Новые правила деловой переписки

Іскерлік хат алмасудағы жаңа ережелер. Максим Ильяхов

Кейде маңызды мәселелерді қолдағы смартфон арқылы шешіп жатамыз. Достарымызбен сөйлесу бір бөлек, ал іскерлік қарым-қатынас ше? Бұл кітаптың авторы, почта арқылы жіберілеген хаттардың дұрыс жазылуының сіздің кәсібіңізбен карьераңызға әсерін айтады. "Адресат біздің хатты түсініп оқып, жауап жазу үшін не істеу керек? Мүлде таныс емес адамға не жазған дұрыс?" - және тағы басқа мәселелер талқыланған.

Қысқаша оқып, басты ойларға тоқтала кетейік.

Бірінші ой. Жіберілетін текстті жазбас бұрын, бірнеше ережені білу керек. Алғашқыда, өзіңізге мына сұрақты қойыңыз: “Менің хатымды оқыған адам, не сезіну керек? Маған біреу хат жібергенде, өзім қандай сезімде болғанымды қалаймын?

«Сыйластық, салмақтылық және мейірімділік»-деп жауап берсеңіз, өте дұрыс. Аватордың айтуынша мәселе сөзде емес, қарым-қатынаста. Жеке кездеспеген адаммен ешқашан «сен» деп сөйлеспеңіз. Қысқаша айтқанда бірінші ой: ең алдымен адамға жазып жатқаныңызды білу, сіздің құрылысыңызда еден жуатын адам болсада да, мейірімділікпен және сыйластықпен қарау.

Екінші ой. Әр адамның өзінің шектеулі уақыты мен энергиясы бар. Хатыңызды қысқаша әрі түсінікті жазып үйреніңіз. Документ жіберу керек болса, құр өзін емес, ішінде қандай мәселе қозғалатынын төбесінде айта кетіңіз. Сонда ашып көру ықтималдығы бар болады. Әйтпесе, кейін оқимын деп ұмтылып кетуі мүмкін.

Жазған текст адресат үшін оқылуы оңай болуы тиіс, былайша айтқанда, егер екеуіңізге кездесу керек болса, қай жерлерде болатынын бірнеше вариантпен ұсыныңыз . Адресат сіздің қамқорлығыңызды түсініп, болашақта бірге жұмыс істеуге септігін тигізеді. Ұзақ текст болса, жеңіл оқылуы үшін абзацтарға бөлген дұрыс.

Үшінші ой. Іскерлік хат жолдағанда кейбір қолайсыз нәрселерді айналып өткен дұрыс. Ең бірншісі біреудің жеке әлеміне кірудің қажеті жоқ. Алдағы келе жатқан проблеманы талқылап кетпеңіз. «Сіз өзіңізді жақсы жағыңыздан көрсетіп біздің проблеманы шешіп бергіңіз келеді емес пе?» деп жазбаңыз! Бұл тек жағдайды одан әрмен қиындатады.

Хатта біреудің жұмысын бағалау керек болса, жеке адамға қатыстырып жазбаңыз. Характеристика берудің орнына, өзіңіздің не сезгеніңізді айтып көріңіз. «бұл тым қиын текст» деудің орнына «мен бұны түсіне алмадым» деп айтыңыз.

Төртінші ой. Эмоцияға толы кезде – біреуге хат жібермеуге тырысыңыз. Біреуге ренжігенде немесе ашу үстінде жазылған текст, адамға қатты әсер етеді. Кейін сабырға түскенде өкінуіңіз мүмкін. Әріптесіңіздің дұрыс емес екеніне толықтай сенімдісізбе? Қанша ашулы болсаңызда сабырға келіңіз. Жеке қоңырау шалып мәселені солай шешіп алыңыз. Сонда кейін бұл кйкілжіңге қайтып келмейтін боласыздар.

Бесінші ой. Мүлде таныс емес адамға хат жолдау. Қазіргі таңда бірнші әсердің жақсы болуынан көптеген үлкен келісім-шарттар орындалып жатыр. Сәйкесінше бірінші әсер жақсы болуы үшін хатыңызда эмоционалды сөздер жазуыңыз мүмкін. Бұл жағдайда тым қатты тәуекелге барып отырсыз. Адам бұрын соңды көрмеген таныс емес адамнан хат алған кезде, кәсіби емес, күдікті эмоциялы сөздер кері әсерін тигізеді.

Бұл жағдайда салмақты ұстанымды кәсіби тон әрқашан жарасымды. Ешқашан адресат үшін шешім қабылдамаңыз: «екеумізге де осылай жақсы!», «өзіңізде түсініп тұрсысзғой» деген фразалардан аулақ болыңыз. Бұл басқаның көзінше сізді төмен көрсетеді. Ол адаммен ортақ танысыңыз болса, міндетті түрде айта кетіңіз. Ортақ таныстың бар болуы және адресаттың кәсібіне қызығушылық, алдағы уақтты қарым-қатынастарыңызды жақсаратды.

Айта кететін жайт, қандай почтамен хат жолдайтыныңызға мән беріңіз. Егер тіс-дәрігер маманы, өзінің резюмесін жіберген болса, оның жақсы маман ретінде елестету қиын егер аты [email protected] болса.

Алтыншы ой. Дөрекілік немесе наразылық айтылған хаттарға жауап. Егерде сізде тек нан сататын дүгендер желісі болса, бір клиент келіп торт сатып ала алмағанына наразылық білдірді делік. Мұндай жағдайда дөрекілікке дөрекі жауап болмайды. Салмақты түрде кешірім сұрап, жақын жерде торт сататын дүкендерге сілтеме беріп жіберген дұрыс. Ең жақсы кешірім сұрау – проблеманы шешу. Клиентке түсіндірме қызық емес, оға тек нәтиже керек. Сондықтан кінәні мойындап (кейде кінәлі болмасаңызда), орнына басқа нәрсе ұсынып көріңіз.

Қорытындылайық:

Қазіргі таңда адамдар арасындағы көптеген келіссөздер мен проблемалар хаттар арқылы шешілуде. Бірақ шынайы сөйлеспегендіктен мәселені толыққанды талқылай алмаймыз. Сондықтан адресатқа барынша қысқаша әрі нақты хат жібере білуіміз керек. Оның үстіне, ешкім почтасын әр минут сайын ашып тексермейді, таныс болса бір күнде, ал танымайтын адам тітпен бір аптаның ішіде жауап қайтаруы мүмкін. Хатты 2-3 рет қайта тексеріп, даусытап оқып барып жіберіңіз. Текстте эмоцияны өте сақ қолданған жөн. Қандай адам болмасын, оның өз кеңістігі, уақыты және энергиясы бар, іскерлік хатта бұған сыйластықпен қарау керек.

Оқығаныңыз үшін рахмет!

Кітап сүйер достарыңызды шақырыңыздар!