10 техник тайм-менеджмента ⬇️
Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Засекал время по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — это и дало название методу.
В чем заключается техника: нужно поставить таймер на 25 минут и в течение этого времени выполнять работу, ни на что не отвлекаясь. После сделать перерыв - пять минут - и повторить цикл заново. Через каждые четыре цикла можно сделать большой перерыв на 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за масштабные задачи и выполнить их качественнее. Метод «Помидора» спас миллионы проектов, карьер и судеб. Это самое мощное оружие в борьбе с прокрастинацией и самый простой способ сконцентрироваться на сложных задачах.
№ 2. Принцип «Девяти дел», или Принцип «1–3–5» В чем заключается: схема такая — 9=1+3+5. За день нужно завершить одно большое дело, три средних и пять небольших. Во-первых, метод помогает выстроить четкую иерархию задач. Во-вторых, вы всегда помните о первоочередной большой задаче. К небольшим можно отнести, например, несложные бытовые дела. Их тоже лучше планировать, чтобы они не накапливались. Идея в том, что такое количество и соотношение дел помогут потратить день продуктивно и при этом не выбиться из сил.
Кто придумал: Марк Форестер, эксперт по самоорганизации и личной эффективности.
В чем заключается: сначала нужно выписать все дела в один список, затем неспешно его читать, пока глаз не остановится на какой-то одной задаче (это должно произойти само собой, интуитивно). Если вы почувствовали, что хотите заниматься этой задачей, — займитесь и делайте это до тех пор, пока вам хочется. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново, каждый раз выбирая себе дело по душе.
В чем заключается: с утра, сразу после сна, мозг человека в самом расцвете сил, бодр и свеж. Затем, в течение дня, он «жарится» — устает. Понятно, что с жареным мозгом нормально не поработаешь.
- вечером составить список дел на завтра;
- самые важные и сложные дела поместить в начало дня, чтобы сделать их первыми, пока мозг еще в силах;
- те дела, что не так сложны, важны и приятны, можно запланировать на вторую половину дня;
- на следующий день выполнять дела по списку, а в конце дня составить новый список на завтра.
Кто придумал: Эдвард Рэй, консультант и мотивационный писатель.
В чем заключается: автор предлагает к каждому делу применить одно из четырех действий.
- Do (сделать). Важные задачи, их нельзя забыть, отложить или передать.
- Delegate (делегировать). Поручить задачу кому-то, если у вас нет времени выполнить задачу самому.
- Delete (удалить). Некоторые задачи не важны по сравнению с другими или уже неактуальны. Их безжалостно удаляем.
- Delay (отложить). Сложные задачи, не требующие немедленного решения, стоит отложить, чтобы решить насущные проблемы. Но, откладывая дело, четко задайте срок, когда вы к нему вернетесь.
Кто придумал: Тони Шварц, писатель, блогер и основатель компании The Energy Project.
В чём заключается: по этому методу на работу отводится полтора часа (90 минут), а после — полчаса на отдых. После этого цикл повторяется. Каждый полный цикл занимает два часа.
Важно: первые циклы отводите на самые важные и сложные дела, а следующие – на менее важные.
Вариант метода: частный случай метода «90 на 30» — метод «52 на 17». Отличие в цифрах: здесь рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдых — 17 минут. Используйте этот вариант, если чувствуете, что у вас нет сил работать полтора часа без перерыва.
Кто придумал: Крис Бейли, канадский писатель и консультант.
В чём заключается: это альтернатива методу «девяти дел». Тут тоже выбор и иерархия дел, но акцент — на самые важные дела. А остальные пока подождут. Нужно каждый день выполнять три самые важные задачи. Сосредоточьтесь на них и не распыляйте внимание на другие, менее важные дела.
Кому подходит: метод полезен, когда вы чувствуете, что за рутиной и мелочёвкой не успеваете сделать что-то по-настоящему важное и главные цели ускользают. «Принцип трёх дел» поможет расставить приоритеты — правда, за счёт второстепенных задач. Но иногда это вполне оправданно. Кроме того, этот метод, как и метод «девяти дел», подходит людям, которым проще планировать день через дела и задачи, а не разбивая его на временные интервалы.
Многие пишут себе список задач на день, но при этом всё равно не успевают выполнить всё, что запланировали. Часто это происходит из-за того, что простой список задач не учитывает две вещи: во-первых, сколько времени занимает каждое дело, а во-вторых, когда именно им надо заняться. Метод временных блоков учитывает и то, и другое.
В чём заключается: суть в том, чтобы заранее выделять время на каждое дело. И в это время не заниматься ничем кроме него.
На практике это может выглядеть так:
12:30–13:30. Проверить почту, ответить заказчикам
14:00–14:30. Сходить в магазин
Похоже на распорядок дня? Не совсем, потому что в этой технике временные интервалы выделяются только для задач, которые вы запланировали на день. В остальном распорядок может быть свободным.
GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.
Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.
В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:
1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.
2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.
3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.
- Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
- Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
- Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.
4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.
Система строится на таких правилах:
- Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
- Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
- Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
- Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
- Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.
Японская схема, визуализирующая рабочий процесс. Использовалась в компании Toyota. Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска».
В чём заключается: чертится таблица из трёх столбцов. Столбцы носят названия «Надо сделать», «Делается» и «Сделано». Каждое запланированное дело записывается в один из столбцов. В течение дня дела вычёркиваются из одного столбца и перемещаются в следующий, исходя из их состояния.
Сколько столбцов будет в канбане — зависит от ваших задач. Например, столбцом может быть отдельный этап проекта или производственного цикла. Так метод позволяет отслеживать, как выполняются задачи.
Большой плюс канбана — наглядность. Но его можно сделать ещё удобнее и нагляднее — с помощью маркерной доски и стикеров. На доске чертите таблицу, а на стикерах пишете дела, которые надо сделать. В течение дня стикеры переклеиваете из одного столбца таблицы в другие.