Автоматизация бизнес-процессов с помощью чат-бота
Одним из основных факторов влияющих на рост и развитие любой компании безусловно является наличие отлаженных бизнес-процессов. Зачастую, на рутинные задачи уходит больше времени, чем нужно. Сэкономить драгоценное время, а также избавить от ошибок, совершенных в том числе из-за человеческого фактора, может помочь автоматизация бизнеса.
Одним из лучших и доступных инструментов автоматизации являются чат-боты. С их помощью можно получать обратную связь, вести базу потенциальных клиентов , управлять сервисами и различным оборудованием посредством API, отвечать на популярные, часто повторяющиеся вопросы и даже обучать.? Применять их можно как во внутренних, так и во внешних процессах компании.
Внутренние процессы компании
Автоматизация внутренних процессов позволит делегировать большинство рутинных задач чат-боту, и даст возможность сотрудникам сосредоточиться на более важных вещах.
Управление посредством API
С помощью бота можно управлять различными устройствами или взаимодействовать с некоторыми сервисами, если у них имеется API.
Подбор сотрудников
Бот поможет отобрать наиболее подходящих соискателей среди кандидатов на вакансию. Он задаст им проверочные вопросы и выделит тех, кто успешно ответил. Чат-бот может разослать тестовые задания, рассказать, как попасть на собеседование, и ответить на популярные вопросы по вакансии. HR-специалисту останется только провести очное собеседование с релевантными кандидатами.
Ускорение процесса онбординга
Для новичков бот может выступить в роли куратора. В сервис можно загрузить ответы на распространённые вопросы, которые касаются бизнеса, ссылки на полезные ресурсы или туториал по плавному вхождению в жизнь компании. Там же могут быть необходимые для сотрудника документы — бланки заявлений на отгул или отпуск, штатное расписание, график отпусков и т. д. Новички смогут быстрее влиться в рабочий ритм и не будут отвлекать сотрудников вопросами.
Обучение сотрудников
Нововведения довольно сложно приживаются в устоявшемся бизнесе. Бот поможет сотрудникам познакомиться с новой информацией, проверить знания или сдать аттестацию. А если есть готовая система обучения, то персонал сможет выбирать необходимые материалы в чат-боте и повышать свою квалификацию в удобное время. Не придётся нанимать лекторов, собирать всех сотрудников на обучение и проверять работы — все процессы можно объединить в чате.
Внутренняя рутина
Если в бизнесе много сотрудников, то очень легко запутаться в различных взаимодействиях — например, кому, когда и на какой электронный адрес надо отправить определённый документ или запрос. С помощью бота можно автоматически отправлять:
- запрос на получение справки о доходах;
- отчёт в бухгалтерию о потраченных на хозяйственные нужды средствах;
- список необходимой канцелярии в отдел закупок;
- запрос на выдачу пропуска для гостя;
- просьбу о компенсации затрат на транспорт;
- сообщение в ремонтный отдел о сломавшемся оборудовании.
Чат-боты удобны тем, что с ними можно работать с любого устройства, а не только с компьютера. Так, сотрудник может сообщить из дома о своём больничном, а менеджер по продажам — оперативно внести информацию о новой сделке прямо из офиса клиента.
Оповещение о мероприятиях
От робота сотрудники могут получать информацию о корпоративных мероприятиях ― в ответ на запрос он выдаст расписание ближайших событий. Он сможет проактивно пообщаться с пользователем, указать подробности мероприятия, сообщить точный адрес и показать схему проезда. Это поможет сотрудникам быть в курсе корпоративных мероприятий и следить только за теми, которые им интересны.
Сбор обратной связи
Руководителю компании важно знать, как сотрудники справляются с нововведениями на работе, как прошло их корпоративное обучение и т. д. Обратная связь помогает делать рабочую среду более доверительной и продуктивной. Современные инструменты позволяют настроить рабочую связь через чат — сотрудник отвечает в нём на вопросы, а его ответы потом используются для аналитики.
Внешние процессы
Автоматизация полезна и крупным компаниям, и малому, и среднему бизнесу. С автоматизированными внешними процессами следить за задачами будет проще, а клиенты смогут быстрее получить услугу. Кроме того, это поможет сохранить историю всех взаимодействий.
Круглосуточная поддержка
Содержать круглосуточную службу поддержки довольно дорого, кроме того, клиентам часто приходится долго ждать ответа специалиста кол-центра. Виртуальный ассистент сможет:
- решить вопросы, для которых не нужен сотрудник;
- зарегистрировать обращение и направить к специалисту;
- провести первичную диагностику проблемы клиента, а уже потом направить его к нужному сотруднику.
Автоматизация заказа
Чтобы принять заказ, необязательно нанимать отдельного менеджера — с этим справится бот. Клиенту нужно будет написать в чат свой адрес, телефон, артикул товара и количество. Статусы заказа также будут отправляться в чат, и пользователь сможет выяснить, на какой стадии доставки находится его товар.
Регистрация и запись
Чат-бот избавит клиентов от необходимости стоять в очереди или ждать ответа администратора, чтобы записаться к специалисту. Этот сценарий можно использовать:
- в медклинике;
- в салоне красоты;
- в автосервисе;
- в отеле;
- в психологическом центре;
- в образовательном учреждении;
- в студии фитнеса или танцев.
По запросу клиент будет получать информацию о графике работы, возможностях записаться, свободных интервалах, продлении абонемента. Также бота можно настроить так, чтобы он искал время для записи в определённый день или к конкретному специалисту. А после того как услуга оказана, можно попросить клиента, чтобы он отправил в чат обратную связь.
Оповещение клиентов
Клиент может в любое время запросить через чат информацию о наличии товара или новинках в ассортименте. Проанализировав запросы клиента, автоматический помощник отправит специальные предложения, которые сформируются на основе интересов покупателя, или ответит на вопросы об акциях и скидках.
Сбор отзывов
Отзывы играют огромную роль — почти половина покупателей обращает на них внимание. Бот может автоматически искать отзывы о товаре или услуге на различных площадках и отвечать на них, ориентируясь на ключевые слова. Кстати, отрицательные отзывы тоже полезны — они подсветят слабые стороны бизнеса и помогут сделать его лучше.
Сбор обратной связи
Обратную связь о товаре или услуге можно получать с помощью автоматических вопросов в мессенджере. Главная задача здесь — составить ёмкие вопросы, на которые пользователь сможет кратко ответить. Так вы будете знать, что думают клиенты о вашем продукте, что хотели бы изменить и обратятся ли к вам снова.
Итог
Чат-боты - это скрытый гем современного мира бизнеса, которым пользуются все больше компаний. Переоценить пользу от использования ботов тяжело. Благодаря автоматизации бизнес-процессов и делегированию рутинных задач боту, экономится огромные количество времени и средств, а сотрудники имеют возможность сосредоточиться на более важных вещах.
Стоимость создания бота зависит от сложности его реализации и обсуждается индивидуально.