Как найти ассистента и забыть, что такое рутина и выгорание
Ассистент – человек, которому можно делегировать всю рутинную, повторяющуюся и морально выматывающую работу.
Ассистент – первый сотрудник, которого я наняла после полутора лет работы. И с тех пор у меня есть ассистент.
Когда я рекомендую нанимать ассистента?
Задумываться о найме ассистента следует, как только ваш чистый ежемесячный доход переваливает за 100.000 руб/мес.
На занятость пару часов в день ассистента вполне реально найти за 10 тыс/мес. И он не только высвобождает время, но и моральную энергию, которую можно направить на рост, масштабирование и в итоге увеличить свой доход значительно больше, чем потраченные на сотрудника деньги.
Сделайте прямо сейчас упражнение – выпишите список всех действий которые вы делаете на протяжении недели:
– Списываетесь с теми, кто заполнил анкету
– Назначаете время созвона
– Напоминаете им о запланированной встрече
– Ведёте календарь созвонов
– Созваниваетесь и проводите бесплатные разборы
– Снимаете и монтируете уроки
– Загружаете их в базу знаний
– Созваниваетесь с клиентами, оплатившими вашу работу
– Отвечаете на вопросы клиентов в личке
– Ищете идеи для контента
– Снимаете и монтируете reels
– И так далее.
В зависимости от специфики вашего направления, действия могут отличаться, поэтому выпишите то, что делаете именно вы.
Теперь выберите из этого то, что можно делегировать, что не обязательно делать именно вам. Например, созваниваться и проводить разборы эффективнее всего вам, а вот писать первое сообщение с просьбой выбора времени из предложенных вариантов, согласовывать время созвонов и делать другие похожие рутинные задачи может кто-то другой, если вы запишите для него понятную пошаговую инструкцию.
Посмотрите на список дел, которые можно делегировать. Посчитайте, сколько суммарно времени в месяц вы тратите на это.
Если это больше 10 часов, смело можно нанимать ассистента.
Личный ассистент – человек, которому вы можете делегировать всё, что посчитаете целесообразным. От переписки с потенциальными клиентами до монтажа уроков.
Здесь всё зависит от объёма работы и уровня сложности.
Если это техническая, повторяющиеся или рутинная работа, не требующая креативности, ставка может быть в районе 200 руб/час. Тогда, если ассистент работает 5 дней в неделю по 2-3 часа, его зарплата получается в районе 10 тыс/мес.
Но я рекомендую не привязываться к ставке, чтобы не заморачиваться с подсчётом потраченного времени на каждое задание, а просто заранее согласовать оклад и примерную ежедневную занятость. Если задач в какой-то месяц получилось сильно больше обычного, просто платим чуть больше.
Я своему ассистенту плачу как раз 10 тыс/мес и он занимается всей технической рутинной работой – делает рассылки по базе с написанным мною текстом, отвечает на сообщения в ботах и сообществах ВК, следит за тем, чтобы на всех необходимых для работы сервисах на счету был необходимый баланс.
В общем, занимается всем, что повторяется и где нужно просто периодически делать определённое действие по инструкции.
Но многие хотят совместить функции ассистента с функциями специалиста по трафику, stories- или reels-мейкера. Эта работа требует больше навыков и креативности, поэтому оплата обычно в таком случае тоже выше и составляет 15-20 тыс/мес.
По-факту, у вас просто 2 сотрудника в одном лице – ассистент + таргетолог, контентщик или сммщик.
Кто-то передаёт ассистенту дожим людей, которые были на консультации, но тянут с оплатой. Если у вас есть скрипт и ассистент просто работает по нему, всё ок, никаких дополнительных процентов за продажи платить ему не нужно.
Если же ассистент именно продаёт, обрабатывает сообщения, дожимает, а не просто выполняет роль консультанта, то рекомендую в качестве мотивации давать ему дополнительно к окладу 3% с продаж, совершённых им.
1. Первый и самый верный способ – своя аудитория. Просто разместить вакансию в своём блоге, сделать рассылку по своей базе в боте, рассказать о вакансии знакомым, которым она может быть интересна. Этим способом мы можем найти людей, которые разделяют наши ценности. Им не нужно продавать себя как надёжного работодателя, они сами хотят поработать с нами.
Если своей аудитории нет или такой способ по каким-то причинам не подходит, есть 3 других варианта.
2. Второй вариант – воспользоваться сервисами по подбору ассистентов. Их довольно много, но у них есть минусы.
Первое – сервисы или берут оплату за поиск сотрудника, или включают свой процент в его зарплату, что увеличивает ставку до 500-750 руб/час.
Второе – часто при найме человека заключается договор, в котором чётко прописаны задачи ассистента. Это хорошо, когда у вас есть понимание, что именно будет делать помощник. Но когда вы только начинаете и планируете разбираться в процессе, прописанные заранее обязанности ассистента будут вас ограничивать.
Третье – некоторые сервисы не дают человека в штат, а сами распределяют задачи по своим сотрудникам. Вы отправляете в сервис задачу, он оценивает её стоимость и отдаёт её своему сотруднику, отвечающему за эту сферу. Но соответствует ли его видение и чувство эстетики вашему – дело случая. В личной же работе мы можем передать человеку своё видение, свои ценности и со временем научить его делать работу так же, как её делали бы мы.
В целом, если вы ищете первого ассистента, готовы платить за его работу не больше 10-15 тыс/мес и у вас пока нет чёткого списка задач, которые он будет делать, я не рекомендую подобные сервисы.
Если же понимаете, что не хотите искать ассистента самостотельно и готовы доплатить за помощь с этим, прикрепляю ниже несколько сервисов.
– https://getfree24.com
– https://10-ruk.com
– https://poruchai.ru
– https://smartfield.ru
– https://oneassist.ru
– https://delegator24.ru
– https://want.ru
3. Третий вариант поиска ассистента – воспользоваться сервисами по подбору помощников от онлайн-школ, которые обучают ассистентов.
Вариант очень похож на первый. Отличается тем, что школы чаще всего просто помогают найти ассистента, который уже работает с вами 1 на 1, без их вмешательства. А если вы вдруг не срабатываетесь, школа помогает найти нового сотрудника. Но это стоит денег – в зависимости от школы от 10 до 50 тыс/руб.
Ниже несколько школ, которые помогают найти ассистента среди своих выпускников:
– https://taplink.cc/na_gromova
– https://school.smart-and-talented.ru/podbor
– https://assistant-school.ru/assistant-recruitment
4. И четвёртый способ поиска ассистента – разместить вакансию в специальных чатах и каналах с поиском работы. Если это ваш первый опыт работы с ассистентом и вы пока не готовы платить за его подбор, я рекомендую именно этот способ. Вы ничем не рискуете, просто размещаете вакансию, выбираете несколько кандидатов, даёте тестовое задание, созваниваетесь с выполнившими его и выбираете наиболее подходящего вам человека.
Ниже список каналов и чатов, в которых можно разместить вакансию:
– https://t.me/mari_vakansii
– https://t.me/abdigital
– https://t.me/profiwork
– https://t.me/vakansii_infobiz
– https://t.me/jod_of_AZ
– https://t.me/vakansii_assistent
– https://t.me/assistent_tt
– https://t.me/infobizaa
– https://t.me/freelance_birzha
– https://t.me/getinfobiz
– https://t.me/kvosh_group/36562
– https://t.me/Solfreelance
– https://t.me/POISK_ASSISTANTS
– https://t.me/targetcommunity
– https://t.me/infobiz_choogl
– https://t.me/yguoyuo
– https://t.me/vacancies_marketing
– https://t.me/insta_workk
– https://t.me/rabotaudalennovacansy
– https://t.me/self_ma
– https://t.me/Copy_Digital
– https://t.me/freelancechoice
– https://t.me/jobjam
Если выкладываете вакансию в чате, используйте хештеги #ищу #вакансия #ассистент – по ним вашу вакансию сможет найти большее количество людей.
Если хотите выложить вакансию в канале, посмотрите описание и посты в закрепе, чаще всего там есть ссылка на аккаунт админа или бота, которому нужно написать для публикации вакансии.
Выше мы сделали с вами упражнение, выполняя которое выписали список всех задач, которые хотим делегировать. Теперь давайте сделаем на основе этого вакансию.
– Хештеги.
– Ищу такого-то кандидата, на такую-то занятость, онлайн/офлайн.
– Краткое продающее описание себя как интересного работодателя – кто я, чем занимаюсь, факты обо мне, которые подчёркивают, что со мной интересно, надёжно, перспективно – это может быть опыт, количество выпускников, отзывов или просто обещание, что со мной будет классно.
– Задачи кандидата – то, что мы выписали, делая упражнение, описанное выше.
– Обещание дать необходимые инструкции.
– Условия – з/п, нагрузка – сколько часов в день нужно будет работать.
– Бонусы, если есть возможность их предоставить, например корпоративное обучение – доступ к вашим курсам и тем, что вы покупали.
– Куда писать для отклика.
Пример вакансии для чатов и каналов, составленной по этому шаблону:
Ищу онлайн-ассистента на занятость 2 часа в день.
Я – Павел Ширяев, основатель школы маркетинга с 8000 выпускниками, ищу ассистента, который сможет взять на себя часть задач, которые я сам делать не успеваю. Если сработаемся, тебя ждёт карьерный рост, интересные задания и дружная команда.
– Периодически проверять балансы важных для работы сервисов, чтобы они не останавливались.
– Делать рассылки по моей базе через бота в ВК и ТГ.
– Загружать на обучающую платформу уроки.
– Помогать мне с поиском специалистов на разовые задачи: монтаж видео, дизайн баннеров, создание бота и т.д.
– Дополнительные задачи, которые будут появляться со временем.
Если не знаете, как делать что-то из списка выше, – ничего страшного. Я дам вам все необходимые инструкции в формате коротких, пошаговых и понятных видео.
Занятость – 2 часа в день в удобное для вас время.
Оплата – 10 тыс/мес с дальнейшим повышением.
Работа в онлайне, из любой точки мира.
Бонусом получите доступ к корпоративному обучению и лучшим курсам по маркетингу, которые я периодически покупаю для своей команды.
Почитать подробнее обо мне можно в канале: https://t.me/pavelshiriaev
И если интересно стать частью моей команды, заполните небольшую анкету по ссылке: https://pavelshiriaev.ru/workwithme – я изучу её и свяжусь с вами в ближайшее время.
В тексте вакансии нельзя указывать пол, возраст, семейное положение, прописку и прочие данные кандидата, не относящиеся непосредственно к профессиональным навыкам. Иначе можно влететь на штраф. КоАП РФ Статья 13.11.1. А вот уже в анкете мы можем задать эти вопросы.
Технически собрать её можно как на Тильде, так и через Google-документы. Второй вариант – самый быстрый и простой, большинство используют его. У меня Тильда просто потому что я местами задрот.
Но главное – не техническая составляющая, а вопросы, которые мы задаём в анкете. Правильные вопросы помогают понять, насколько кандидат подходит нам на уровне ценностей. Технической составляющей работы можно быстро обучить, а вот если не совпадают ваши взгляды на жизнь, выстроить работу будет сложно, т.к. ассистент – человек, с которым вы скорее всего будете общаться больше, чем с любым другим членом команды.
– Имя и контакт для связи? – Думаю, тут всё понятно.
– Возраст? – Я предпочитаю работать с ребятами, возрастом 20-25 лет, т.к. они чаще всего хорошо чувствуют тренды и быстро обучаются новому.
– Ссылка на твой Instagram или ВКонтакте? – Соцсети помогают понять, какие у человека интересы, взгляды на жизнь, чем он увлекается. Если я вижу, что мне это не близко, не точно буду созваниваться и проводить собеседование.
– Есть компьютер или ноутбук? – У меня для части задач нужен компьютер, поэтому важно, чтобы он был.
– Есть ли опыт работы с Google-таблицами, BotHelp, Senler, Таргет Хантером? – Это сервисы, с которыми человеку придётся сталкиваться почти каждый день. Но если опыта нет – не страшно, у меня есть для него готовые инструкции.
– Есть ли опыт работы ассистентом и если есть, то в каких проектах? – Если опыт есть, для меня это большой плюс.
– Проходил(а) ли какие-либо курсы о том, как работать личным ассистентом? Если да, то какие? – Помогает понять, есть ли у человека теоретическая база и понимание, что из себя представляет работа ассистента.
– Сколько времени готов(а) посвящать работе ежедневно? – Помогает понять, сколько хотя бы примерно времени на работу с нами может выделять человек.
– Какой уровень заработной платы при занятости 2 часа в день комфортен? – Помогает понять ожидания человека. Если я готов платить 10 тысяч, а он указал 30 тысяч, то опять же я не буду тратить время и созваниваться с ним – выберу того, чьи ожидания совпадают с моими.
– Насколько хорошо разбираешься в маркетинге? Проходил(а) ли какие-либо курсы на эту тему или может есть опыт работы в этой области? – Здесь вы подставляете свою сферу. Если вы психолог, а человек проходил несколько курсов на эту тему, найти с ним общий язык будет проще. Если вы фитнес-тренер, то легче сработаться с человеком, который ходит в зал, чем с тем, кто не разу не держал в руках гантели. Поэтому, этот вопрос нужно адаптировать для себя. Можно спросить о пройденных тренингах, прочитанных книгах, опыта работе или просто опыте взаимодействия с вашей сферой. Например, книги о фитнесе или йоге человек может и не читал, но если регулярно этим занимается, а вы работаете в этой сфере, вы с ним скорее всего найдёте общий язык.
– Где сейчас работаешь? И почему хочешь уйти/совмещать? – Для меня это важный вопрос, который помогает понять, из-за чего человек может уйти от меня. Плюс, тут я могу увидеть его отношение к текущему работодателю. И если он начинает отзываться о нём плохо, я тоже не буду созваниваться.
– Что для тебя важно при выборе места работы? – Помогает понять, насколько моя вакансия соответствует его ожиданиям.
– Чем заинтересовала моя вакансия? – Помогает понять, почему человек хочет работать именно со мной. Круто, если это мой подписчик, он меня знает, разделяет мои ценности.
– Попросить ссылку на резюме – в некоторых случаях это важный момент, но для меня на первом шаге важнее опыт работы и владение инструментами. Дальше нужную мне информацию я могу узнать на созвоне.
– Город – если вы планируете иногда давать ассистенту задания в офлайне, например, найти фотостудию или место для бизнес-завтрака или мастер-майнда, будет удобно, если ассистент будет из вашего города.
Пример моей анкеты: https://pavelshiriaev.ru/workwithme
Если после изучения анкет у меня есть выбор между 2-3 кандидатами, я просто предлагаю каждому созвониться 1 на 1, чуть подробнее расспрашиваю об их опыте, рассказываю о том, что нужно будет делать, отвечаю на их вопросы и смотрю, как у нас складывается общение.
– Оценить адекватность, как человек общается, комфортно ли мне с ним общаться.
– Попросить чуть подробнее рассказать об опыте и компетенциях.
– Четко обозначить, что нужно будет делать потенциальному сотруднику, какие его ждут обязанности и задачи, какой будет график работы.
– Обозначить, что будет испытательный срок в 2−4 недели.
– Объяснить, по каким критериям я буду оценивать его работу.
– Обозначить условия и оплату работы в испытательный срок и как они изменятся в дальнейшем.
– Ответить на вопросы.
– Согласовать удобную дату начала работы.
Ну и после выбираю того человека, с которым мне больше всего понравилось общаться и чьи компетенции мне показались наиболее подходящими под мои задачи.
Если выбор есть между большим количеством кандидатов, то перед созвоном я прошу их сделать тестовое задание. Обычно это то, что ассистенту нужно будет делать в реальной работе. И при этом выполнение задания не должно занимать больше 5-7 минут, чтобы люди не посливались.
Например, можно попросить кандидата на должность ассистента:
– Сделать Google-таблицу
– Занести в один столбец ссылки на 10 каналов ваших конкурентов
– Во второй столбец – интересную фишку с каждого канала, которую вы можете взять себе
– И на основе этого выписать 2 рекомендации для улучшения вашего канала
В таком случае я отправляю сообщение с подобным текстом:
Недавно ты заполнил(а) анкету на работу в моей команде в качестве ассистента. Я рассмотрел её и с радостью с тобой поработаю.
Остался последний шаг – сделай, пожалуйста, тестовое задание.
Нужно:
– Создать отдельный файл в Google-таблице
– Занести в один столбец ссылки на 10 каналов моих конкурентов
– Во второй столбец – интересную фишку с каждого канала, которую я могу взять себе
– На основе этого выписать 2 рекомендации для улучшения моего канала
– Скинуть мне ссылку на таблицу и рекомендации по улучшению
Я отправил задание всем кандидатам, которых выбрал после заполнения анкеты. Жду его до 20:00 мск пятницы. После выберу человека и начнём работу)
Если будут вопросы – пиши, я на связи.
Ну и далее смотрю на задание и вопросы, которые задаёт человек. Если он уточняет каждую мелочь или тупит, мне это не подходит. Если всё ок – выбираю 2-3 лучше всего справившихся с заданием кандидата и предлагаю созвониться.
Созваниваюсь, выбираю одного, начинаю с ним работать. Остальным же говорю, что напишу чуть позже. И, если работа с первым не складывается, пишу второму в списке. Здесь важно не сжигать мосты. Первый ассистент спустя время может вырасти у вас в команде и занять другую должность, он может уйти из команды, вам может не понравиться работать с ним. На этот случай держите под рукой список тех, кому вы предпочли первого кандидата. Возможно, за время вашей с ним работы, остальные кандидаты не стояли на месте, успели вырасти и стали более компетентными.
Если же с тестовым заданием никто не справился или мне никто не понравился во время созвона, я ещё раз размещаю вакансию во всех чатах, снова пишу по тем, кто заполнил анкету и делаю это до тех пор, пока не найду подходящего мне человека.
Рекомендую начинать с испытательного срока в пару недель и с определенным фиксом за него. В случае, если вам не понравится работать с человеком, в конце испытательного срока вы просто заплатите ему обговоренный заранее фикс и разойдётесь без каких либо проблем и обид.
Пока идёт испытательный срок, не давайте человеку доступы к важным сервисам, с помощью которых он может увести у вас подписчиков, аккаунт, базу, деньги. Лучше сперва приглядеться к сотруднику.
Но даже после прохождения испытательного срока и начала полноценной работы с вами, скорее всего ассистенты периодически будут уходить. И очень важно – не обучать каждого заново, тратя на это десятки часов, а сразу создавать базу знаний и инструкций для сотрудников, по которой новый ассистент сможет быстро вникнуть в суть дела.
Поэтому, я рекомендую во время обучения первого ассистента записывать все созвоны, разбирать на них всё максимально подробно и просить его же нарезать их кусочками по смыслам, чтобы после можно было пересматривать нужные моменты и не уточнять у вас каждую мелочь.
После нужно загружать эти видео на YouTube и добавлять их в базу знаний для ассистента, которую можно собрать в Notion.
А если вопросы всё же появляются, то отвечать на них максимально подробно и этот ответ добавлять в одну из инструкций.
Это требует больше времени в моменте, но экономит сотни часов в перспективе.
Если есть вопросы, то ты всегда можешь задать в лс @yulialetichenko
А здесь мой канал в тг всегда новые чек-листы, вебинары и твои инсайты