مقایسه تقویم با To Do List
همه درباره لیست کارهایی که باید انجام دهند شنیده اند، و بیشتر مردم از آن برای پیگیری کارهای برجسته ای که باید انجام دهند استفاده می کنند. با این حال، مانند هر چیز دیگری، لیست کارها می تواند به سرعت از کنترل خارج شود و در واقع می تواند با بهره وری شما مقابله کند.
زندگی در تقویم به این معنی است که لیست خود را حذف کنید و در عوض کارهای معلق خود را در تقویم خود برنامه ریزی کنید. اگر کارهایی که انجام می دهید بیش از آنچه می خواهید برای شما مشکل ایجاد می کند، این می تواند راه حل شما باشد.
برای سفارش سالنامه 1402 و تقویم رومیزی با واحد سالنامه برگ تماس بگیرید.
فهرست کارها در مقابل زندگی در تقویم شما
عکسی از لیست کارهای خالی و تقویم
لیست کارها فی نفسه ایرادی ندارد، اما برای مؤثر بودن به نظم و انضباط زیادی نیاز دارند. کارهایی که باید انجام شوند فوق‌العاده باز هستند و وظیفه شماست که آنها را به درستی کار کنید. اینها فقط برخی از مواردی است که می تواند به مفید بودن آنها آسیب برساند:
اگر بیش از حد طولانی باشند، می توانند طاقت فرسا شوند.
آنها هیچ زمینه ای برای اولویت بندی فراهم نمی کنند.
آنها می توانند شامل بسیاری از وظایف غیر ضروری باشند.
به احتمال زیاد کارهای کوچکتر و لذت بخش تری انجام می دهید و دیگران را نادیده می گیرید.
برای موبایل کردن لیست کارهای خود به برنامه های اضافی نیاز دارید.
از سوی دیگر، زندگی در تقویم شما به دلیل نحوه کارکرد آن بیشتر این مسائل را برطرف می کند. وقتی کاری دارید که باید تکمیل کنید، به تقویم خود نگاه می‌کنید و برنامه‌ریزی می‌کنید که به عنوان یک قرار در میان مسئولیت‌های دیگر شما کار می‌کند. این به طور خودکار باعث می شود که کار را در چارچوب مشاغل دیگر خود اولویت بندی کنید.
علاوه بر این، به احتمال زیاد کارهای دشوارتر و پیچیده‌تر را انجام می‌دهید، زیرا از قبل برنامه‌ریزی شده‌اند، که از به تعویق انداختن کار جلوگیری می‌کند. همه اینها بدون لیست های طولانی و دور از ذهن امکان پذیر است زیرا تقویم شما یک مرکز کاری از اطلاعات است که همه آن ها را گرد هم می آورد.
اکثر محل‌های کار از قبل از یک برنامه تقویم دیجیتال مانند Outlook یا Google Calendar استفاده می‌کنند. این بدان معنی است که می توانید با استفاده از پیوند وب یا برنامه در هر دستگاه دیجیتالی که نیاز دارید، آن را در حین حرکت با خود ببرید.
فقط چند قانون ساده برای زندگی در تقویم شما وجود دارد که مدیریت شما را بر آن بهینه می کند و بسیار پیچیده تر از قوانین فهرست کارها است.
این چیزی است که بدون توجه به رسانه ای که برای ردیابی کار استفاده می کنید، نمی توانید از آن دور شوید. مسدود کردن زمان به این معنی است که در ابتدای هفته یا روز خود کمی وقت بگذارید تا کارهایی را که باید انجام دهید را بنویسید.
این یک ابتکار صرفه جویی در زمان است که خروجی کار شما را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد. با انجام این کار، از قبل می‌دانید که باید به چه مواردی رسیدگی کنید، و می‌توانید بقیه هفته کاری خود را صرف رسیدگی به مسئولیت‌های خود کنید.
قبل از اینکه وارد کار خود شوید، 15 تا 20 دقیقه برای پر کردن تقویم خود وقت بگذارید. با در نظر گرفتن ضرب الاجل، زمان بین جلسات، پروژه ها و کار مشتری خود را پیدا کنید تا یک قرار ملاقات برای کار خود ایجاد کنید.
اگر یکی از کارهای شما مستلزم تشکیل جلسه با همکارتان است، آن جلسه را در تقویم خود ایجاد کرده و از او دعوت کنید. اگر می‌خواهید به صورت مجازی ملاقات کنید، حتماً پیوند جلسه را از برنامه کنفرانس دیجیتالی که استفاده می‌کنید، اضافه کنید.
از تم ها برای مدیریت وظایف خود استفاده کنید
کدگذاری رنگی قرار ملاقات های تقویم شما به دسته ها به تمایز بین وظایف، جلسات، کار پروژه و سایر وظایف کمک زیادی می کند. با یک نگاه سریع، می‌توانید بگویید چه چیزی هفته شما را تشکیل می‌دهد و بر اساس آن برنامه‌ریزی کنید.
برای انجام این کار در Outlook، روی هر قراری کلیک کنید، و در نوار، روی Categorize > All Categories کلیک کنید. New را انتخاب کنید، نام تم خود را تایپ کنید، رنگی را انتخاب کنید و سپس روی OK کلیک کنید.
برای هر تعداد تم که دوست دارید تکرار کنید. سپس می توانید به هر قرار ملاقاتی که ایجاد می کنید یک دسته اختصاص دهید. در Google Calendar، روی هر قراری کلیک راست کرده و یکی از رنگ‌هایی را که ظاهر می‌شود انتخاب کنید.
حتما دسته بندی ها را با توجه به نوع کار نام گذاری کنید و رنگ هایی را انتخاب کنید که به خوبی به آنها پاسخ می دهید. برخی از نمونه‌های دسته‌بندی می‌توانند عبارتند از:
تقویم خود را با همکاران خود به اشتراک بگذارید
در حالی که می‌توانید از یک برنامه فهرست کارها مانند Todolist برای به اشتراک گذاشتن پیشرفت خود با سایر کارکنان استفاده کنید، اگر آنها از همان نرم‌افزار استفاده نکنند، نمی‌توانند به راحتی آن را ببینند. اینجاست که زندگی در تقویم پیش فرض دفتر شما یک مزیت اضافه دارد.
با به اشتراک گذاری تقویم خود، همکاران شما فقط با مشاهده آن می توانند پیشرفت شما را مشاهده کنند. این از مسدود شدن صندوق ورودی شما با ایمیل هایی که در مورد پیشرفت شما سؤال می کنند جلوگیری می کند و حتی نیازی به برچسب زدن آنها در آن ندارید. با این حال، مطمئن شوید که آنها را آگاه کنید که چگونه کار می کنید.
برای اشتراک‌گذاری تقویم Outlook:
در نوار، روی Share Calendar کلیک کنید و یکی را که می خواهید عمومی کنید انتخاب کنید.
روی افزودن کلیک کنید تا آدرس ایمیل تیم خود را وارد کنید و سپس تأیید کنید.
در قسمت مجوزها، می‌تواند عناوین و مکان‌ها را مشاهده کند یا می‌تواند همه جزئیات را مشاهده کند را انتخاب کنید.
برای نحوه ایجاد یک تقویم مشترک در Google، می‌توانید این ویدیوی رسمی را از Google Workspace تماشا کنید:
اگرچه زندگی در تقویم شما بسیاری از مسائل مربوط به اولویت بندی لیست کارها و مدیریت زمان را دور می زند، اما هنوز باید در مورد نحوه برنامه ریزی تکالیف خود واقع بین و هوشمند باشید. خوشبختانه، چند نکته امتحان شده و آزمایش شده برای مدیریت موثر این موضوع وجود دارد:
اگر برای انجام یک کار بزرگ وقت ندارید، آن را به عنوان چندین کار کوچکتر برنامه ریزی کنید.
بیش از آنچه فکر می کنید نیاز دارید به خودتان زمان بدهید.
از انجام وظایف درست قبل از جلسه خودداری کنید. بین آنها 30 دقیقه فاصله بگذارید.
اگر کاری فوری است، تصمیم بگیرید که آیا موارد دیگر را در تقویم خود مجدداً تنظیم کنید.
این احتمال وجود دارد که کارهای خود را تمام کنید و اوقات فراغت داشته باشید، به این معنی که به ایمیل ها و سایر موارد کوچکی که در طول روز شما می آیند پی می برید.
برای بهبود بهره وری در تقویم خود زندگی کنید
تقویم شما ابزاری مناسب است که در حال حاضر تمام منابعی را که برای پیگیری کارتان نیاز دارید در اختیار دارد. زندگی در تقویم شما یک رویکرد یکپارچه برای مدیریت حجم کاری شما فراهم می کند و همه چیز را در یک مکان نگه می دارد.
با استفاده از قوانین ذکر شده در بالا، به خوبی در راه صرفه جویی در زمان، بهبود بهره وری خود خواهید بود و در حین انجام این کار موثرتر خواهید بود. آن را امتحان کنید، و ممکن است تعجب کنید که چرا از ابتدا از فهرست کارهایی که باید انجام دهید استفاده کرده اید.