Как вывести бизнес из хаоса за 4 шага

Если вы задумались об организации учета, то, скорее всего:

• либо ваш бизнес уже вышел на тот уровень, на котором без такого учета работать дальше невозможно, потому что полностью отсутствует управление;
• либо вы относитесь к тому редкому типу предпринимателей, которые хотят изначально работать правильно и грамотно.

Сначала надо организовать учет движения денег. Приход и расход. Каждой операции. Почему начинаем с этого? По двум причинам. Во-первых, можно попытаться «вытащить» информацию за прошлые периоды – ведь часть денежных потоков всегда ведется в безналичной форме (через карту/расчетный счет). Во-вторых, кассовый метод учета доходов и расходов - самый распространенный среди предпринимателей.

Потом, когда вы начнете вести учет денег и создадите себе нужную систему, тогда уже будете вести учет «неденежных операций». Пока об этом не задумываемся.

Тот, кто контролирует движение финансов - контролирует бизнес-процессы, хотя бы и на самом простом уровне.

Тут у вас два варианта действий:

• Вариант 1 – начните с сегодняшнего дня. Выпишите перечень тех «кошельков» которые есть на сегодня, для того чтобы понимать – сколько денег есть на сейчас (расчетный счет, карта 1, карта 2 и т.д., наличка).

Начиная с этой даты – начните записывать все операции, которые вы совершаете. Записываете каждый день, в конце недели посчитайте – исходя из остатка на начало, прихода и расхода денег по операциям – какой должен быть остаток на конец – и сравните с фактическими данными.

• Вариант 2 – если большинство операций у вас проходят в безналичной форме (расчетный счет или карты) – можно взять выписки из банка (карты) и попробовать настроить учет «назад», с первого дня квартала или с первого дня года.

КАК проще всего организовать учет движения денег в бизнесе?

Во-первых, учет должен быть регулярным (каждый день/каждая неделя, не реже) и постоянным.

Во-вторых, проще всего вести учет в таблицах (Эксель или Гугл – какими вы лучше владеете).

В-третьих, нужно сразу унифицировать терминологию (см.справочники ниже) и использовать и описание операций.

Рекомендуем следующие справочники для ведения учета:

Справочник 1 – по видам деятельности

Справочник 2 – по видам каналов денежных средств

Справочник 3 – по видам платежей (поступлений и оплат)

В итоге, собрав информацию по всем платежам за определенный месяц, можно получить полный перечень всех полученных доходов и произведенных расходов.

Рекомендуемая форма таблицы учета:

На выходе этого шага вы должны получить перечень всехваших операций, которые имели место за прошедший период. Дальше уже можно будет анализировать их по основным группам доходов и расходов и формировать разные отчеты, необходимые для управления, например, отчет о движении денежных средств. Или отчет о прибылях и убытках.

На самом деле этот этап - самый простой и одновременно самый сложный. Простой – потому что технически его реализовать проще всего (взять тетрадку и ручку или сесть за ноутбук и начать записывать каждую операцию).

Самый сложный – потому что это нужно изменить самого себя - перейти на другой уровень самоорганизации, а это всегда сложно.

Напишите мне - https://t.me/Larisa_Terekhova_1

Казалось бы – считать выручку – самое простое. Однако учет и анализ доходов, на самом деле, всегда сложнее, чем учет расходов.

Во-первых,бизнес-процесс доходов включает в себя не только подсчет выручки. Основа любого успешного бизнеса – устойчивый поток клиентов.

Значит, в первую очередь необходимо определить основные каналы, по котором приходят клиенты, и определить, как эти каналы можно оцифровать и управлять ими.

Например, в нашем примере с розничным магазином автозапчастей, таких каналов несколько:

• Траффик (проезжающие мимо)
• Внешняя реклама (указатели, баннеры и т.д.)
• Реклама на радио
• Обзвон клиентов
• Сарафанное радио

Значит, нужно наладить сбор информации – откуда приходят покупатели, как реклама влияет на поток клиентов и т.д.

Во-вторых, в каждом бизнесе, как правило, есть своя продуктовая линейка. Например, у вас розничная торговля автозапчастями. Параллельно с этим могут предлагаться услуги СТО (станция тех/обслуживания) или шиномонтаж.

Соответственно, все доходы надо разложить на доходы от каждого вида деятельности. Насколько стоит углубляться внутрь каждого продукта – это уже предприниматель должен решать сам. Начинать нужно с самого простого и укрупненного продукта.

Исходя из описанного (весьма укрупненно) анализа нужно сформировать, скажем так, модель доходов – а именно, перечень видов доходов по продуктам (товарам, работам или услугам). Каждый вид выручки должен быть привязан к соответствующим данному бизнесу показателям.

Для оффлайн магазина это может быть число покупателей по каждому из перечисленных каналов, определенное исходя из статистических показателей, с привязкой к рекламному бюджету каждого из каналов. Для онлайн-магазина это может быть число попаданий на сайт.

Главная цель этого шага – сформировать модель доходов. Это позволит увидеть:

• За счет чего формируется выручка?
• Какие товары являются наиболее прибыльными (маржинальными)?
• Как может влиять на выручку изменение среднего чека по тому или иному товару?
• Что более эффективно – вложить средства в рекламу и привести больше клиентов или поднять средний чек?

Если вы сами хотите разобраться в этом – смотрите тут:

Как мы уже писали выше, самое сложное в систематизации бизнеса – это моделирование доходов. Моделирование расходов проще, что и понятно, т.к.предприниматель всегда знает, какие расходы он должен нести, для того чтобы произвести свой продукт, нужно их только правильно оцифровать.

Что нужно знать в первую очередь, чтобы разобраться с расходами? - На самом верхнем уровне расходы любого бизнеса делятся на две большие группы:

Переменные расходы и Постоянные расходы

• Переменные расходы – это те расходы, которые прямо и непосредственно зависят от объема выручки (объема произведенной продукции, работ, услуг).

Например, в торговле прямым расходом всегда является себестоимость приобретения товара. В случае если продавец доставляет товар до покупателя, то прямыми расходами также будут расходы по логистике. Также прямыми расходами могут рассматриваться расходы по конкретной рекламной компании, целью которой являлось увеличение выручки по определенному каналу притока клиентов (например, стоимость рекламных объявлений на радио).

Если оплата труда менеджеров состоит из оклада и премиальной части, то, понятно, что премиальная часть будет относиться к прямым расходам, а окладная – к постоянным (см.ниже).

Сюда же следует отнести налог на доходы 6% (если вы на упрощенной системе налогообложения).

• Постоянные расходы – это те расходы, которые не связаны напрямую с объемом производства, которые из месяца в месяц не меняются.

Как правило, все административно-хозяйственные расходы являются постоянными, сюда же будет относиться и окладная (постоянная) часть оплаты менеджеров, связь, IT обслуживание и т.д.

ВАЖНО!

А вы знаете о том, что постоянные и переменные расходы позволяют рассчитать точку безубыточности?

Что это такое? Это тот минимальный объем производства (выручки), который обеспечивает предпринимателю прибыль в размере 0 рублей.

Точка безубыточности помогает отвечать на очень важные и классные вопросы:

Точка безубыточности позволяет оценивать влияние тех или иных показателей деятельности на прибыль собственника.

Мы разработали специально для вас таблицу расчета безубыточности.

Теперь, когда мы настроили сбор данных, поняли схему формирования доходов (выручки) и расходов, можно построить главный отчет, характеризующий эффективность любого бизнеса – Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ).

Отчет о прибылях и убытках выглядит вот так (цифры условные):

Мы приводим упрощенную модель ОПиУ. Каждый показатель здесь можно раскрывать и анализировать – в зависимости от задач предпринимателя.

Но! Этот отчет, даже в самой упрощенной форме, является самым важным в бизнесе, его итог – чистая прибыль – показывает то, ради чего действует предприниматель – тот доход, который он, как собственник, может вытащить из бизнеса и потратить на свою семью и свои личные цели, и бизнес от этого не пострадает. Конечно, не стоит забывать о расширении бизнеса, на которое следует направлять чистую прибыль, но если такая задача не стоит, то максимум, что можно потратить на себя – это чистая прибыль. Подробнее о том, куда и как можно направить чистую прибыль – в следующих публикациях, настоящая статья не об этом.

Что еще показывает такой отчет?

Выручка.В этом отчете мы видим сводные данные по выручке помесячно/поквартально/за год, видим динамику нашей выручки и можем отследить сезонность продаж. Это на самом простом уровне.

Если нас интересует - а за счет каких каналов пришли клиенты, какой канал был более эффективный - мы можем ввести это в расчет выручки и делать разные сценарные расчеты, и понимать, как от этого меняется выручка.

Также мы можем отслеживать выручку по разным направлениям деятельности или разным продуктам.

Переменные расходы.Используя данные из ОПиУ мы имеем возможность определить, какую часть выручки составляют прямые расходы.Если развернуть прямые расходы по видам, то такой анализ покажет, какие расходы являются ли наиболее значимыми и как их можно оптимизировать.

Маржа (или маржинальная прибыль). Эта цифра показывает потенциал бизнеса – какие постоянные расходы мы можем понести, сколько можем отложить на развитие, какую прибыль могут получить собственники.

Постоянные расходы.Это расходы, величина которых независит от того, как работает бизнес и какую выручку он получает. Их тоже можно анализировать и оптимизировать.

Расчетная прибыль. Еще ее называют прибыль до налогообложения. Название говорит само за себя.

Чистая прибыль – итог деятельности бизнеса за период. Получается из расчетной прибыли после того, как будут начислен налог на прибыль. Именно этот показатель является ключевым, ради него, в первую очередь, строится любая финансовая модель.

Если те суммы, которые вы выводите из бизнеса за определенный период времени (например, за полгода), больше чем ваша чистая прибыль за этот же период, это означает, что кассовый разрыв вам обеспечен.

НАПИШИТЕ нам в личное сообщение,

РЕКОМЕНДАЦИИ

В завершение – несколько рекомендаций, чтобы ваша работа, ваши 4 шага дали желаемый результат:

• Ведите учет постоянно.
• Один раз в месяц делайте свод данных – собирайте ОПиУ.
• Обязательно считайте прибыль по каждому направлению деятельности.
• Разделяйте свои личные финансы и финансы, связанные с бизнесом.

Ссылка на канал, на котором мы обсуждаем конкретные проблемы реального бизнеса:

https://t.me/polyanskiy_sv