Извечный и актуальный вопрос – как найти того самого подрядчика, который не подведет, предвосхитит, и не опустошит бюджет? А если это регион?
Привет. Меня зовут Иван. Более 10 лет я организую мероприятия различных форматов и масштабов. Работаю в Axoft.
Сегодня затронем довольно избитую тему: как найти того самого?
В интернете довольно много статей на эту тему, но сегодня я хочу поделиться своим опытом о том, как выбирать подрядчика в другом городе или регионе.
В 2024 году я посетил более 30 городов России с целью организации мероприятий. В регионе найти достойного исполнителя иногда превращается в задачу со звездочкой.
В зависимости от города и федерального округа инструменты поиска могут меняться.
Для поиска помещения например на Урале или Сибири неплохо подходит сайт с архаичным интерфейсом «командировка.ру» Там найдется и местный ДК и лучший отель города. В зависимости от размера города приличный отель или конференц-центр может быть в единичном экземпляре. Это ваш вариант.
Конечно, не стоит забывать об агрегаторах (авиасейлз/островок и т.д.)
Я всегда узнаю у площадки, каких подрядчиков они могут мне предоставить, кого порекомендовать и стараюсь закрыть этот вопрос силами площадки. Обычно в регионе это постоянные и проверенные исполнители, которые знают все нюансы площадки. Это мы берем.
Авито – хороший вариант для поиска, но будьте осторожны, отзывы можно накрутить. Так же при просмотре отзывов – смотрите сначала негативные, так будет проще понять, где слабые места подрядчика.
К различным event каталогам (eventbooking.ru/eventcatalog.ru и т.д.) так же имеет смысл обращаться, но это хороший инструмент скорее для Москвы и Санкт-Петербурга.
Случалось и такое, что надежнее (но дороже) было привезти проверенного исполнителя из Москвы, но это скорее исключение.
Доверяйте себе и своему выбору, ведь это ваша ответственность. Слушайте себя и свой опыт.
Не стесняйтесь душнить и задавать уточняющие вопросы. Попросите менеджера площадки организовать для вас видео-тур. Обращайте вынимание на время ответа менеджера, его готовность созвониться. Организатор мероприятий очень много работает с людьми. Старайтесь обращать внимание именно на людей. Психологический климат в коллективе и настроение сотрудников может многое сказать, в том числе об отношении к клиенту.
Если вы сталкиваетесь с хамством, безразличием, отсутствием гибкости – лучше отказаться от такого исполнителя. Если это невозможно ввиду отсутствия альтернатив – будьте более требовательны и обязательно доносите это до исполнителя. ВЫ платите ему деньги и ВЫ заказываете музыку. Контролируйте каждый шаг. В обязательном порядке заключайте договор (заключайте его всегда и со всеми, ЭДО для самозанятых уже изобрели).
Я всегда стараюсь быть вежливым, местами уступчивым, но при этом твердым и решительным.
Я воспринимаю любого подрядчика как эксперта. Часто спрашиваю мнения и не редко прислушиваюсь к словам людей. Это отличный прием, чтобы упростить себе работу и понять, а правда ли он эксперт? Если вы не знаете каких-то технических терминов (раусы/ланьярды/макеты/чексаунд и т.д.) – помните, что пока нас в интернете не забанили.
Про грамотное ТЗ и чек-лист так же не стоит забывать, иначе может произойти то, о чем Ясон Статем говорит ниже….
Напоследок расскажу парочку своих факов и пути их решения:
Мне не хотелось задерживаться в этом ледяном и сером городе, поэтому я решил прилететь утром накануне мероприятия. Это было ошибкой. Если возможно – всегда приезжайте заранее, чтобы накануне посетить площадку и удостовериться, что все в порядке.
07:30 утра (начало мероприятия 09:00).
Я стою на ресепшене отеля (в котором мероприятие) и пытаюсь выяснить, где навигация и как пройти к лифту. Администратор уверяет, что менеджер площадки работает с 08:00. Все это происходит в одном из лучших (читай дорогих) отелей города. Менеджер площадки на телефон не отвечает.
Время 08:20 – появляется менеджер площадки (ощущение, что спал он примерно час) и уточняет, что за мероприятие, где и когда оно будет.
Я понимаю, что все плохо. Что делать? На самом деле не паниковать самому, а холодно и рассудительно посмотреть на ситуацию. Я в зоне ресепшена начинаю эмоционально доносить до сотрудников, что все должно быть готово через 15 минут. В данном случае немного повысить голос – отличная мотивация, т.к. это привлекает не нужное внимание других гостей. Повторюсь – я в данной ситуации «играл на публику». Внутри я был спокоен и понимал, какие шаги нужно выполнить в организационной части.
Как итог – через 3 минут появилось примерно 10 человек персонала. Начало мероприятия подвинулось всего на 5 минут и все прошло хорошо.
Вывозили в замечательный город «К» 90 человек. Каждый из них должен был получить шоппер с некоторым содержимым. Шоппер был с брендированием (довольно сложная картинка со словами).
Наученный опытом Иркутска – я заранее оказался в прекрасном городе «К». Шопперы привезли и уже наполнили их всем необходимым. Едем мы с коллегой в такси на обед – звонок. Звонит наш штатный дизайнер, и спрашивает неуверенным голосом – отдали ли мы шопперы в печать?! Говорит, что в макете есть ошибка.
Перед отправкой в город «К» их осматривало 4-6 человек, (качество шоппера/нанесения) и никто (включая меня) не заметил отсутствие одной важной буквы, без которой смысл надписи становился недопустимым и двусмысленным. Прошу у комплектовщика фото – так и есть)
Не выдать эти шопперы мы не можем (их надо выдать ВСЕМ директорам компании). Выдать их нужно через 15 часов.
Я начинаю обзвон типографий города. Отказывают все.
На авито находится подрядчик, который неуверенным голосом говорит, что он успеет все сделать. В меня данная ситуация не вселяет никакого доверия. По итогу я позвонил знакомому подрядчику в этом городе (который не имеет никакого отношения к полиграфии и нанесению). Он мне дал контакты своего знакомого, который оперативно и практически бесплатно приклеил заветную букву. Все получилось.
Мораль – выстраивайте и поддерживайте добрые отношения с людьми, с которыми вы работаете.