Победи лень. Лучшие техники оптимизации времени

Большое количество техник может выбить вас из колеи. Поэтому я рассмотрю сначала основные, которые точно помогут работе. А потом сложные техники, которые помогут работать еще жестче, но мне например не подходят.

*Очень полезно почитать книгу "Джедайские техники". Много техник взято именно из этой книги*

1.Ежедневник.

Я лично рекомендую бумажный, разделенный на недели и дни. Можно вести и электронный, но мне такие не очень нравятся.

Каждый вечер, это важно! Заполняем его ключевыми задачами на следующий день. Чтобы утром вы пропуская очередной будильник знали, ради чего стоит вставать и трудиться.

Выписываете 10 ключевых задач на день. Я стараюсь определить потолок задач, который я могу поставить, чтобы не перегрузить себя на день. Можно поставить больше, главное, чтобы не завалить себя задачами на всю ночь или написать героический список из 100 задач, который невозможно выполнить за 1 день. Задачи должны поступать дозированно, чтобы не было ощущение "незаконченности вечером.

Напротив задачи также можете написать примерное время на ее выполнение, это позволит не нагружать себя слишком сильно. Особенно, если вы постоянно ставите задач больше, чем можете выполнить.

Далее вы просто должны выполнять эти задачи. Ваш мозг не будет отвлекаться на поиск дел, ведь вы можете просто идти по списку и спокойно работать.

2.Все встречи в одно время

Часто мы настраиваемся на звонок или встречу. Даже если звонок занимает 1 час, он займет больше вашего времени. Отдохнуть после звонка, подготовиться к нему.

Чтобы не выходить из фокуса, я назначаю встречи и звонки потоком, обычно не более 2-3 подряд, чтобы разобрать сообщения и другие задачи. Редко, когда у меня за день больше 3 встреч.

Это удобно тем, что вы в фокусе звонка и работаете потоком, потом отдых будет меньшим по времени, а звонки вы отработаете лучше. Также я всегда назначаю время звонка, поэтому и могу планировать с кем и когда говорю. Это я и вам советую, иначе клиенты могут доставать вас звонками постоянно. Ведь если вам всегда можно позвонить, значит они и будут звонить по любому простецкому вопросу выбивая вас из рабочего ритма

Встречи же я всегда назначаю в одном месте с несколькими людьми. Я могу неделю или полторы копить встречи и в один день пообщаться со всеми с кем я хотел и планирую свои дела в том месте, где мы встречаемся. К встрече всегда прибавляется время пути до встречи, поэтому я экономлю кучу времени на перемещении и потоково закрываю встречи. Если клиенты придут раньше окончания прошлой встречи, это будет даже на руку, значит вы востребованы. Хотя это и не очень вежливо.

3.Заранее выделяйте время на ключевые задачи

Если есть задачи, которые нужно выполнить на 100% , железобетонно прям сегодня, ставим их в приоритет и выполняем сразу сдвигая все задачи в "хвост". Такие задачи стоит делать сразу, не откладывать, иначе вы отложите ее до последнего и будете сидеть ночами над ее выполнением. Горят дедлайны - это про такие задачи.

4.Не перегружайте день задачами

Как я говорил выше, выделяйте задачи под свой рабочий день и не нагружайте себя 100 задачами сразу. Лучше иметь временной пробел чем загрузить себя ноподъемной ношей.

5.Оставьте время случайности

Не забивайте график на 100%, всегда найдется что-то, что отвлечет вас и вы не успеете. Лучше оставить 20-30% времени на отдых, залипание в телефон, чаты, случайный или экстренный разговор с клиентом или входящей заявкой. Если график забит на 100% любая случайность выбьет вас из колеи

6.Беззвучный телефон

Я выключил звук на своем телефоне год назад и включаю его только когда набираю текст на телефоне, меня это успокаивает. В остальное время звук на телефоне выключен. Пока я работаю или выполняю задачу, я недоступен. Все звонки планируются заранее, поэтому звонки от клиентов могут быть только экстренные, их мы обработаем прямо сейчас. Звонки родственников, соц. опросов и вашего мастера маникюра могут подождать пока вы закончите задачу, перезвоните, не обломитесь.

Такая же история и с чатами. Выключаем звук во всех чатах, которые вам не нужны или отвлекают. У меня по умолчанию все входящие уведомления выключены, кроме клиентских чатов и людей из списка контактов. В остальном все чате в режиме "тишины" во всех мессенджерах. Это помогает не отвлекаться в чатик на каждое сообщение.

7.Нет глупым встречам

Не все встречи полезны. Если вы думаете встретиться с потенциальным клиентом, лучше заранее рассказать ему о себе, чем вы занимаетесь, какие есть кейсы и сильные\слабые стороны, узнать, что у него за бизнес и всю его подноготную и не забыть озвучить минимальный прайс за услуги + бюджет на рекламу. В большинстве случаев это поможет обоим сэкономить время. Часто я тратил время на нецелевые встречи, где даже при хорошем навыке продаж у клиента тупо не было денег.

8.Рабочее время

Определи для себя рабочее время.

- Когда ты с семьей

- Когда ты выполняешь задачи

- Когда ты общаешься с клиентами

Это должны быть разные периоды времени, когда тебе удобно, чтобы работать на максимум.

Возишь ребенка на секции и скучаешь на лавочке?

Закрывай клиента или решай с ним вопросы по проекту. Сделай тизеры или напиши тексты для рекламы.

Также сразу обозначай клиенту время своей работы и когда ты на связи, чтобы не дергали в нерабочее время. Иначе всегда будешь жить в рабочем ритме и стрессе.

9.Техника Помодоро

Думаю многие о ней слышали. Эта простая техника, когда вы засекаете таймером 25 минут и работаете в это время отключая все отвлекающие факторы и выполняете только 1 задачу.

Время можно подбирать для себя, я когда пользовался этой техникой работал по 40 минут и брал 10 минут перерыв после спринта с таймером.

Суть в том, чтобы сфокусироваться на одной задаче, но эта техника не нравится тем, что после отдыха снова нужно включаться в дела по новой и ловить точку "фокуса". Поэтому я и брал большее количество минут для работы. также важно выключить все устройства , которые могут отвлекать. Интернет в телефоне, беззвучный режим и отключить все чаты на ПК, если работаете в нем.

10.Разбивай слона

Слон - большая задача, которую можно не выполнить за 1 присест. Надо разбить ее на мелкие задачи и работать над каждой в отдельности. Больших задач мы всегда боимся, ведь на выполнение может потребоваться чуть ли не весь день, но если выполнять эту задачу частями в течении недели она будет закрыта и легче реализуется.

11.Опилки времени

Это такие части времени, когда мы ничем не заняты, тупим в очереди, метро или в автобусе. Обычно это 5-15 минут, когда мы занимаеся всякой херней. Это может быть полезным временем, например, можно проверить чаты, написать клиентам, созвониться, написать пост в свой аккаунт или почитать книгу.

Таким образом я гоняя в метро читаю книгу и осиливаю около 20-30 страниц за одну поездку туда-обратно. Если бы я ездил в офис каждый день, то читал бы по 100-150 страниц в неделю, 400-600 страниц в месяц, а это уже 1-2 книги.

Используйте такие "опилки", чтобы прокачивать себя или закрывать небольшие задачи.

12.Делигируйте херовые и мелкие задачи.

- Уборка в доме. Например, роботом пылесосом или посудомойкой решается часть таких проблем. Это может быть и клининг, но это совсем лакшери

- Нанимайте помощника, когда у вас появляются мелкие рутинные задачи. За небольшие деньги можно найти удаленного помощника, который сможет транскрибировать тексты, делать простые задачи по дизайну, искать статьи для вашего контент-плана, конкурентов клиента и тд. Сгружайте все задачи ему и разгружайте себя

- Нужно поехать и купить домой светильник в ИКЕА? Может дешевле и быстрее заказать доставку или отправить другого ?

13. Не делайте то, что не должны или вам это не нравится.

Например, у меня была машина и я редко, кого-либо катал. Ведь это мое время, зачем мне ехать, если дешевле и удобней прислать за человеком такси?

Подумайте какие задачи на вас спихивают, а их можно было бы спихнуть на других или же решить покупкой гаджетов или услуги.

14.Оптимизируйте работу

- У вас глючит ПК и вы не можете нормально работать? Возьмите новый в кредит или заработайте на его полную стоимость, чтобы работать эффективней и больше зарабатывать

- Работаете в коворкинге, чтобы не бесили дома, но дорога отнимает кучу времени? Найдите место ближе, возможно дешевый офис рядом или место в чужом офисе. Как варант ехать в офис не в час пик, а раньше или позже. Я например, ехал в офис после 10-11 часов, когда пробок уже не было. А утром разбирал первичные задачи и диалоги с клиентами.