Внедрение Asana для автоматизации контроля задач для компании Solar Bali (аренда недвижимости на Бали)

⚡ Аренда недвижимости на Бали. Штат 13 сотрудников.

Сайт компании: https://solarpropertybali.com

‼️ Запрос клиента: Внедрить систему Asana для сервисного отдела и всей компании, в связи с ростом в 2 раза

Анализ существующего положения:

1. Невозможно контролировать выполнение и результат работы по задачам сервисного отдела
2. Задачи развития не ведутся
3. Не понятная эффективность сотрудников

Какие цели и задачи ставились:

1. Внедрение системы Asana в работу
2. Обучение сотрудников работе в Asana
3. Добиться 99% выполнения сотрудниками задач в срок с комментариями к выполнению задачи и правильной постановки задач

Результаты работы:

1. Перенесли всю работу компании сервисного отдела и задачи развития в Asana
2. Провели обучение
3. Добились 100% вовлеченности команды в систему

1. Внедрение Asana в систему

Результаты работы:

1. Системный подход к работе
2. Отчетность сотрудников за каждую выполненную задачу в виде фото, документа, текста
3. Контроль работы и активности сотрудников, в результате которого никто не сидит без задач
4. Автоматизированный процесс заполнения по Виллам
5. Улучшена коммуникация между сотрудниками
6. Выполнение всех задач сотрудниками в срок

Перенос структуры досок в Asana

Структура компании:

• Ген. директор
• Ассистент
• Fin. dir
• Marketing
• РОП
• Sales х3

• Service director
• Manager х5

Доски, которые были созданы для упрощения работы:

2. Создание дашборда

<aside> 📊 Есть возможность отследить общую статистику по работе компании, потому что были созданы дашборды для упрощения проверки: Просроченные задачи, без срока, предстоящие, все задачи, незавершенные задачи по проекту, задачи по статусу завершения в этом месяце, предстоящие задачи по исполнителю на эту неделю, проекты по статусу.

</aside>

Выделенные категории:

• Просроченные задачи
• Без срока
• Предстоящие
• Все задачи
• Незавершенные задачи по проекту
• Задачи по статусу завершения в этом месяце

Теперь можно отслеживать не только личную динамику работы сотрудников, но и ситуацию в целом в компании.

Создание автоматизации заполнения в системе:

Была добавлена автоматизация заполнения карточек задач в доску Servis group, для упрощения работы в системе.

3. Обучение сотрудников

в Asana можно отслеживать не только как выполняются задачи, но и правильность и регулярность постановки задачи.

Сотрудники разделены на исполнителей и на тех кто ставит задачи.

Проверка сотрудников проводится по чек-листу.

Пример доски исполнителя:

Пример доски менеджера:

При проверке работы сотрудников учитывались следующие критерии:

Для исполнителей:

-Нет просроченных задач

-Есть комментарии по выполнению задач

-Задачи в правильных разделах

-В задаче стоит срок выполнения

Для менеджеров:

-В задаче стоит исполнитель и срок выполнения

-Задачи в правильных разделах

-Правильная формулировка задач

-Есть описание задачи

Проверка работы сотрудников в Asana по чек-листу:

Пример ежедневной обратной связи:

Результаты работы по чек-листу:

17.06 - Большинство сотрудников не внесено в систему, двое сотрудников выполняют работу в соответствии с регламентом, остальные не понимают систему

28.06 - Все сотрудники внесены в систему, каждый сотрудник понимает как работать в Asana и выполняет свою работу в соответствии с регламентом

4. Регламенты

Для упрощения работы сотрудников, нами были созданы регламенты по работе в системе:

1. Регламент по заполнению профиля в Асане
2. Регламент инструкция по изменению автоматизации в системе
3. Видео-инструкция по работе с Asana
4. Работа в Asana: Как правильно ставить задачу, работа с моими задачами, работа с досками проектов, работа с досками проектов, структура планерки и приоритезации задач
5. Видео-инструкция по работе в мобильной версии Asana
6. Заявка из внешних систем: добавление сделки из AMOCRM
7. Добавление сделки из формы