Создание канала для внутрикорпоративного однодневного мероприятия
- До старта мероприятия 3 дня!
- Количество людей, участвующих в мероприятии - более 700 человек (сотрудники и их мужья/жены/родственники)
- Контакты сотрудников в единую базу не собраны
- Канала нет!
- Из плюсов: есть программа мероприятия 😄
- Любыми способами перелить максимальное число сотрудников в канал в кратчайшие сроки
- Оформить всю информацию понятным, доступным языком
- Канал нужен для начального информирования, помощи и снижения нагрузки на организаторов и обслуживающий персонал (куда идти после завершения локации, что делать, если пойдет дождь, на какой локации и через сколько начнется программа, когда отправляются автобусы и т.д.)
- Также канал нужен для решения форс-мажорных ситуаций
Работу замедляло то, что каждый пост согласовывался с руководителем компании через его помощника 😨
Создан канал. Изображением канала был выбран подходящий логотип компании (спасибо дизайнерам 😊)
Опубликованы приветственный и информационный посты с призывом включить уведомления и следить за новостями
Создан контент-план со следующими темами:
- Информация для сотрудников о месте сбора для убытия на фестиваль и тех, кто будет добираться на личном транспорте
- Порядок ознакомления под роспись с техникой безопасности
- Порядок регистрации на мероприятии
- Описание всех локаций, карта площадки, упрощенное расписание мероприятия
- Что нужно не забыть взять с собой и сделать перед убытием на площадку
- Представление ведущего, артистов, музыкантов и руководителей компании, которые будут выступать с приветственным словом
- Много информационных постов, чтобы закрыть бОльшую часть вопросов, касающихся организации мероприятия и сделать отдых более комфортным для участников и более спокойным для администраторов
Перелив сотрудников было решено сделать из программы Битрикс 24 и заставили попросили начальников разослать ссылку своим подчиненным. Также было дано указание координаторам: информировать людей при посадке в автобусы о необходимости подписаться на канал
- В первый вечер после основной рассылки на канал подписалось 385 человек
- За ночь и утро в день мероприятия подписалось еще 35 человек
- От координаторов из автобусов пришли еще 54 человека
Максимальная аудитория у канала составила 475 человек (менее чем за сутки)
Посты оформлялись в разговорном стиле с упрощенным форматом, чтобы не нагружать сотрудников сложными формулировками. Для наилучшего восприятия информации и повышения читабельности постов использовались разделение текста, эмодзи и фотографии с площадки проведения мероприятия
Исходя из запросов клиента, было решено заблокировать комментарии к постам, чтобы сотрудники не путали друг друга. Вместо комментариев добавили реакции, чтобы понять уровень вовлеченности.
Также было решено администрировать канал во время всего мероприятия в live-режиме
Для экономии времени и чтобы не отвлекаться от управления мероприятием, все запланированные посты были отправлены через отложенный постинг. Время для публикации каждого поста было определено с учетом "занятости" внимания участников (подъем, умывание, сборы, время на дорогу к месту сбора, время организации посадки в автобусы, регистрация участников на допуск к мероприятию, время начала мероприятия, выступление руководителей на сцене, время прямого телемоста с москвой и т.д.) Посты выходили в то время, когда внимание сотрудников было наименее отвлечено
Удалось добиться того, что более 80% подписчиков канала читали посты в первые 20 минут с момента публикации
Больше 70 % подписчиков включили уведомления от канала
Общее количество просмотров постов более 16.5 к за сутки 😎
Благодаря заранее разработанному контент плану и отложенному постингу мы освободили ~2 часа рабочего времени администраторов (им не приходилось каждый раз объяснять прибывшим на локацию людям куда идти и что делать, гости уже заранее знали порядок действий, + самая длинная очередь у регистрационных стоек была всего в 5 человек)
В ходе мероприятия, при возникновении спорных, непонятных, сложных и форс-мажорных ситуаций, администратор высылала мне голосовое сообщение, которое я переводил в читабельный пост. Осложняло ситуацию то, что люди отдыхали на разных локациях на большом расстоянии друг от друга. Эта проблема была решена благодаря телеграм каналу 😊
В силу высокой вовлеченности в канал, многие ситуации решались без личного присутствия администраторов 🔥 Таким образом получилось освободить ещё ~1-2 часа их работы
Заказчик захотел создать онлайн пространство для фотографий где гости делились бы своими снимками (которые были бы доступны для всех) из за нехватки времени, было решено воспользоваться сервисами "Маил.ру"
Мероприятие, как и планировалось прошло на высоком уровне. Администраторы занимались своими прямыми обязанностями, следили за соблюдением плана мероприятия, не отвлекались на решение форс-мажорных ситуаций.
Участники не испытывали трудностей с регистрацией, ориентированием на большой территории и могли быстро посмотреть что делать в разных ситуациях
Цели работы достигнуты в полном объеме
Управление каналом передано руководству компании 🤝
Оплату моих услуг провели на 20% больше оговоренной суммы 😊