Дизайн юридических документов
Вероятно кому-то это словосочетание покажется странным, но, как и в случае людей, документы тоже, как в старой поговорке, встречают по одежке, то есть по внешнему виду.
Я всегда считал и остаюсь уверенным в том, что внешний вид и логическая структура договора или процессуального документа не менее важны, чем их суть. Точнее, внешний вид документа, как правило, дополняет и усиливает эффект содержания.
В некоторых странах есть довольно строгие требования к оформлению юридических и особенно процессуальных документов, например, некоторые американские суды устанавливают жесткие требования к шрифтам, которые могут быть использованы юристами в процессуальных документах.
В России жестких стандартов оформления документов нет. Единственный известный в этом контексте документ:
ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
Данный ГОСТ обязателен к применению только в государственных органах, но и там в большинстве случаев не соблюдается, а то что он не применяется (да и не должен применяться) в коммерческих организациях и говорить не приходится.
Имея значительный юридический стаж, выработал для себя несколько простых правил, которые делают любой документ не только красивым и максимально понятным, но и упрощают мне работу с документом при его печати:
Гарнитура и шрифт
Вероятно, это первое на что обращаешь внимание при ознакомлении с документом. Гарнитура, то есть семейств шрифтов, и тем более шрифтов, представляющих различное написание гарнитур (полужирный, обычный, курсив и т.д.), невероятное количество, но есть несколько ключевых условий, которыми я руководствуюсь при выборе гарнитура:
- Документ может быть открыт, прочитан и распечатан на любом компьютере с любой операционной системой. Это означает, что можно долго выбирать красивый гарнитур, но он должен быть доступен любому пользователю, в противном случае прочесть документ не представится возможным.
- Гарнитур и шрифт должен быть читаемым в принципе. Можно быть поклонником рока и использовать готический шрифт, или старовером, использующим старославянский, или юмористом, пользующимся Comic Sans, но быстро прочитать и понять такой документ практически невозможно.
- Читаемость гарнитура еще зависит от его вида: с засечками - такие шрифты считаются более консервативными и подходящими для распечатанных документов; без засечек - более современные шрифты и считаются больше подходящими для электронных документов. Один из известных юристов России как то написал, что по его мнению шрифты с засечками больше подходят для объемных документов, а без засечек к небольшим по объему. Но я считаю это глупостью, так как возникают вопросы, что считать большим документом и как поступать, когда вы готовите комплект документов разных по объему.
- Размер конкретного шрифта. Стандартно используется шрифт 12 кегля для основного текста, но в действительности вопрос немного сложнее, так как разные гарнитуры имеют физически разный размер при использовании одного и того же кегля, например, шрифту Times New Roman 12 кегля на документе примерно соответствует шрифт Arial 11 кегля.
Итак, я остановился на трех вариантах, которые использовал в разное время.
Times New Roman
Одна из самых классических гарнитур, широко используемых до настоящего времени. Очень популярный шрифт в государственных структурах и, соответственно, во многих организациях, так или иначе связанных с государством.
На мой взгляд самый скучная гарнитура. Сухо и невыразительно. Но используется повсеместно и многие к ней прикипели всем сердцем.
Aria или Helvetica
Долгое время пользовался этими гарнитурами, которые практически полностью совпадают, а различия могут найти только дизайнеры шрифтов.
Очень нравится одновременная простота, чистота и строгость. На мой взгляд отлично подходит для юридических текстов.
У Arial есть один недостаток - фактически буквы одинакового кегля для Arial будут больше, чем у Times New Roman.
Calibri
На данный момент моя любимая гарнитура, которую я использую во всех документах по умолчанию.
Нравится простота, чистота и какая-то легкость. С конца нулевых Calibri была гарнитурой MS Office по умолчанию.
Дополнительный для меня плюс - документ, набранный этой гарнитурой по сравнению с Times New Roman или Arial при одинаковом межстрочном интервале кажется более легковесным.
Поля документа
Основной принцип применяемый мной - удобство чтения, внесения пометок на полях на бумажном документе, удобство и печати и читаемость всех страниц документа при его сшивке.
Встречал массу документов, где полей практически совсем не было. Единственный довод в пользу такого подхода - экономия бумаги. Но работать с такими документами я не могу.
- либо разметку по умолчанию - верхнее и нижнее поле 2 см, левое 3 см и правое 1,5 см. Это разметка в документах MS Office по умолчанию. Однако и у неё, на мой взгляд есть недостаток в виде необходимости устанавливать зеркальные поля для документов, распечатываемых с двух сторон одного листа. Для меня это лишнее действие - потеря (пускай и незначительная) времени;
- либо собственную разметку с симметричными со всех сторон полями 2,5 см. Сначала это кажется непривычным, однако в таком случае документ без потерь в форматировании можно печатать как с двух сторон одного листа, так и в вертикальной или горизонтальной ориентации без необходимости дополнительно тратить время на изменение полей для отдельных страниц документа.
Итого, я как ленивый пытающийся оптимизировать собственное время в основном пользуюсь вторым вариантом.
Абзацы
"Красная строка"
Я не использую отступ первой строки по умолчанию. Мне кажется, что юридический документ, не имеющий "красной строки" выглядит более строгим и более подобает юридическим текстам, чем документ с ними, которые больше подходят для художественной литературы.
Во втором варианте, как мне кажется, текст получается более "чистый".
Интервал между абзацами и межстрочное расстояние
Как правило, я не использую иные межстрочные интервалы, кроме одинарных. Исключения касаются только случаев необходимости подогнать документ целиком под страницы, о чем я укажу ниже.
Что же касается интервалов между абзацами, то в отсутствие отступов первой строки абзаца, на мой взгляд, они необходимы. Так четко выдерживается смысловое разделение разных положений документа.
Списки
Вне зависимости от того, пронумерованы они в документе или промаркированы, но читать и, самое главное, особенно для нумерованных списков, искать нужный пункт легче, когда номера пунктов не сливаются с текстом документа.
В примерах, приведенных в разделе про "красную строку" как раз есть как первый вариант, когда читая договор необходимо выискивать нужный пункт по тексту, так и второй, в котором номера всех пунктов и статей выделены отступом и при беглом ознакомлении с документом всегда легко найти нужную статью или пункт договора.
Общий дизайн документа
Необходимо сказать об общем виде документов в целом и договоров в частности.
Заголовки или названия статьей не должны в одиночестве оставаться на одной странице в отрыве от остального текста и, тем более, такого не должно быть с реквизитами и подписями сторон договора, всегда необходимо, чтобы они переносились на другую страницу только с частью текста.
Выводы
Я много написал о том, как юридические документы должен выглядеть, но почти ничего не сказал для чего:
- для того, чтобы документ было удобно читать и, соответственно, проще понять его смысл;
- для того, чтобы документы было удобно хранить, не теряя в возможности легко с ними ознакомиться;
- для того, чтобы ваш документ выделялся на фоне остальных. Например, я всегда практически безошибочно только по внешнему виду документа могу сказать, готовил его я или нет.
Всё выше указанное конечно не аксиома, каждый художник юрист видит по своему, но мне указанные правила и принципы составления документов помогают создавать удобные для работы документы с наименьшими затратами по времени на форматирование.
Уверен, что я не остановлюсь и буду совершенствовать дизайн своих документов и далее, чего и вам желаю.