах нормы, которая составляет 4 процента от расходов на оплату труда за отчетный или налоговый период. Например, если расходы на оплату труда у ИП за 1-й квартал составят 1 000 000 руб., то учесть в 1-м квартале представительские расходы можно только в пределах 40 000 руб. (1 000 000 руб. × 4%). Если же ИП ведет бизнес без работников, расходов на оплату труда у него не будет. Значит, и представительские траты учесть не получится.

Сверхнормативные расходы можно будет учесть до конца года, если они уложатся в годовой норматив (письмо Минфина от 15.03.2017 № 03-03 06/1/14731). Это подтверждает специалист Минфина. Переносить сверхнормативные расходы на следующий год нельзя. Учесть представительские расходы можно, даже если переговоры не принесли положительного результата. Например, цель встречи — заключение договора, но стороны не пришли к соглашению. При этом нельзя учитывать затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний ( п. 2 ст. 264 и подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК).

Например, учесть как представительские траты на новогодний корпоратив предпринимателя не получится, даже если в нем участвовали деловые партнеры. Подтверждающие документы. Составьте приказ ИП о проведении представительского мероприятия для деловых партнеров, а также отчет о проведенном мероприятии. Форма произвольная. Главное — указать, какое мероприятие проводилось, и расписать траты ИП на проведение встречи для деловых партнеров. Приложите подтверждающие бумаги на траты — договоры на оказанные услуги, счета, накладные, акты, УПД, чеки ККТ, сметы, платежные документы. Укажите в отчете достигнутые на мероприятии результаты.

2) Питьевая вода. Затраты на питьевую воду для сотрудников предпринимателя и установку кулеров включайте в расходы по упрощенке сразу после оплаты. Также к расходам можно отнести плату за работы по установке автоматов для обеспечения работников питьевой водой (подп. 7 п. 1 ст. 264 и ст. 346.16 НК, письма Минфина подп. 45 п. 1 от 23.03.2020 № 03-03-07/22134 и от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45286). Это обоснованные расходы для всех предпринимателей с работниками, поскольку работодатели обязаны создавать сотрудникам нормальные условия труда (ст. 22, 163, 223 и 224 ТК).

При этом имейте в виду, что отслеживать, кто из работников сколько выпил воды, невозможно. И делать это не нужно, так как доходов у работников предпринимателя, а соответственно и объекта обложения по НДФЛ, не возникает (письмо Минфина от 13.05.2011 № 03-04-06/6-107). Подтверждающие документы. Чтобы списать расходы на питьевую воду и кулеры, а также траты на установку оборудования, потребуется договор с поставщиком и подрядчиком, который проводил работы, а также товарная накладная или УПД, акт на работы и документы об оплате

3) Кондиционер. С января вы вправе списать расходы на любые кондиционеры и увлажнители воздуха, которые установили в офисе, магазине или ином помещении ИП ( подп. 7 п. 1 ст. 264 и подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК). Ранее подобные расходы можно было учесть, только если они относились к основным средствам, то есть стоили более 100 000 руб. В закрытом перечне расходов не было подходящего пункта.

С 2026 года ИП на УСН вправе учитывать затраты на кондиционеры и другое подобное оборудование независимо от суммы. Это подтверждают специалисты Минфина. Чтобы списать расходы, потребуется оплатить покупку, ввести объект в эксплуатацию и иметь в наличии подтверждающие документы ( п. 2 ст. 346.17, п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК). Подтверждающие документы. Для учета нужен договор с поставщиком, товарная накладная или УПД, акт ввода в эксплуатацию, а также документ об оплате.

4) Штрафы, пени. Если ИП уплатил поставщику или покупателю неустойку по соглашению или решению суда, спишите суммы в расходы ( подп. 13 п. 1 ст. 265 и подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК). Теперь упрощенцы вправе учитывать санкции по договору, а также на возмещение причиненного ущерба. Если ИП не получил освобождение от НДС, имейте в виду, что оплата штрафных санкций по договору с контрагентом НДС не облагается (письма Минфина от 03.08.2016 № 03-03-06/1/45600 и от 04.03.2013 № 03-07-15/633).

Подтверждающие документы. Чтобы подтвердить расходы, имейте в наличии, кроме документов об оплате, договор или иное соглашение с контрагентом, решение суда, акт сверки и бухгалтерскую справку.

5) Премии покупателям. Если ИП не меняет цену товара, а выплачивает покупателям премию за объем закупок или другие показатели, учитывайте премии в расходах по УСН на дату, когда выплатили сумму или зачли ее в счет оплаты товаров ( подп. 19.1 п. 1 ст. 265 и подп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК).

Если ИП реализует товары со скидками, в доходы включайте суммы, фактически поступившие от покупателей, то есть за вычетом предоставленных скидок ( п. 1 ст. 346.15 и п. 1 ст. 249 НК, письмо Минфина от 11.03.2013 № 03-11-06/2/7121). В таком случае расходы не учитывайте. Если у вас с контрагентом заключен договор услуг, скидки и премии, предоставленные исполнителю, в расходах не учитывайте ( письмо Минфина от 18.12.2020 № 03-03-06/1/111308).

Подтверждающие документы. Храните договор с покупателем или дополнительное соглашение, где прописали все условия предоставления скидок или выплаты премий, а также платежные документы

6) Расходы на поиск персонала. С учетом расходов могут быть вопросы. Если ИП нашел работников, учитывайте после оплаты расходы на услуги кадровых агентств, а также на публикации объявлений в СМИ и интернете ( подп. 8 п. 1 ст. 264 и ст. 346.16 НК). подп. 45 п. 1

Остается спорным вопрос, можно ли учесть расходы, если поиск не дал положительного результата. Специалисты Минфина высказались несколько лет назад, что такие расходы необоснованны (письмо Минфина от 04.09.2008 № 03-03-06/1/504). Безопаснее траты не учитывать.

Подтверждающие документы. Потребуется договор, акт об оказании услуг или УПД, а также платежки. Работу с кадровым агентством также подтверждают заявки с требованиями к кандидатам, результаты тестирований и собеседований, отчеты кадровых агентств и т. п. Для подтверждения поиска через СМИ сохраните скриншоты интернет-страниц с объявлениями о вакансиях.