Топ-10 вопросов для нового PM’а на проекте

"Я знаю, что я ничего не знаю".
Сократ

Это касается и нас как PM’ов, так как, на протяжении всего проекта мы сталкиваемся с различными неожиданными проблемами и рисками, которые всегда нужно учитывать для достижения целей проекта. Но самая большая проблема, когда вы попали на уже существующий проект. Данная ситуация возможно, если только устроились на работу или прошлый project-manager внезапно ушел, и вы заняли его место.

Дальше, я опишу 10 вопросов, которые нужно задать перед началом работы с новым проектом или уже существующим. Этот список вопросов поможет вам быстро и четко запустить проект в краткие сроки. Данный список, можно легко адаптировать под любого клиента или проект, все эти вопросы можно просто написать на почту или задать вопросы по телефону.

Не важно, каким способом вы получили ответы на эти вопросы, всегда записывайте их. Это необходимо, чтобы в дальнейшем при необходимости можно было поделиться с вашей командой или stakeholder’ми и посмотреть на уже проделанную работу.

0. Какая цель/назначение проекта?

Под целью/назначением проекта, подразумевается получение желаемых результатов и целей, ради которых происходит инициация проекта. Четко сформулированная цель позволяет нам сразу сформировать ответ на стратегические вопросы: "Что должно быть сделано?", "Что хотим получить?", "Какую пользу должен принести проект?".

Достижение цели происходит за счет реализации определенного набора задач. Существенным параметром, влияющим на возможность достижения целей в намеченные сроки, являются ограничения, которые накладываются на проект во время его реализации.

1. Какой конечный продукт будет "поставлен"?

У проекта может быть один большой конечный результат: веб-сайт, ПО, мероприятие или дизайн бренда. Но большинство проектов состоят из нескольких или более фаз, которые мы должны выполнить в определенном порядке. Вся ваша документация, включая scope/список требований, контракт и projec-план, который должен включать в себя простой список ожидаемых выполненных работ.

Например, если вы создаете сайт, список может включать в себя:

• kickoff;
• стратегия продвижения;
• wireframe’ы;
• промежуточный вариант дизайна;
• готовый дизайн сайта;
• разработка;
• тестирование;
• запуск сайта;
• поддержка.

Несмотря на то, что под проектом может подразумеваться любой список задач, как PM'мы мы несем ответственность за то, чтобы каждый этап работ был выполнен, чтобы гарантировать, что проект будет выполнен в срок и в соответствии со спецификацией. Также важно, если не обязательно узнать, что было завершено, что находится в процессе и что еще предстоит выполнить.

2. Что мы не должны сделать?

Один из важнейших вопросов для проекта, как и "Что мы должны сделать?". Это один из самых простых путей, чтобы избежать scope creep'a, конфликтов и овертайма. Простой пример,  ваша компания занимается разработкой и поддержкой интернет-магазина, но значит это то что вы должны подготовить описания и фото к товарам? Для избежания недоразумений о том нужно ли готовить данный контент, опросите всех stakeholder’ов, для того чтобы включить/исключить это из scope'а проекта.

Если вы не занимаетесь подготовкой контентной части, вы можете порекомендовать компанию, которая занимается подготовкой данного материала. В любом случае, очень важно на раннем этапе определить, кто и за какие этапы будет отвечать, чтобы за 2 недели до запуска,  ваш клиент не сообщил, что ожидает от ВАС подготовленный контент к товарам. Напоминание может быть хорошей возможностью проверить, не передумал ли клиент, потому что это может быть возможность продать больше услуг вашей компании.

3. Какой дедлайн проекта?

У каждого проекта должны быть свой дедлайн, верите вы в это или нет. Наличие ограниченного количества времени, в течение которого вы должны сдать проект, помогает вашей команде оставаться в фокусе на целях и задачах проекта, надеюсь, что эти чувства будут и у клиента.

Так как, успешное завершение проекта, требует отдачи с каждой стороны, чтобы можно было быстро расставить приоритеты, согласовать сроки, рамки бюджета и т.д.

4. Какие KPI успешности проекта?

Главный вопрос, который нужно задать перед началом любого проекта. Цель может показаться простой, например: создать и запустить новое веб-приложение. Но не бойтесь копать немного глубже. Спросите своих клиентов и заинтересованных лиц, что они действительно пытаются достичь с помощью этого приложения. Они хотят получить больше узнаваемости бренда? Обеспечить успешный запуск продукта или программы? Получить больше пользователей? Увеличить доход?

Пусть ваш клиент напрямую расскажет вам о том, почему он запускает этот проект и поставьте эту цель на первый план ваших обсуждений. Знание того, как на самом деле будет выглядеть успех проекта, может помочь вашей команде оставаться в фокусе и принимать важные решения на протяжении всех этапов проекта.

Если вас назначили на проект, который уже стартовал, задать эти вопросы будет хорошей практикой, чтобы спросить у заинтересованных сторон, изменились ли их виденье/цели проекта с самого начала и как вы можете наиболее эффективно помочь им достичь их целей.

5. Кто ваш настоящий клиент?

Если вы работаете в агентстве, я уверен, что это случилось с вами. Перед началом проекта, вы общаетесь с 1-2  лицами из компании клиента или самым клиентом, но после старта работ выясняется, что есть непредвиденные заинтересованные лица, которые хотят давать фидбек по поводу продукта или принимать участие в обсуждении scope’а проекта.

В этом нет ничьей вины, так как, мы должны помнить, что во многих случаях ваши клиенты тратят много времени и доверяют вашей команде и имеют право на определенный уровень участия в работе. Какова бы ни была причина, я лично считаю, что вы можете справиться с явлением "умножения клиентов", просто спросив в самом начале: "Чьё мнение имеет значение?", "Есть ли еще люди, чей фидбек тоже нужно учитывать?". Таким образом, вы сможете не только подготовиться к безумию, если оно произойдет, но вы также можете мягко напомнить своему основному клиенту, что согласование с 10 человек, может возникнуть scope creep.

6. С кем можно связаться в критической ситуации?

Этот вопрос может показаться излишним, если вы уже работаете с выделенной командой на проекте и все налажено, но очень важно определить, кто является ГЛАВНЫМ, в случае чрезвычайной ситуации для принятия окончательного решения по проекту.

И бонусный вопрос: выясните, какой способ общения предпочитает этот человек. С помощью email, по телефону или какой-то мессенджер. Это необходимо, чтобы избежать такой ситуации, то у вас случилась чрезвычайная ситуация, а вы пишите ответственному лицу на почту, а он отвечает только на звонки.

7. Есть все необходимые люди для проекта?

Большинство вопросов по управлению проектами в этом списке - те, которые вы будете задавать своим клиентам/stakegolder, но этот вопрос чрезвычайно важен и касается вашей внутренней команды. Возможно, вы присоединяетесь к проекту, в котором вы уже знакомы с дизайнерами, разработчиками и т.д. Или такое что, вы только начали работать в новой компании, в которой вы не знаете ни души.

В любом случае, как только вы укомплектованы персоналом для проекта, убедитесь, что у вас есть нужные люди для начала. У всех ли есть навыки, необходимые для выполнения работы в срок и в рамках бюджета? Кому-нибудь в команде нужна дополнительная подготовка? Может нужны обучающие курсы, где разработчики изучат новую технологию и тд.

8. Кто целевая аудитория продукта?

Часто, в нашей работе мы думаем только о двух группах: о клиенте и о команде, которая занимается разработкой. Но также существует третья сторона заинтересованная сторона - конечные пользователи или потребители которые будут покупать или пользоваться вашим продуктом.

Так как, аудитория проекта очень важна, проводят опросы или исследования, даже если не проводить данные опросы, то можно напрямую задавать эти вопросы клиенту: "Для чего этот проект?", "Кто им будет пользоваться?", "Что важно для этих пользователей?" и т.д.

9. Было ли это сделать до этого?

Даже самые инновационные, уникальные проекты в нашей отрасли обычно основывается на чем-то, что было сделано ранее. Нет ничего постыдного в том, чтобы посмотреть примеры реализации подобных проектов и фич и использовать в вашем проекте. Не нужно выдумывать велосипед! Спросите ваших stakeholder’ов (клиентов и внутреннюю команду), какие проекты были реализованы до этого, чтобы ваша команда могла посмотреть пример реализации подобных проектов/приложений. Это будет самый простой способ того, чтобы узнать что нужно вашему клиенту.

10. Какие препятствия могут быть на пути?

Хотите верьте, хотите нет. Но это мой любимый вопрос, когда я начинаю новый проект. Может показаться немного беспорядочным вникать во все потенциальные проблемы, с которыми вы можете столкнуться ваша команда в ходе работы. В большинстве случаев, больше рисков и проблем возникнет, когда команда приступит к разработке. На этот счет в вашей компании, может быть предусмотрен, некий список потенциальных угроз наподобие вашего проекта.

Для учета и контроля данных потенциальных, обычно создается risklog. Для того чтобы постоянно держать руку на пульсе на протяжении всего проекта. Тем самым, вы можете показать клиенту, сколько будет стоить игнорирование той или иной проблемы.

P.S. Я надеюсь, что данная статья поможет в преодолении трудностей и ускорит процесса анбординга на проект.

Подписывайтесь на канал PM Bag, чтобы пополнять свой багаж знаний.