Автоматизация закупок: Как малому и среднему бизнесу перестать терять деньги и время
В сфере оптовых поставок строительных и промышленных товаров, вы точно знаете: поиск поставщиков, организация и контроль поставок съедают львиную долю ресурсов. Ошибки в заказах, срывы сроков, ведение таблиц с отчетами — все это не просто раздражает, а напрямую влияет на прибыль. В статье разберем, как система автоматизации закупок помогает систематизировать процессы, снизить риски и упростить контроль над бизнесом
Основные задачи автоматизации закупок: Почему малый бизнес сталкивается со сложностями?
Закупки — это не просто «купил-продал». Это цепочка из десятков этапов: поиск поставщиков, анализ цен, согласование условий, контроль поставок, учет платежей. В малом и среднем бизнесе эти задачи часто ложатся на плечи 1-2 сотрудников, которые вынуждены работать в режиме многозадачности. Вот ключевые сложности:
- Ручной учет данных. Excel-таблицы с контактами поставщиков, прайсами и заказами быстро превращаются в хаос. Вероятность ошибок (например, опечаток в суммах или наименованиях) растет, а поиск информации отнимает часы
- Сложность контроля выполнения заказов. Отслеживание статуса поставки, напоминания поставщикам о сроках, проверка соответствия товара спецификациям — без автоматизации контроля управления заказами легко упустить важные детали
- Неоптимальный выбор поставщиков. Без системы анализа и мониторинга рынка вы можете годами работать с известными и “удобными” поставщиками, не замечая более выгодных вариантов
- Проблемы с документооборотом. Акты, накладные, счета-фактуры — их нужно не только хранить, но и оперативно запрашивать, находить для проверок или претензий
Но почему тогда компании медлят с автоматизацией?
1. Страх сложных внедрений. Кажется, что системы автоматизации процессов закупок требуют времени и бюджета, которых нет
2. Ошибочная экономия. «Excel бесплатный, а за ПО придется платить» — так рассуждают многие, не считая потери от человеческого фактора
3. Нехватка экспертизы. Неясно, какое решение выбрать: доработать 1С, купить корпоративную систему или искать узкоспециализированный сервис
Выбор решения: Какие варианты автоматизации закупок доступны малому бизнесу?
1. Готовые решения для автоматизации базы поставщиков: Excel и каталоги
Плюсы: бесплатно, просто, не требует обучения
Минусы: нет интеграции с другими процессами; высокие риски ошибок; сложно систематизировать и анализировать данные, особенно при их увеличении
Итог: Подходит для микро-бизнеса с 10-20 поставщиками и списком постоянно закупаемой номенклатуры до 200 позиций. Но для роста нужны более мощные инструменты
2. Готовые решения для контроля заказов: Канбан, Trello, 1С
Канбан-доски (Trello, Jira) — визуальное управление задачами
Плюсы: наглядно, гибко, подходит для отслеживания этапов заказа
Минусы: нет интеграции с учетными системами, сложно вести историю закупок
1С:Управление торговлей, УНП — учет товаров, расчеты с поставщиками
Плюсы: автоматизация учета расчетов, формирование документов
Минусы: высокая стоимость внедрения; требует обучения; слабый функционал для анализа и мониторинга цен от поставщиков
Итог: Эти инструменты решают часть задач, но без дорогостоящих доработок не покрывают основные задачи при организации закупок
3. Комплексные корпоративные системы (SAP, Oracle)
Плюсы: полный контроль всех бизнес-процессов, включая автоматизацию поставщиков и заказов
Минусы: дорого (от 500 тыс. руб./год); долгое внедрение; избыточность функций для малого бизнеса
Итог: Подходит для крупных компаний. Малому бизнесу невыгодно и сложно
4. Собственная разработка или доработка существующих решений
Плюсы: система идеально подстраивается под ваши процессы
Минусы: дорого (от 1 млн руб.); риски ошибок в логике; долгий срок разработки
Итог: Рискованный вариант, если нет IT-экспертизы в штате
5. Специализированное решение для автоматизации закупок Mertago — облачная система для малого и среднего бизнеса
Автоматизация базы поставщиков: Хранение контактов, прайсов, истории заказов. Классификация поставщиков и товарных групп. Автоматизация подбора поставщиков и отправки запросов
Контроль выполнения заказов: Статусы выполнения заказов. Автоматические напоминания для контроля поставки
Автоматизация отчетов: Конкурентный анализа цен для выбора поставщика. Формирование отчётов по каждому этапу закупок. Экспорт готовых ответов в EXCEL
Плюсы: низкий порог входа (не нужны IT-специалисты). Гибкие тарифы (от 3,9 тыс. руб./мес). Фокус на задачах закупок без лишних функций
Минусы: Не подходит для строительных компаний со сложной системой согласования заявок
Заключение: Почему автоматизация закупок — это необходимость?
По данным исследований, малые предприятия ежегодно теряют значительные суммы из-за ручного управления закупками. Оценки показывают, что потери могут достигать до 30% от общего объема закупок. Это связано с неэффективностью процессов, высокой вероятностью ошибок, а также с недостаточной прозрачностью и контролем. Ручное управление закупками требует значительных временных затрат, что приводит к увеличению операционных расходов и снижению конкурентоспособности. Кроме того, отсутствие автоматизации затрудняет анализ данных и принятие обоснованных решений, что может привести к невыгодным сделкам и потере возможностей для оптимизации затрат
Современный рынок требует скорости и точности. Пока вы вручную сводите таблицы, ваши конкуренты уже используют системы автоматизации заказов поставщикам, чтобы сократить издержки и повысить эффективность своей работы
Mertago это золотая середина для малого бизнеса
- Экономия времени за счет автоматизации рутинных операций
- Прозрачность процессов — вы видите каждый этап закупки
- Рост прибыли за счет выбора оптимальных поставщиков
- Бесплатный тест-драйв 7 дней — загрузите данные поставщиков и убедитесь, как система автоматизирует рутину. Есть готовые бесплатные инструкции для быстрого обучения специалиста
- Персональный демо-тур — наши эксперты проведут вас по интерфейсу и покажут, как использовать Систему для решения задач вашей компании
Ссылка для старта: https://mertago.ru/dlya-kogo/dlya-snabzheniya-i-zakupok/