Как управлять задачами через карточки и не допустить революцию в офисе
Автор: Дмитрий Абрамов, директор по продукту Kaiten
Вы знаете о канбан-досках вроде Trello? Создаете для каждой задачи свою карточку, двигаете карточки слева-направо по этапам работы — и получается удобно и наглядно. Доска может быть и физической — с клейкими стикерами вместо электронных карточек.
Внедрение канбан-доски за пределами digital-отделов — та еще задача. У кого-то оно проходит под тихое бурчание о бестолковости новой фичи. А где-то сотрудники затевают бунт, революцию и свержение зловредных карточек. Дмитрий Абрамов, директор по продукту Kaiten, рассказал, почему так происходит и как это преодолеть.
Найдите первопричину сопротивления
Чтобы побороть сопротивление, нужно выяснить его причины. Обычно их три:
- консервативность и естественное неприятие нового;
- непонимание смысла канбан-досок;
- технические сложности использования.
Создайте правильные ожидания для консервативных сотрудников
Даже если нововведение объективно хорошее и полезное — у него будут противники. Люди вообще не любят перемен. А тут еще какие-то доски. Как они скажутся на привычной схеме работы, отношениях с коллегами, статусе, карьере, должности?
К тому же бывает, что в компании консультанты и тренеры всех мастей что-то постоянно меняют, улучшают, внедряют и отменяют без всякой пользы. Сотрудники привыкают к мысли, что все новое только мешает.
Как все исправить
Создайте атмосферу безопасности. Дайте сотрудникам понять, что они не столкнутся с чем-то кардинально новым. Для этого объясните три вещи:
- Рабочие процессы не меняются. Все остается по-прежнему, просто теперь нужно визуализировать работу. Это поможет понять, где можно расслабиться, а где стоит поднажать.
- Канбан-доски — инструмент для управления процессами, а не новый способ контролировать сотрудников и находить их косяки. Вы не хотите, чтобы сотрудники работали напряженнее. Наоборот — вам нужно, чтобы они рациональнее распределяли время и силы.
- Не будет никаких глобальных ротаций, переназначений или увольнений, если выяснится, что на каких-то этапах работы есть проблемы или задержки. Вы будете разбираться со сложностями вместе.
Начните с пилотного проекта. Выберите какой-то отдел или соберите команду под проект из сотрудников, которые позитивно воспринимают идею канбан-досок. Спустя месяц-другой попросите их подготовить отчет или отзыв о работе. Пусть они расскажут, что изменилось или не изменилось в их работе, было ли удобно, каких результатов достигли, как помогли им канбан-доски.
Выступите с этим отчетом перед всеми сотрудниками. Покажите на опыте коллег, что ничего ужасного им не предстоит. И тогда уже можно внедрять доски в другие отделы и проекты.
Предложите поучаствовать в формировании новых правил.Попросите сотрудников помочь с оформлением доски. Спросите, как лучше разложить процессы на этапы и как их лучше назвать. Обсудите с людьми классы обслуживания и расстановку приоритетов, вместе проработайте структуру карточки и так далее.
Сотрудникам не так страшно начинать работу с тем, в создании чего они сами принимали участие. К тому же они и сами расскажут другим, что ничего кардинально не поменялось — просто весь процесс работы теперь «собран» в одном месте.
Объясните, зачем это нужно вам и им
Люди и рады бы развиваться и повышать эффективность своей работы — но они не понимают, как канбан-доски и всякие карточки им в этом помогут.
Как все исправить
Нужно подробно и доходчиво, на примерах объяснить, что к чему:
- расскажите о сути канбан-досок;
- покажите примеры конкурентов или успешных компаний, которые уже работают с досками;
- раскройте мотивы, по которым вы решили их использовать;
- приведите примеры, как доски будут полезны самим сотрудникам.
Например, проведите презентацию среди сотрудников по такому плану. Слово руководителю!
Откуда взялся этот канбан и почему я решил, что он полезен
Ребята, этот метод создали и внедрили в Toyota. Благодаря канбану у них получилось сократить время производства с 12 недель до 4 дней, а время переналадки станков — с нескольких часов до пары минут. К тому же Toyota начала работать без остатков на складе и избавилась от промежуточных складов.
А еще с досками работают наши прямые конкуренты. И они нам частенько дают жару.
Что такое канбан-доски и зачем они компании
Это инструмент для визуализации рабочего процесса. Работая с досками, мы поймем, что тормозит работу тех или иных отделов. Задачи будут поступать дозированно, а авралов и паники в конце недели и месяца больше не будет. Мы избавимся от неочевидных проблем — и в итоге всем будет работать в разы проще.
Как это работает
На доске есть столбцы, а в них — карточки. Карточка — это задача, которую нужно выполнить. Столбцы — это этапы выполнения задачи. Каждый этап — часть бизнес-процессов в нашей компании, и за него отвечает кто-то из сотрудников или целый отдел.
Карточка перемещается из одного столбца в другой по определенному набору правил. Например, в столбцах есть ограничения на входящие задачи: новая не поступит, пока для нее не освободится место. Глобально — каждый из нас теперь подчиняется процессу, а не человеку.
В чем преимущества для вас, дорогие коллеги
Каждый видит, кто и чем занят в определенный период времени. Это значит, что:
- Никто больше не будет отвлекать и приставать с вопросами: «чем занят?», «когда закончишь?», «а когда ты сделаешь вот это?»
- Никто просто так не накинет работы сверху — все в соответствии с приоритетами и очередью.
- Нагрузка ограничена ресурсами сотрудника или команды — переработок не будет.
- Сразу видно, кто виноват. Если с работой затык, потому что от заказчика или других отделов не дождешься важной информации, исполнителя никто не сможет обвинить в медлительности.
- Может оказаться, что отчеты и собрания отнимают у нас слишком много времени. И тогда мы наконец избавимся от бюрократических проволочек, ура!
Почему использовать канбан-доски надо по правилам, которые мы разработаем и утвердим
Коллеги, важно, чтобы мы получали правдивую визуализацию и правильно подсчитывали все метрики. Только тогда все эти плюсы станут реальностью. А для этого надо, чтобы все использовали канбан-доску в соответствии с разработанными правилами. Пользуетесь доской спустя рукава → нет возможности увидеть реальные результаты → нет премии.
Чтобы закрепить результат, можно обновить систему мотивации на основании одной из метрик канбан-доски:
- Throughput — количество готовой работы за неделю, месяц или другое время. Выполнил на N% больше задач, чем в прошлом месяце — получил премию.
- Cycle Time — совокупное время, затраченное на проект без времени ожидания в очереди. Сократили время выполнения задачи — получили премию.
- Lead Time — время, которое задача находилась в работе с момента ожидания проекта в очереди до завершения. Сократили очереди на входе и ускорили работу — получили премию.
В Kaiten все эти метрики считаются автоматически.
Новую систему мотивации можно представить сотрудникам как более честную. Премия зависит не от благосклонности или настроения начальства, а только от эффективности работы и правильного использования канбан-доски.
Помогите разобраться с правилами
Вот вы объяснили смысл нововведений. Сотрудник их уяснил и вроде не против попробовать. Но он все равно не понимает, как ему работать с карточками: что за приоритеты, какие еще ограничения и очереди, что значит «блокированное задание», как что отмечать и когда двигать. Он боится все поломать и поэтому вообще избегает работы с канбан-доской.
Как все исправить
Начните с физических досок. Сперва поработайте с магнитной или деревянной доской. Вместо карточек используйте стикеры — перемещайте их из графы в графу.
Когда люди привыкнут, можно параллельно физической ввести электронную версию доски. И дальше постепенно переводить работу только в электронный формат.
Объясните принципы работы через игру. Есть такие игры-симуляторы — FeatureBan или getKanban. С ними проще усвоить основные принципы канбан-досок и научиться с ними работать.
Перевод игр сделали ребята из ScrumTrek.
Выбирайте простой канбан-сервис. Интерфейс должен быть простым, интуитивно понятным, без сложных настроек. Например, Kaiten создан максимально похожим на физическую доску — в его интерфейсе сложно представить ситуацию «я что-то нажал, и всё сломалось».
Что еще можно сделать
Мало устранить первопричину сопротивления. Важно в период привыкания учить сотрудников работать с досками правильно и регулярно. Тут такое дело:
- Если кто-то один не следует правилам, то ломается весь процесс — и канбан-доски неэффективны.
- Если сотрудник привыкнет неправильно работать с доской, придется его переучивать — а это сложно.
Сделайте канбан частью рабочего пространства. Например, распечатайте и повесьте на стене плакат с основными принципами канбан. Его можно бесплатно скачать на сайте ScrumTrek.
Повесьте правила рядом с доской. Если вы решили использовать сначала физические доски, пропишите правила работы с карточками и повесьте эту информацию рядом с доской — чтобы каждый мог понять, что нужно делать, если он запутался. Когда переведете работу в электронный формат, обеспечьте общий доступ к правилам и оттуда.
Не позволяйте отклоняться от правил или менять их просто так.Правила работы с досками должны быть жесткими. Менять правила можно, только если доказано, что они работают плохо.
Назначьте того, кто будет контролировать работу с досками. Пусть этот человек проверяет правильность работы с доской и актуальность данных, напоминает о необходимости внести в доску изменения, мягко и ненавязчиво объясняет снова и снова, ради чего это все.
Например, это может быть начальник отдела, ответственный сотрудник на производственной линии или старший смены.
Организуйте работу так, чтобы задачу можно было получить только с доски. На время адаптации ограничьте обсуждение и передачу задач через почту или другие способы связи. Нужно взять новую задачу — обратись к доске, нужно обсудить задачу — пообщайся лично.
Финальная шпаргалка
Канбан-доски эффективны, только если вся команда принимает их как необходимость. Вы можете столкнуться с сопротивлением сотрудников из-за естественной боязни нового, недостатка знаний о канбан-досках или из-за непонимания логики их работы.
Чтобы побороть сопротивление сотрудников при внедрении канбан-досок:
- Создайте атмосферу безопасности: покажите на маленьком примере, что это не больно, вовлекайте сотрудников в создание новых досок.
- Восполните недостаток знаний о новом инструменте.
- Покажите сотрудникам, как канбан-доски могут улучшить их рабочий процесс.
- Внедрите новую систему мотивации, основанную на метриках канбан-досок.
- Внедряйте постепенно, начните с физической доски.
- Учите работать с досками через игры-симуляции.
- Создайте четкие правила работы с досками и контролируйте их выполнение.
- Выберите простой и понятный сервис для работы.