Зачем нужны документоведы в современном мире?

Организациям приходится работать с большим объемом документов. Компании сдают государству отчетность по сотрудникам, бухгалтерскую, статистическую, налоговую отчётность. В некоторых корпорациях идёт внутренний документооборот между подразделениями. Для унификации, контроля, хранения и быстрого поиска необходимых документов необхоим специалист по работе с документами.

В некоторых компаниях многие аспекты работы документоведа автоматизировались с помощью компьютерных программ. Используются системы электронного документооборота, сокращённо СЭД. Например, «Газпром Добыча Оренбург» внедрил СЭД «Е1 Ефрат». Она позволяет:

1. производить поиск документов;
2. контролировать исполнение;
3. оптимизировать движение документов по заданным маршрутам;
4. выполнять рассылки документов;
5. сохранять необходимую документацию в электронном архиве;
6. обеспечивать конфиденциальность документооборота;
7. формировать подробные отчёты.

Рассмотрим организацию документооборота на примере «Газпром Добыча Оренбург». Функцию по обработке документов выполняют: документовед, корректор, секретарь и архивариус.

СЭД используется только на начальных этапах. Перед внесением документа в «Е1 Ефрат» корректор проводит проверку документов на корректность оформления и орфографию. Затем документ в электронном виде через систему «Е1 Ефрат» согласовывается специалистами по направлению деятельности. На этом этапе весь документооборот происходит через СЭД. Каждый участник процесса получает доступ к документу по очередности или одновременно в зависимости от заданного маршрута. После проверки документ с листом согласования передается секретарю. Он проверяет полноту содержания, оформление и передает готовый вариант на визирование руководству. После визирования печатный вариант отправляется адресату в электронном или печатном виде. Копия бумажного варианта документа передается в архив предприятия. Подписанный документ, документовед сканирует и загружает в СЭД. Просмотр архивного документа имеет только специалист обладающий доступом к нему. Выдача бумажного экземпляра из архива осуществляется по запросу через руководство. Все документы отправляемые на внешнюю электронную почту проверяются службой корпоративной защиты. Работу документоведа частично берет на себя СЭД. С документами на бумажном носителе ведут работу документоведы, секретари и архивариусы. Документоведы сопровождают движение документа на всех этапах: начиная с проверки корректности оформления и орфографии, заканчивая хранением документов в архивах.

По гибридному принципу, когда используется и электронный, и бумажный документооборот, работают большинство компаний в России, согласно опросу ВЦИОМ. При гибридном принципе документооборота на документоведа возложены функции:

1. проверки оформления документов по нормам. Унификация форм. Отслеживания нормативной и законодательной базы;
2. индексации и квалификации документов;
3. редактирования документов на предмет орфографических ошибок и корпоративной стилистики;
4. администрирования и сопровождения программных комплексов по документообороту;
5. проверки подлинности и конфиденциальности;
6. формирования баз данных;
7. ведения отчётности.

Представим, что всю работу документоведа выполняет СЭД, для подписания документов используют электронную цифровую подпись, документы после подписания хранятся в электронном архиве. Такие предприятия уже существуют. Например, ДОАО «Газпроектинжиниринг» практически полностью перешла на электронный документооборот с помощью системы Lotsia PDM Plus.

На примере этого предприятия рассмотрим недостатки процесса полного электронного документооборота. Как было отмечено «Газпром Добыча Оренбург» использует другую систему документооборота — Ефрат. Lotsia PDM и Ефрат не совместимы и не имеют централизованного архива информации.

Для обмена документами работникам приходится использовать разные программы. Это создает дополнительные трудности в документообороте, такие как:

1. ошибки в результате влияния человеческого фактора при переформатировании документов;
2. временные затраты на переформатирование документов при переносе из одной СЭД в другую;
3. дополнительные финансовые затраты на приобретение и содержание необходимых дублирующих программных комплексов для работы с партнерами;
4. возможность сбоев и ошибок систем.

Компании при электронном документообороте вынуждены постоянно налаживать связь с разными партнерами. В некоторых случаях, для этого используют системы внешнего документооборота.
Второй проблемой с которой сталкиваются сотрудники — это недостаток серверных мощностей для передачи файлов. В «Газпром добыча Оренбург» работает более 5 тысяч человек. Для обеспечения такого количество работников данными необходимы серверы большой мощности. Поставщики услуг не всегда могут их обеспечить.
Ещё одним подводным камнем является законодательная база. Несмотря на то, что российское законодательство внедряет электронные отношения, это пока не относится к судебным процессам. Для судебных инстанций по запросу предоставляются оригиналы документов на бумажном носитетеле в соответствии с ч. 3 ст. 75 АПК РФ.

Решение проблем с электронным обменом файлов повысило спрос на документоведов. Важными функциями этих специалистов в будущем будут:

1. подбор СЭД;
2. обучение специалистов работе с СЭД;
3. настройка и корреляция программного комплекса;
4. обслуживание программ;
5. модернизация СЭД при необходимости;
6. контроль подлинности документов;
7. предотвращение утечки данных.

В этом плане профессия документоведа будет актуальна долгие годы. Особенно с учётом того, что переход особенно в крупных предприятиях происходит очень долго. Для ускорения этого процесса необходимы масштабные потрясения. Например, «Газпром Добыча Оренбург» стала использовать СЭД в полном объеме после начала пандемии COVID-19.