Этика согласования договоров

Небольшие лайфхаки из практики и размышления на тему.

Процесс согласования договора может занять от нескольких минут до нескольких лет, в течение которых стороны обмениваются мнениями об условиях сделки, направляя друг другу замечания и предложения как в виде простого письма, так и в виде проектов договоров с внесенными в него правками и комментариями.

Как указано в Википедии, этика делового общения является профессиональной этикой, регулирующей систему отношений между людьми в сфере бизнеса. Деловое общение должно протекать в соответствии с профессионально-этическими нормами и стандартами.

К сожалению, именно нормы и стандарты делового общения, как правило, имеют место только в рамках отдельных организаций, в которых введены положения о договорной работе, устанавливающие не только требования к оформлению документов (шрифт, его размер, табуляция и т.д.), но и порядок внесения исправлений в документы, полученные от контрагентов и направляемые им же.

До сих пор довольно часто встречаю случаи, когда договоры, приложения и дополнительные соглашения к ним:

1. оформляются в файле в Excel (боль большинства юристов, как и я, редко дружны с ним),
2. присылаются в PDF файле или защищенном от исправлений DOC или DOCX,
3. когда исправления и замечания вносятся в текст документов без каких-либо комментариев или таким образом, что обнаружить невооруженным взглядом затруднительно;
4. документы после его просмотра и исправлений контрагентом возвращаются с измененным форматированием.

Если с указанным в пунктах 1 и 4 сделать почти ничего не возможно, кроме как перенести текст в любой текстовый редактор и вернуть прежнее форматирование, соответственно, то с ухищрениями контрагентов, направленных на "защиту" документов от исправлений, указанных в пунктах 2 и 3 бороться очень легко.

Чтобы "вытащить" текст из защищенного DOC или DOCX в Microsoft Word, а также, пусть и защищенного, но текстового PDF для его последующего редактирования, сохраните такой файл на диске, а затем откройте новый документ и на вкладке "Вставка" выберете "Объект", а на выпадающем списке "Текст из файла", после чего укажите путь на проблемный файл и вуаля )

Преобразовать PDF, если текст из него нельзя скопировать, также проблем не составляет (хотя придется повозиться с форматированием) как с помощью Fine Reader (но нужная функция платная), так и с помощью Google Docs, в котором вы может открыть PDF, и ряда полностью или ограниченно бесплатных онлайн сервисов, таких как SmallDPF, DPF2Go и им подобных.

Бороться с тем, что исправления в документы вносятся не в режиме записи исправлений (track changes) проще простого, для этого в Microsoft Word есть всем известная функция "Сравнение" во вкладке "Рецензирование".

Аналогичный функционал есть и в Google Docs.

Но бороться программными средствами с отсутствием обратной связи по изменениям, внесенным в договоры, увы - невозможно, как и в целом не хочется использовать указанные выше инструменты в отношении тех контрагентов, которые считают себя умнее и сильнее, направляя документы в виде, создающем дополнительные проблемы с их редактированием, ведь деловое общение - это именно общение, коммуникация, а не создание дополнительных преград.

Для себя я довольно давно выработал принципы работы с документами, применению которых я бы рад и в свою сторону:

1. Исправления в документы вносятся исключительно в режиме записи исправлений (track changes). Исключения, которые я себе позволяю, это только исправление явных и грубых орфографических или синтаксических ошибок, которые не влияют на суть документа, но внесение которых в режиме записи исправлений будет говорить о том, что я grammar nazi ))) и/или считаю контрагента неучем (не ошибается только тот, кто вообще ничего не делает);
2. Я не меняю форматирование документов, полученных от контрагентов (но и не люблю, когда форматируют документы, автором которых являюсь я), за исключением случаев, когда ошибки в форматировании могут привести к неправильному (неоднозначному) трактованию документа, например, нарушение нумерации пунктов при наличии кросс-ссылок по тексту;
3. Исправления текста документа комментируются в примечаниях, так как контрагент не должен угадывать по какой причине я вношу те или иные исправления. Это экономит время и позволяет понять мотивацию сторон при согласовании текста документов.

Соблюдение таких простых правил позволяет мне экономить время, так как все исправления, их суть и смысл сразу понятны и остается только лишь найти компромиссный вариант тех или иных условий, в отношении которых у сторон есть разногласия.

И в дополнение к сказанному, я искренне полагаю, что договор, дополнительные соглашения и приложения к нему, должны быть не только верными и однозначными по сути, но и красивыми )