Тайм менеджмент. Разные системы работы со временем

Привет 👋

Нам постоянно не хватает времени: на работу, на себя и отдых, на близких, хобби так далее. Всегда хочется успеть как можно больше, но времени предательски мало. Возможно где-то в твоем распорядке прячется "хронофаг".

Термин "хронофаг" означает "пожиратель времени". Фактически это то, что отвлекает нас от важных дел. Вполне возможно, что это часть твоего повседневного ритуала, которая занимает большое количество времени.

Прежде чем копаться в своем свободном тайминге важно понимать, что во всем нужна мера. Вполне возможно, что "хронофаг" может быть источником твоего ресурсного состояния, которое помогает чувствовать себя лучше. Давай обо всем на примерах:

  • Постоянное бездумное зависание в соцсетях – да, хронофаг. Если работа не вращается около соцсетей, то стоит попробовать выделить на них определенное время, скажем, час вечером. Это то, что пожирает твое время, не относится к работе, но и не является источником сил.
  • Но если по вечерам ты любишь зависнуть в CS и это снимает напряжение (делает тебя ресурснее), то почему нет. Важно контролировать, чтобы "хронофаги" не прятались в твоих хобби и не забирали время необходимое организму. Например, стоит задуматься если чтение книг регулярно отнимает время на сон.

Еще один тип неприятных пожирателей - проблемы и сложности вызывающие прокрастинацию (откладывание дел на потом). Они возникают из-за нечеткой постановки цели, неумения делегировать или попытки сделать слишком много за один раз. Тут уж нужно стараться подходить к работе со свежей головой и, в случае возникновения таких промедлений, стараться распланировать дела максимально рационально.

Но есть такие "хронофаги", которые не зависят от нас - пробки и очереди. И пусть эти ситуации максимально неприятные, но даже их можно обернуть в пользу. Например такой "хронофаг", как тянучка на дороге можно сделать полезным включив аудиокнигу или позвонив родным.

❗️ С помощью этого теста можешь проверить насколько эффективно ты можешь управлять своим временем ❗️

Ну что же, пришло время поговорить о конкретных техниках работы со своим временным ресурсом. Мы расскажем о нескольких наиболее популярных системах управления временем.

⏰ 15 минут

Каждое утро мы проводим один и тот же привычный ритуал – просыпаемся, быстро приводим себя в порядок, перекусываем на ходу и едем на работу. Дел всегда больше, чем времени. Почему? Так происходит из-за отсутствия систематизации.

Удели себе 15 минут времени с утра, чтобы составить план на день. Пиши задачи именно в том порядке, в котором планируешь их выполнять. Можно выписать все задачи из своей головы, а потом расставить их в порядке приоритетности.

⏰ Борьба с FOMO

Сколько в день ты получаешь уведомлений? А сколько из них действительно важных? Ученые считают, что наше желание быть в постоянном водовороте информации (не всегда нужной) обосновано таким явлением как FOMO (Fear of missing out) - навязчивая боязнь пропустить интересное событие или хорошую возможность, провоцируемая в том числе и просмотром социальных сетей. Бесконечная проверка (и даже само пиликанье) уведомлений ухудшает настроение, негативно влияет на стабильность психического здоровья, стимулирует прокрастинацию.

🤯 каждое уведомление отвлекает тебя от текущего дела и увеличивает время на его выполнение в среднем на 5 минут. 5 уведомлений = 25 дополнительных минут на задачу;

🤯 далеко не каждое уведомление достойно быть прочитанным здесь и сейчас;

👉 Защити себя
- от перегруза: отпишись от каналов и рассылок, которые не читаешь;
- от грусти: отпишись от источников, которые портят настроение;
- от отвлечения: выключи звук и всплывание на уведомлениях.

Интересная статья к прочтению на тему FOMO: почему мы уверены, что окружающие живут лучше нас.

Что такое FOMO принципе легко и приятно рассказывается в этом видео:

⏰ Матрица Эйзенхауэра

34-й президент США Дэвид Эйзенхауэр придумал интересную матрицу.

⌛️ Кратко о матрице.

Матрица Эйзенхауэра - это четыре квадрата, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрат отличается своими качественными показателями. В каждый из квадратов записываются все задачи и дела, благодаря чему мы видим, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.

Квадрат A
Важные и срочные дела - при идеальном планировании этот квадрат матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и завала.

Квадрат B
Важные, но не срочные дела: второй квадрат заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём дела это приоритетные и перспективные пункты. Именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека.

Квадрат C
Срочные, но не важные дела. Дела, которые находятся в этом квадрате, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам.

Квадрат D
Не срочные и не важные дела. Задачи, относящиеся к последнему квадрату, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».

Для тех, кто не любит много букв, а любит смотреть - вот наглядное видео с описанием как работает Матрица Эйзенхауэра.

⏰ Съешь лягушку на завтрак

«Лягушка» – это самая большая и важная работа, которую ты обычно оттягиваешь. Именно ее и надо «съесть» в первую очередь придя на работу.

При «поедании лягушек» важно придерживаться двух простых правил.

1. Из двух неприятных задач выбирай наиболее неприятную
Если тебе нужно выполнить две важные задачи, начинайте с самой масштабной, сложной и главной. Важно приучить себя браться за нее без промедления, доводить дело до конца и только потом переходить к следующему.

2. Не раскачивайся слишком долго
Секрет высокой работоспособности – в привычке каждый день с утра, не раздумывая долго, браться за главную работу.

Немного информации о том почему эта техника действительно улучшает работоспособность есть в этой статье.

Про лягушек детальнее в этом видео с ⏱ 3:39 - 4:18

⏰ Техника Pomodoro

Наверное самая модная и популярная методика. Но к сожалению очень малое количество людей действительно понимает в чем ее секрет и как ей пользоваться.

Отрезки времени, на которые делится работа, условно называются помидорами. Один «помидор» длится 30 минут: 25 минут работы и 5 минут отдыха. Чуть ли не каждый год появляются новые исследования, рассказывающие об эффективности других временных отрезков, но мы берём за основу первоначальную технику.

Перед запуском таймера ты должен составить список рабочих задач. При составлении списка учитывай приоритеты (от более к менее важным). После этого установи таймер на 25 минут и начинай работать.

После 25 минут интенсивной работы следует 5 минут отдыха. Более детально техника описана в этой статье или в видео ниже:

⏰ Прочная цепь продуктивности

Ты можешь ответить себе на вопрос - сколько продуктивных часов у тебя за день? А сколько их было на прошлой неделе. Вряд ли. Но имея такую информацию, ты бы мог проанализировать использование своего времени, выявить что тебе мешает достигать целей, устранить проблемы и стать чуточку счастливее.

Для собственной эффективности можно использовать метод "непрерывной цепочки". Этот простой инструмент наглядно демонстрирует, насколько ты был эффективен в течение дня, в какое время ты чаще всего отвлекался и почему некоторые задачи остались невыполненными.

Как им воспользоваться?

🔺 Если ты эффективно работал на протяжении последних 30 минут - выделите этих 30 минут в своем плане на день;
🔻 Если ты отвлекался, не занимался работой или устроил лишний перерыв - ничего не отмечай.

Таким образом, к концу дня ты увидишь сколько продуктивного времени у тебя сегодня было.
Информация по этому методу с практическими советами - хорошо изложена тут или подробно озвучена в этом видео

👉 Надеемся, статья была тебе полезна. Продуктивного дня!