Formal Writing: How to enquire
При написании формального письма всегда необходимо учитывать некоторые аспекты:
- четкую структуру ( Greeting - приветствие, Body - основная часть письма, которая может подразделяться на несколько абзацев, Closing Line - завершающий абзац, Signature - подпись). См. скрин-образец ниже.
- формальные структуры и обращения. (Предпочтительно использовать Passive voice, Indirect questions, formal verbs, full forms)
N.B. На самом деле, достаточно владеть фразами ниже, и подставлять их в необходимом порядке, чтобы мастерски писать формальные имейлы. По сути , формальное письмо - это просто набор шаблонов.
Structure and useful language
Greeting
Если Вы знаете , кому пишите, то можете обращаться ‘Dear Mr’ для мужчины и ‘Dear Ms’ для женщины + их фамилия (не имя).Если же получатель не известен еще, то используйте общее обращение ‘Dear Sir/Madam’.
Reason for writing (paragraph one)
В первом абзаце после приветствия, необходимо указать цель письма, в этом вам помогут фразы ниже :
- I am writing to enquire about… (the advertisement/the job offer/etc.)
- I am writing in reference to…
- I am writing in connection with…
- I am writing to… (complain/enquire/etc.) about…
Body
После цели письма, можно задать волнующие Вас вопросы, определяя для каждого вопроса\просьбы отдельный абзац. В начале каждого из этих параграфов, необходимо использовать связующие обороты, которые задают структуру и логику письма:
- Firstly/First of all,… (paragraph 2)
- Secondly/In addition/I would also like to know,… (paragraph 3)
- Finally,… (paragraph 4)
Ниже приведены фразы, которые можно использовать для запроса информации и просьбы. :
- I am writing to enquire about…
- I would be grateful if you could give me some information/further details about…
- I would appreciate some information about…
- I would be interested to receive further details about…
В формальных письмах не используются прямые вопросы, только косвенные. Как задать свой, смотри варианты ниже:
- I would be grateful if you could tell me… (how much the course costs/when the course starts/etc.)
- I would appreciate it if you could tell me…
- I would like to know…
- I was wondering if you could tell me…
- Would you mind telling me…?
- Could you tell me…?
Чтобы не повторяться, варьируйте формы вопросов.
Closing line
Завершающий абзац. В основном тут мы говорим о том, как же мы ждем ответа:
- I look forward to hearing from you.
- I look forward to receiving the requested information.
- I would appreciate it if you could answer my questions as soon as possible.
Signature - Подпись
- Yours sincerely, + Ваше имя и фамилия ( в таком порядке И+Ф)
- Yours faithfully, Ваше имя и фамилия ( в таком порядке И+Ф)
Надеюсь, данная информация, поможет Вам с легкостью справляться с формальными письмами ) Good luck!