Как автоматизация продаж освободила 20+ часов в неделю руководителю школы брейк-данса

📍 Точка А

Ситуация:
Руководитель детской школы танцев вручную обрабатывала все входящие заявки через ВКонтакте. Задержка ответов достигала 24 часов — за это время горячие клиенты уходили к конкурентам. Ответы были хаотичными, без продающих скриптов, дожима клиентов не было вообще.

Задачи:

• Ускорить время первого ответа до минимума
• Освободить руководителя от рутины
• Стабилизировать качество обработки заявок
• Решить проблему текучки кадров (администраторы менялись 2 раза в год)

Боли:

• Текучка админов: каждая смена = 3 месяца обучения новичка = падение конверсии и упущенная выручка 137 500₽/год
• Человеческий фактор: усталость, ошибки в скриптах, забытые заявки = ещё –55 000₽/год
• ИТОГО потерь: 192 500₽ ежегодно
• Руководитель тратила 20+ часов в неделю на ответы в соцсетях вместо развития бизнеса
• Потеря клиентов из-за медленных ответов и отсутствия дожима

🔧 Процесс решения

Что делал:

Провел аудит текущих диалогов с клиентами и выявил системные недочёты: отсутствие скриптов, долгие ответы, нулевой дожим.

Решение: разработка и внедрение ИИ-бота "Марина" — виртуального администратора школы.

Этапы работы:

1. Сбор данных — выгрузил всю информацию из Telegram-группы школы: расписание, цены, адреса филиалов, типовые вопросы родителей

2. Создание базы знаний — структурировал данные: описание программ, возрастные группы, акции, отработки возражений

3. Разработка промпта — создал логику диалога с 9 шагами: от приветствия до успешной записи с автоматическим дожимом

4. Настройка воронки:

• Квалификация клиента (возраст, опыт ребёнка)
• Выявление потребностей через открытые вопросы
• Предложение пробного занятия с акцентом на ценности
• Выбор удобного филиала и времени
• Отправка ссылки на оплату
• Сбор контактов после оплаты
• Автоматические напоминания за день до занятия

5. Интеграция — подключил бота к ВКонтакте (98% трафика школы) и Telegram

6. Настройка эскалации — бот передаёт администратору только сложные нестандартные вопросы

Время внедрения: 1 месяц

🎯 Точка Б

Цифры:

Операционные показатели за 3 месяца работы:

• Обработано 45 диалогов с уникальными клиентами
• Время первого ответа: мгновенно (было: до 24 часов)
• Доступность: 24/7 без выходных (было: только рабочее время)
• Автоматических напоминаний клиентам: 90 (дожим работает!)
• Передано администратору сложных кейсов: 15 (правильная эскалация)

Финансы:

• Окупаемость: за 3 месяца (стоимость одной сохранённой заявки перекрывает расходы)
• Прогноз экономии при масштабировании: 188 248₽/год (предотвращённые потери минус затраты)

Эмоции:

Отзыв руководителя школы:

"Наконец-то я могу заниматься бизнесом, а не отвечать на одни и те же вопросы! Бот снял с меня головную боль — больше не нужно проверять сообщения каждый час. Подключаюсь только когда действительно нужна, и это экономит 20+ часов в неделю. Плюс больше не зависим от найма и обучения администраторов."

Сдвиги:

Что изменилось в бизнесе:

✅ Время освобождено: руководитель перестала быть заложником входящих сообщений — высвободилось 20+ часов в неделю на стратегические задачи

✅ Независимость от кадров: текучка администраторов больше не влияет на качество обработки заявок

✅ Стабильное качество: каждый клиент проходит через единый скрипт, без человеческого фактора

✅ Экономия на ФОТ: не нужен отдельный администратор на полную ставку для обработки входящих

✅ Масштабируемость: при росте потока заявок система справится без найма новых людей

✅ Система дожима: по 3 напоминания каждому клиенту в автоматическом режиме возвращает "молучнов" к разговору.

✅ Умная эскалация: сложные вопросы автоматически передаются человеку — клиент всегда получает нужную помощь

🎁 Хотите так же?

Если у вас школа, студия, образовательный проект или сфера услуг, но вы не знаете:

• Как перестать терять клиентов из-за медленных ответов
• Как освободить себя от рутины и заниматься развитием бизнеса
• Как сделать продажи стабильными и независимыми от текучки кадров

Напишите мне в личку в Telegram
📩 https://t.me/lexeliseev

🎁 В ответ — сделаю аудит вашей воронки продаж и подскажу, как автоматизировать рутину с помощью ИИ-решений, которые окупятся за несколько месяцев.